提高辦公室工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

袁浩智

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 辦公室是企業(yè)的處理中心，辦公室文秘需要處理企業(yè)內(nèi)部多種繁重的工作，因此提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平對于企業(yè)經(jīng)營和管理是極為重要的。本文通過簡單介紹辦公室文秘的重要作用以及工作原則，提出了幾點提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略，希望對改善企業(yè)管理和提高企業(yè)辦事效率有所幫助。

關(guān)鍵詞 辦公室 文秘 效率

辦公室在機(jī)關(guān)或企業(yè)單位中居于中心地位，辦公室擔(dān)負(fù)著多種繁重工作，既要向下級傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)階層的命令與要求，又要將基層工作的情況反映給領(lǐng)導(dǎo)；既要協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各項事宜，又負(fù)擔(dān)著對外交往。而辦公室文秘是辦公室中的重要工作人員，文秘的工作質(zhì)量和水平直接影響著辦公的效率和質(zhì)量，從而影響整個企業(yè)的運營和收益情況。因此，必須逐步提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平。要提高水平，應(yīng)該由文秘人員自身和機(jī)關(guān)單位兩方面發(fā)力。

一、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性及原則

辦公室是企業(yè)的行政和管理中心，它擔(dān)負(fù)著整個企業(yè)的行政管理的繁重工作量，上至傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)和要求，下至匯報企業(yè)內(nèi)部各項工作的具體情況，工作量大而且注重細(xì)節(jié)。同時辦公室既要負(fù)責(zé)對企業(yè)內(nèi)部各項工作和人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，也要做好對外的信息交流和經(jīng)濟(jì)往來交往工作。因此，辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平是直接制約企業(yè)內(nèi)部管理的重要因素，必須重視提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平。

辦公室文秘作為重要的工作人員，要遵循必要的工作原則，主要包括：1.遵循職業(yè)道德規(guī)范，嚴(yán)格要求自身以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、耐心謹(jǐn)慎的工作態(tài)度對待辦公室的繁重工作，自覺遵守公司的辦事制度；2.努力提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和辦事水平，有針對性地安排辦公室工作，提高辦事效率和質(zhì)量；3.服從上級安排，做好上下級之間的溝通協(xié)調(diào)工作，保證企業(yè)內(nèi)部的有序運轉(zhuǎn)。假如每位辦公室文秘都能自覺遵守這些辦公室的原則性要求，那么辦公室文秘的工作質(zhì)量就會得到有效的提升。

二、提高辦公室人員的綜合素質(zhì)和能力

（一）領(lǐng)導(dǎo)要組織辦公室文秘職員培訓(xùn)

身為企業(yè)辦公室的文秘人員，也要不斷更新知識儲備，關(guān)注與企業(yè)發(fā)展相關(guān)的信息與技術(shù)，隨時加強相關(guān)的理論學(xué)習(xí)，不斷提升自己的知識水平，才能提高工作質(zhì)量和水平。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要意識到對員工進(jìn)行定期職員培訓(xùn)的重要性，組織辦公室文秘職員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，主要包括國家新政策、新動向、企業(yè)內(nèi)部信息學(xué)習(xí)以及新的文秘工作方式等，使得辦公室文秘工作能夠緊跟時代潮流，不斷更新和引用更加有效的工作方式。同時，職員培訓(xùn)也是要強調(diào)辦公室文秘人員的服務(wù)態(tài)度和奉獻(xiàn)精神。辦公室的工作繁重，但作為企業(yè)的處理中心，理應(yīng)以更優(yōu)秀的服務(wù)態(tài)度和奉獻(xiàn)精神做好辦公室的工作，將嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作理念運用到日常工作中。職員培訓(xùn)還要強調(diào)員工自覺遵守企業(yè)的規(guī)章制度，愛崗敬業(yè)，為辦公室工作發(fā)揮光和熱。

（二）開展文秘技能培訓(xùn)和升職考核

辦公室文秘人員要負(fù)責(zé)各類工作，他們的工作技能關(guān)系到企業(yè)的管理效率和行政效率，因此，企業(yè)開展文秘技能培訓(xùn)，是為辦公室的文秘人員提供了一個在崗培訓(xùn)的機(jī)會。他們可以在工作之余參加必要的技能培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)和提升自身的工作技能和工作效率，改善企業(yè)的管理。比如說，企業(yè)辦公室可以開展各類技能培訓(xùn)，如培訓(xùn)文秘使用更新型的辦公室辦公機(jī)器和工具、開展如何有效分類和整理辦公文件的課程以及如何做好辦公室的文字工作和管理工作等。另外，辦公室可以開展定期的升職考核，通常為半年和一年制，由上機(jī)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室員工推選出優(yōu)秀的辦公室文秘人員，對他們的辦事能力和管理效率做一個綜合性的考核，然后選拔優(yōu)秀的文秘工作者參與到更重要的工作或者提拔為辦公室管理人員。

三、統(tǒng)籌工作方法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理

（一）辦公室人員要縝密計劃，提高預(yù)見性

辦公室工作非常繁重，既要將領(lǐng)導(dǎo)的決策傳達(dá)給下級，又要將下級的情況匯報給領(lǐng)導(dǎo)；既有機(jī)關(guān)日常性的工作，又有領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦待處理的工作。因此，辦公室人員必須進(jìn)行周密計劃，提高預(yù)見性。

（二）辦公室人員不主觀臆斷，力求準(zhǔn)確

工作的準(zhǔn)確性，是做好辦公室工作的前提與基礎(chǔ)。第一，做事以穩(wěn)為主。在發(fā)揮各種職能的過程中，要準(zhǔn)確理解上級的指示，吃透上級精神。不清楚的事情要及時請示、匯報，不亂做主張；第二，準(zhǔn)確辦文，對于文字材料的各個環(huán)節(jié)自己要把握清楚；對于領(lǐng)導(dǎo)的指示要理解、吃透，確保起草的內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、符合要求。無論是工作目標(biāo)、傳遞信息、請示匯報都必須符合實際，不能憑慣有的思維、主觀臆斷來處理問題。

（三）辦公室人員需擺正位置，明確自己的職責(zé)

對應(yīng)做的工作事項按照要求及時完成，做到當(dāng)日事當(dāng)日畢。對出現(xiàn)的不同情況要進(jìn)行綜合分析并反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。辦公室的工作性質(zhì)要求辦公人員必須對自身進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，既要從全局出發(fā)思考問題，又要保持謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度，在工作中不越權(quán)、不越位。不越權(quán)是指在領(lǐng)導(dǎo)沒有授權(quán)或不在場的情況下，不能憑感覺擅自表態(tài)，更不能用“慣性”思維先斬后奏；不越位是指不自作主張地進(jìn)行決策。

（四）辦公室人員必須勤政務(wù)實，提高時效性

辦公時效性強是辦公室工作的最顯著特征，無論是上傳下達(dá)、匯報工作，還是公文處理、溝通協(xié)調(diào)，都要準(zhǔn)確及時的進(jìn)行處理。辦公室人員必須做到勤政務(wù)實。第一要手勤。調(diào)研、開會、匯報、指示都要做好相應(yīng)的筆錄；起草公文文件、制定計劃要符合規(guī)章制度；第二要腿勤。勤于走動、勤于調(diào)研，在行動上不能有絲毫的松懈；第三要嘴勤。對不清楚、不理解的事情要多溝通、請教；對交辦的、關(guān)心的工作，要有結(jié)果；第四要眼勤。在做好自身工作的基礎(chǔ)上，善于發(fā)現(xiàn)問題，創(chuàng)造性的提出解決方案；第五要腦勤。善于、勤于思考，及時系統(tǒng)的總結(jié)方法，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。

四、明確工作重點，注重提升效率

（一）做好調(diào)研工作

由于辦公室人員是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，因此在為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)時必須做好充分調(diào)研，制定可行的方案和計劃。

（二）完善公文制度，注重主辦作用的發(fā)揮

公文的辦理是辦公室人員的職責(zé)，因此辦公室人員要按照規(guī)定完善公文制度，嚴(yán)格把關(guān)，對公文的運行實行規(guī)范化管理，關(guān)鍵是落實好“四個關(guān)口”和“兩項制度”?！八膫€關(guān)口”是指：一是格式必須符合管理規(guī)定；二是內(nèi)容要保證符合實際、可執(zhí)行；三是程序要逐級審查；四是確保時效性，及時辦理、及時傳遞?！皟身椫贫取笔侵福阂皇亲サ湫蛦栴}進(jìn)行點評；二是對簡報信息進(jìn)行排名，建立通報制度。

（三）創(chuàng)新服務(wù)方式

辦公室人員要多想辦法創(chuàng)新服務(wù)方式，進(jìn)行創(chuàng)新管理，一方面要了解領(lǐng)導(dǎo)的想法，明確領(lǐng)導(dǎo)的意圖；另一方面要多思考，想到領(lǐng)導(dǎo)所沒有思考到的。這就要求辦公室工作人員必須轉(zhuǎn)變創(chuàng)新服務(wù)方式，完善思路和想法，制定切實可行的方案。同時，還要考慮到方案所帶來的正面及負(fù)面效果，并對其進(jìn)行及時的調(diào)研與總結(jié)。

（四）加強制度管理

加強制度管理是提高辦公室工作人員效率的基礎(chǔ)與保障。因此，必須對辦公室工作人員進(jìn)行制度管理。第一，工作盡職盡責(zé)。依據(jù)工作職責(zé)對辦公室人員進(jìn)行合理分工，讓工作人員恪忠職守；第二，制定目標(biāo)計劃。根據(jù)辦公室的總體目標(biāo)及要突破的事項制定工作目標(biāo)，對工作目標(biāo)進(jìn)行分解，嚴(yán)格按照工作節(jié)點來完成；第三，要建立健全監(jiān)督機(jī)制。對重點事項進(jìn)行督查督辦，限定時間予以完成，提高辦公室工作人員的辦事效率；第四，量化考核。建立量化指標(biāo)，明確人員的考核與任用標(biāo)準(zhǔn)，提高辦公室人員的工作自主性和積極性。

五、結(jié)語

在企業(yè)中往往會忽略辦公室工作的作用，實際上，辦公室是企業(yè)行政機(jī)關(guān)的管理部門，在企業(yè)的各項事務(wù)中，辦公室工作都扮演著重要的角色。因此，要提高企業(yè)的工作效率，必須不斷提高辦公室的工作質(zhì)量和水平。

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