淺談高職院校的檔案信息化保障體系建設

戴婷婷

淺談高職院校的檔案信息化保障體系建設

戴婷婷

高職院校的檔案信息化建設是一項需要投入大量人力、財力、物力的系統工程。因此，從檔案基礎數據信息化、檔案管理工作信息化兩個方面提出檔案信息化建設內容，從標準規范建設、安全保障體系建設兩個方面構建出高職院校檔案信息化保障體系。

高職院校；檔案管理；信息化；保障體系；建設

近年來，高職院校OA辦公系統的建立、電子文件和計算機軟件的大量使用，使數字檔案越來越多，因而，其檔案信息化建設受到更多人的重視。[1]但目前，高職院校檔案信息化建設的現狀并不容樂觀，一方面，檔案信息化建設滯后于檔案其他業務工作，與辦公自動化不能同步協調發展；另一方面，檔案信息化建設的過程中理論與實際相脫節，使用的檔案信息化管理系統不夠全面，不能滿足不同角度、不同層次、不同方面申請者的使用需求。如何在新形勢下實現檔案信息化，更快更有效的滿足用戶的信息需求，體現檔案本身應該具有的服務價值，是擺在我們面前的重要課題。

一、高職院校檔案信息化建設的必要性

高職院校檔案信息化建設，是根據學校的實際情況，以網絡技術為手段，室藏檔案數字化及日常電子文件管理為重點，開展檔案收集、整理、保管、編研利用的現代化管理過程。[2]

（一）高職院校檔案管理需要順應時代發展要求

隨著現代信息技術、網絡技術在日常辦公工作中的應用，檔案的收集、歸檔已逐步走向自動化。現代網絡技術的發展不僅改變了檔案的產生模式、管理手法，也改變了利用方式。申請者對檔案的利用需求，不只是紙質的，而是更為方便快捷的數字化檔案信息資源。從這個意義上講，高職院校檔案管理要適應數字化校園建設的新要求，適應信息化時代的發展，必須加快信息化建設步伐。

（二）高職院校檔案信息化建設能充分發揮檔案的利用價值

檔案信息資源具有非常大的潛在利用價值，將現有的檔案進行數字化處理，利用先進的設施和現代化的管理技術，形成檔案信息數據庫，學校各部門利用者便可直接通過校園網查到自己想要的檔案信息，免除了翻閱、查找實體檔案的繁瑣。[3]而且，校園網上檔案信息可方便多人在不同領域同時訪問、查看，同一份檔案信息可同時為不同的利用者使用，擴大了檔案的利用范圍，提高了利用效率，從而實現了信息資源共享。

（三）高職院校檔案信息化建設能提高辦公效率

學校文書檔案、教學檔案、會計檔案等與日俱增，單靠日常整理，往往時間耗費比較多，而且需要更多的櫥柜來放置。實行檔案信息化建設，在檔案管理網絡平臺上，檔案管理者可通過網絡完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用，提高了檔案管理整體水平，而且降低了紙質檔案的利用率，實現了對原件的保護。

二、高職院校檔案信息化建設的主要內容

（一）檔案基礎數據信息化建設

1.檔案數字化加工與處理。檔案數字化是指采用現代化設備對現有的室藏檔案進行數字化加工，以統一、規范的數據格式轉化為存儲于磁盤、光盤等載體上，依賴計算機等數字設備閱讀處理的過程。[4]在數字化加工前，要對學校所有檔案進行認真分類，依據檔案的具體利用價值，確定數字化加工范圍。而后，學校要制定檔案數字化統一的規范和標準，特別是要規范數字化加工過程中的管理，在掃描、圖像處理、數據導入等流程上嚴格按照標準進行。

2.建立基礎數據庫。數據庫是信息系統的核心和基礎。學校對以往的紙質檔案進行數字化掃描，照片、錄音錄像檔案進行數字化轉化，建立相關的全文數據庫。在檔案數據處理上先完成重要的、利用率高的檔案，再做一般的檔案，逐步推進檔案全文信息數據庫建設。另外，還須加快檔案目錄數據庫建設，完成室藏檔案文件級、案卷級目錄的錄入，全部檔案門類100%建立電子目錄。同時，制定電子文件收集、整理、歸檔等業務流程，實施部門立卷信息化管理，最終實現全部室藏檔案目錄計算機檢索和管理。

（二）案管理工作信息化建設

1.檔案管理系統建設。檔案管理系統是學校用于對檔案信息資源和實體檔案進行輔助管理的一種計算機檔案管理應用軟件，它具備檔案的綜合管理功能，涵蓋了檔案管理活動中需要用計算機進行管理的所有環節。[5]因此，學校根據自身情況配備一套實用的檔案管理系統是非常必要的。考慮到人員和技術等方面的因素，學校最好借助外力，直接購買成熟的網絡版檔案管理系統，再根據本校實際情況，推進檔案管理系統與校園OA系統對接與整合，實現檔案信息數據的自動收集、交換、歸檔、管理和利用，為檔案信息化建設打好基礎。

2.檔案信息網絡建設。近年來，各高職院校都建立了比較完善的校園網絡，并實現了檔案管理軟件輔助管理。高職院校檔案信息化建設，需要將檔案管理系統同校園網絡合并起來，實現密集存儲和快速檢索，為檔案信息資源開發利用提供最大便利。建立檔案信息服務網頁，針對本校服務的對象、性質和目的設立專用的宣傳窗口，其內容一般包括檔案情況介紹、檔案規章制度、檔案管理系統軟件、電子文件全文索引、用戶指南，等等。對系統管理員授權管理，賦予不同職務的工作人員不同的訪問權限，充分發揮檔案的作用。

三、高職院校檔案信息化保障體系建設

（一）檔案信息化標準規范建設

學校檔案信息化建設要嚴格執行標準規范，依照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定具體的操作辦法和措施，包括檔案系統的管理、電子文件整理歸檔、檔案數字化等各個環節，保證檔案信息資源的真實性、完整性和有效性。此外，還要制定嚴格的安全保密制度，按照《檔案法》和《計算機信息系統保密管理暫行規定》等相關法律法規，加強對各部門兼職檔案員的指導，逐個簽署檔案信息安全承諾書和網絡設備安全責任保證書。

（二）檔案信息化安全保障體系建設

1.安裝防病毒軟件。在檔案信息系統安全保障體系建設中，計算機病毒防護是非常重要和關鍵的，在安裝有檔案信息系統的計算機上下載高性能的殺毒軟件，讓殺毒軟件保持每日開機即運行，時刻防護，以確保該計算機無任何病毒。

2.配置防火墻系統。防火墻系統能幫助保護檔案信息系統網絡，在檔案信息系統建設全面啟動前，就應在相關的計算機上配置防火墻系統。它能有效控制不經授權的用戶隨意進入檔案信息系統網絡，確保高職院校檔案數字信息系統的安全。

3.采用漏洞掃描技術。漏洞自動掃描技術能根據掃描結果及時向系統管理員提供安全性分析報告，提醒系統管理員及時安裝補丁，減少漏洞，提高系統安全水平。

4.做好檔案數據備份。學校檔案部門要定期對全文數據庫、目錄數據庫里的數據進行備份管理，確保電子檔案的完整性、安全性。對重要的檔案要采用多套備份、異地備份，實現檔案的安全保存。

總之，檔案信息化保障體系建設是一項長期、全面而又具體的工作任務，高職院校應正確分析具體情況，建立符合實際的科學的信息化目標，采用行之有效的方法開展信息化建設，實現檔案信息資源的共享。

[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2008.

[2]王曉珠,袁洪.高校檔案管理探索[M].昆明:云南大學出版社，2011.

[3]李君.從重藏輕用到藏用皆重——當前信息化時代高校檔案館職能的轉變[J].辦公室業務，2012（1）：81.

[4]孟世恩,王穎,何芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2004（5）：:29-32.

[5]張曉,湯莉華.問題與對策:論高校檔案網站建設[J].中國高教研究，2006（3）:72-73.

[責任編輯秦濤]

戴婷婷，女，江蘇商貿職業學院助理館員，主要研究方向為檔案管理。

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1674-7747（2016）26-0032-02