淺談新時期的圖書與檔案工作

張淑杰

（黑龍江省醫(yī)院，150036）

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淺談新時期的圖書與檔案工作

張淑杰

（黑龍江省醫(yī)院，150036）

【摘要】社會的進(jìn)步，現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，職業(yè)環(huán)境的改善，信息化的普及，都在一定程度上改變了傳統(tǒng)生活模式，各行各業(yè)也都發(fā)生了改變，圖書與檔案工作也受其影響發(fā)生了很大改變，下文就來探討在這樣的環(huán)境下如何做好圖書與檔案工作。

【關(guān)鍵詞】新時期；圖書；檔案；信息資源

前言

檔案、情報、圖書都是記錄人類知識的載體，是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要記錄，都可以被存儲、傳遞與利用，在一定條件下可以互相轉(zhuǎn)化。這三者都十分注重科學(xué)性與社會性及服務(wù)性，其最終的目的都是為了實(shí)現(xiàn)存儲、開發(fā)與利用，發(fā)揮其最大價值，在當(dāng)前環(huán)境下，圖書、檔案、情報都被賦予了新的內(nèi)容，也發(fā)揮了新的作用。

一、圖書與檔案的關(guān)系分析

一直以來，人們對圖書與檔案的認(rèn)識上都存在一定的差異性，從概念上來說，二者存在一定的相同性，但也存在一定的差異，下文就對二者間的關(guān)系進(jìn)行闡述。

（一）圖書與檔案的概念

檔案資料是資料收集的過程，那么在眾多的資料中如何區(qū)分哪些是檔案所需的資料呢，所謂資料就是在檔案形成過程中對學(xué)習(xí)、工作與生產(chǎn)等有參考價值而收集與編寫的一切相關(guān)的材料，其涵蓋的內(nèi)容較廣，可以是圖書館中被束之高閣的書籍，也可能是街上隨意派發(fā)的傳單，也可能是一幅地圖或者是一張照片。圖書則與其不同，是以文字或圖像等手段，記錄或描述的信息進(jìn)而達(dá)到目的的出版物，是人們表達(dá)思想、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與傳播知識的一種重要文化工具。

（二）圖書與檔案的共同特征

從上文的分析中我們可以看到，檔案與圖書都是知識的載體，因此，二者最大的共同點(diǎn)就是知識性與載體性。二者涵蓋的內(nèi)容、載體的材料、目的與作用、現(xiàn)代化的管理方式都有一定的重復(fù)性。從古至今，人們積累的知識大多記載于文獻(xiàn)中。文獻(xiàn)則是由檔案、圖書、情報構(gòu)成的，不論是傳統(tǒng)的文字、還是現(xiàn)代化的視頻、音頻，亦或是圖片、符號都可以被歸納為文獻(xiàn)。檔案與圖書都是社會實(shí)踐的產(chǎn)物，都是通過一定的方式記錄人類的實(shí)踐活動，對人類知識的發(fā)展具有不可替代的重要作用。后人可以通過前人所著的圖書、或者是收集的檔案資料來查閱其所需的知識，利用這些知識武裝自己，不斷地戰(zhàn)勝自然，提升自我，進(jìn)而改善社會環(huán)境，創(chuàng)造新的歷史，豐富檔案資料。因此，檔案與圖書都是社會發(fā)展重要的信息來源。

（三）圖書與檔案的不同

二者存在相同之處，自然也會存在一定的差異，從其差異情況來看，最大的區(qū)別在于用途上，檔案屬于權(quán)威性的資料，而圖書則屬于藝術(shù)加工品，參考價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于被不斷完善的檔案資料，檔案資料是檔案文獻(xiàn)經(jīng)過多次加工后的產(chǎn)品，參考價值與情報價值毋庸置疑。同時，檔案具有界定性，其內(nèi)容所呈現(xiàn)出的就是歷史，基本上可以還原真實(shí)歷史。圖書則不同，其屬于精神與藝術(shù)產(chǎn)品，多是當(dāng)時歷史的一種演變，也是一種延伸，作者的個人主義色彩濃厚，無法作為一種檔案來反映某一人或者某一件事的真實(shí)情況，杜撰成分較大。另外，檔案具有一定的區(qū)域性，但圖書則不受地域限制。最后檔案與圖書最大的區(qū)別就在于根據(jù)分類，部分檔案具有嚴(yán)格的保密性，唯有在一定范圍內(nèi)方可開放，但圖書則與其相反，圖書是發(fā)行范圍越廣越好。檔案是為特定人群服務(wù)的，缺乏普遍性。但圖書內(nèi)容的廣泛性與商品屬性決定了其服務(wù)的范圍涵蓋較廣，公眾性較為明顯。

二、圖書與檔案的未來發(fā)展

從上文的分析中我們看到圖書與檔案存在著一定的差異，但二者又存在一定的聯(lián)系性，互相影響，具體來說，二者在未來的發(fā)展呈現(xiàn)出以下幾個特點(diǎn)：

（一）紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變

隨著科技水平的提高，檔案也逐漸脫離傳統(tǒng)模式，從紙質(zhì)載體向電子載體轉(zhuǎn)變，管理系統(tǒng)也從傳統(tǒng)的館藏向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。從其特征來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案原生信息強(qiáng)，因此其原始性較強(qiáng)，憑證作用大。電子檔案則是利用現(xiàn)代化的設(shè)備，在信息存儲、輸出與處理上與傳統(tǒng)的檔案都存在較大的差異，其效率較高，優(yōu)勢明顯，不受時空的限制，資源共享性較強(qiáng)。但是電子檔案也存在一定的缺陷，其具有不穩(wěn)定性，降低了其可靠性與真實(shí)性。從長遠(yuǎn)的發(fā)展來看，電子檔案要想完全取代紙質(zhì)檔案仍需一段較長的時間，但相信隨著信息化的發(fā)展及人們意識的不斷轉(zhuǎn)變，紙質(zhì)檔案將不斷向電子檔案轉(zhuǎn)變，這是未來必然的發(fā)展趨勢。

（二） 檔案、圖書、情報將朝著一體化的方向發(fā)展

在社會科學(xué)研究領(lǐng)域中，檔案學(xué)、圖書館學(xué)與情報學(xué)的發(fā)展淵源相似，發(fā)展歷程大致相同，但二者分屬于不同的學(xué)科，卻存在一定的聯(lián)系性。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)無處不在，發(fā)揮了前所未有的作用，縮短了圖書、檔案與情報間的距離，文獻(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化將是檔案與文獻(xiàn)信息的必然發(fā)展方向，圖書與檔案將實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展目標(biāo)。

三、圖書與檔案間的聯(lián)系是實(shí)現(xiàn)共享共建的前提

（一）圖書與檔案的共通性

從工作性質(zhì)上來看，二者屬于服務(wù)性行業(yè)，同時具有科學(xué)性與管理性的特點(diǎn)，其目的都是為社會的發(fā)展提供文化類的服務(wù)支持，為現(xiàn)代化社會的政治、經(jīng)濟(jì)及科研發(fā)展奠定基礎(chǔ)，提供科學(xué)化的信息，推進(jìn)社會的發(fā)展。從工作對象上來看，二者都是以文獻(xiàn)信息為工作對象；從內(nèi)容上則是做好信息的采集、加工、存儲與利用；同時二者都十分重視管理與利用；方法上也存在一定的共通性，都是通過編目、檢索等方式完成的。另外二者都屬于重要的知識財富，只是載體不同而已。二者都是利用不同的載體將有價值的文獻(xiàn)信息存儲起來，便于后期使用。另外，二者間還可以互相的轉(zhuǎn)化，如果經(jīng)過分析，圖書的書稿具有考察價值則可以將其轉(zhuǎn)化為檔案保存，而檔案也可以通過專業(yè)人員的修訂，重新改編，將其轉(zhuǎn)化為圖書，供更多讀者使用，提高其利用價值。正是由于這種共通性，為實(shí)現(xiàn)信息資源的共建與共享奠定了堅實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理創(chuàng)造了良好的條件。

（二）二者相輔相成

眾所周知，保密是檔案最大的特征，正是由于這一特點(diǎn)，同時受到傳統(tǒng)觀念的制約，我國諸多檔案從建檔至今都被束之高閣，利用率較低，而圖書行業(yè)則不同，其一直緊隨時代發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)了信息化辦公的目標(biāo)。隨著科技化的發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)化的建立，傳統(tǒng)的檔案管理也必須做出相應(yīng)的調(diào)整了，發(fā)揮其檔案文獻(xiàn)特有的本源優(yōu)勢，為更多讀者提供服務(wù)。檔案管理部門必須要走出傳統(tǒng)的管理模式，脫離固有的思想，走出封閉狀態(tài)，加大開發(fā)力度，為社會各界提供更加優(yōu)質(zhì)與高效的服務(wù)。在這一點(diǎn)上，檔案管理人員可以學(xué)習(xí)圖書管理人員，完善自我，學(xué)習(xí)更多現(xiàn)代化的專業(yè)知識，提高管理技能，滿足時代發(fā)展的需求。圖書行業(yè)亦如此，必須要不斷完善管理技術(shù)，與社會化服務(wù)步伐相一致，增加圖書的門類，滿足不同行業(yè)對圖書的需求。

四、圖書與檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)

要想實(shí)現(xiàn)圖書與檔案行業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，必須從現(xiàn)在起步，不斷完善自身條件，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，具體來說，要做到以下幾點(diǎn)：

（一）建立并完善現(xiàn)有的管理機(jī)制，增強(qiáng)法制化建設(shè)

管理人員必須要根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)二者間的信息資源，建立全國性的管理機(jī)構(gòu)，制定合理且全面的共建共享發(fā)展規(guī)劃，對自動化與網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)發(fā)展實(shí)行統(tǒng)一化的管理。同時，要立足實(shí)際，完善信息資源共享的法律與法規(guī)，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時也要做好權(quán)益的保障工作，保障各自的利益。

（二）加大技術(shù)保障，吸引更多專業(yè)人才

從根本上來看，發(fā)展是人的發(fā)展，圖書與檔案行業(yè)亦不例外，這就要求，圖書與檔案行業(yè)人員不斷完善自我，善于利用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行管理，整合現(xiàn)有的管理體系，同時要對不斷更新的知識有一定的了解，不斷學(xué)習(xí)，方能滿足發(fā)展的需求。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，國際化進(jìn)程加快的環(huán)境下，信息資源已經(jīng)成為決勝性的資源，檔案、圖書行業(yè)的開發(fā)與利用對推進(jìn)社會信息化進(jìn)程具有不可替代的重要意義，因此，相關(guān)人員必須要做好準(zhǔn)備，加強(qiáng)技術(shù)實(shí)力，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。

五、結(jié)束語

綜上所述，我們看到二者要想實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的發(fā)展，不能脫離實(shí)際，不能單獨(dú)行動，必須要聯(lián)合起來，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)的目標(biāo)，將二者融合起來，實(shí)現(xiàn)雙贏的發(fā)展計劃，推進(jìn)我國的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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【中圖分類號】J270

【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A