關于固定資產檔案管理工作的探討

孫麗茹哈爾濱市社會主義學院

關于固定資產檔案管理工作的探討

孫麗茹
哈爾濱市社會主義學院

隨著社會和經濟的快速發展，在當前信息化社會環境下，檔案作為重要的信息資源，越來越受到大家的重視。固定資產作為各行各業發展的重要物質基礎，在不斷發展過程中，各單位固定資產的數量不斷增加，這就對固定資產檔案管理工作提出了更高的要求。文中對固定資產檔案工作中存在的問題進行了分析，并進一步對提高固定資產檔案管理水平的措施進行了具體的闡述。

固定資產檔案；管理工作；問題；措施

固定資產檔案是在固定資產管理活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像材料等。各單位在固定資產采購、日常管理及處置活動中會形成第一手材料，這部分材料即是固定資產檔案。由于固定資產檔案涉及的范圍較廣，具有較強的系統性，是各單位的寶貴財富。因此需要加強固定資產檔案管理工作，使固定資產檔案能夠得到合理的利用，提高單位固定資產的利用效率，更好的體現出固定資產檔案的價值。

一、當前固定資產檔案管理中存在的主要問題

（一）固定資產檔案收集不規范

在當前各單位固定資產檔案信息收集過程中存在許多不規范的現象，檔案信息由于分散于各個部門，各部門缺乏檔案信息收集意識，不能及時將信息進行上交歸檔，檔案收集管理制度形同虛設。這就需要檔案管理人員要到各個部門進行逐一收集，但由于檔案人員無法參與到固定資產管理活動的每一個環節，這就導致無法有效的跟蹤收集，從而導致固定資產檔案無法及時歸檔，容易出現丟失及損壞的現象。再加之當前各單位人員調動頻繁，人員調動過程中往往會忽略了固定資產檔案的交接工作，或是在交接過程中部分未完成的內容出現了隱瞞及暫停問題，這其中可能就會涉及到檔案的收集工作。

（二）固定資產檔案整理無序

在固定資產檔案整理過程中存在著卷內目錄與實際不相符、類別不清、甚至有些檔案不全等問。有些固定資產檔案中分為多個子目錄，而檔案管理員在存放檔案時出現歸類劃分子目錄不準，在查找檔案時無法做到高效率和準確無誤。

（三）固定資產檔案的綜合管理力度不夠

當前各單位在發展過程中，固定資產數量越來越多，這也導致固定資產檔案管理工作量不斷增加。但由于長期以來人們都認為固定資產檔案管理是檔案部門的事情，與自己無關，這就導致在固定資產檔案管理工作中各部門缺乏有將我協調和配合，在這種情況下，單純的依靠幾個專職或是兼職的檔案人員很難及時對檔案材料進行收集、整理和管理，管理質量很難得到大幅度的提升。

（四）固定資產檔案管理縱深度有待加強

各單位在固定資產檔案管理工作中，由于檔案管理人員對于本單位固定資產信息缺乏深入的了解，再加之業務熟練度不夠，這對于固定資產檔案的利用和收集效率帶來了較大的影響。當前各單位在固定資產檔案管理工作中普遍缺乏對聲像檔案的建設和管理，很多固定資產檔案都沒有對聲像檔案進行建檔，即使部分進行了建檔，但也沒有對其進行有效的管理，這對固定資產檔案信息化管理的實現帶來了較大的阻礙。

（五）固定資產檔案從業人員知識結構老化

在當前各單位固定資產檔案管理工作中，由于檔案管理工作相較于其他工作受到的重視度不夠，大家也普遍覺得檔案管理工作較為輕松，因此檔案管理部門人員普遍年齡較大，年齡結構不合理，這部分人員不僅缺乏專業的檔案管理知識，而且對新技術和新方法接受能力較差。其實檔案管理工作實際上十分繁瑣，需要每一項工作都要細化到每一個環節，對管理人員具有較高的要求。但由于各單位普遍對檔案管理工作缺乏重視，不能及時進行人員補充，同時還存在部分兼職人員，日常工作中很少有培訓和學習的機會，這就對檔案管理水平的提高帶來了較大的制約影響。

二、加強固定資產檔案管理的措施

（一）加強固定資產檔案的收集和整理

加強各個部門對固定資產檔案管理的意識教育，主動配合檔案員收集固定資產的檔案；而檔案管理人員也要深入到各部門，主動收集存檔所需的各種資料、信息。檔案工作人員要參加學校召開的各種會議，多參與固定資產的管理過程，掌握固定資產管理工作的動態，督促及時歸檔。對于在人事調動過程中不及時交接固定資產檔案材料的要凍結調動手續，嚴格獎懲制度，對于丟失檔案的行為要追究有關人員的責任。

（二）加強檔案工作的綜合管理，整合現有資源

目前固定資產檔案主要是紙質檔案，電子檔案多在建設過程中。設計電子檔案的目的是達到快捷、全面、便于統計等特點。新歸檔的檔案，適用電子檔案的方法歸檔，同時新建聲像檔案；而以前的舊檔案多是紙質檔案，不適用于電子檔案歸檔。以前的紙質檔案可以在電子檔案中只建立檢索目錄，電子檔案和紙質檔案共存，以盡快實現檔案管理的信息化、現代化和科學化。

（三）進一步加強檔案隊伍建設

各單位需要加強對固定資產檔案管理工作的重視，努力提高固定資產檔案人員的整體素質，注意日常檔案管理人員的培訓和再教育，通過針對性的培訓，有效的提高固定資產檔案管理人員的專業技能和信息化技術水平，加快推動固定資產檔案信息化管理的進程，為固定資產檔案管理水平的提升奠定良好的基礎。

（四）加快實現固定資產檔案的信息化管理

當前固定資產檔案信息化管理水平普遍不高，部分單位應用了固定資產系統，但與固定資產檔案信息化管理目標的實現還存在一定的差距，存在著手工檢索和查找的情況。因此需要加快構建固定資產檔案信息化平臺，將傳統管理方式與先進技術有效的結合，加快檔案信息傳輸網絡化和信息在線使用的步伐，實現電子數據的共享和綜合利用，加快提升固定資產檔案的管理水平。

三、結束語

固定資產檔案不僅涉及的范圍較廣，而且檔案信息資源具有較強的系統性，通過加強固定資產檔案管理，能夠有效的提高單位固定資產的利用率，更好的體現固定資產檔案價值的完整性和準確性，有效提高固定資產檔案的管理水平，使固定資產檔案能夠更好的服務于單位的發展。

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