新時期中職學校檔案管理工作現狀與對策

逄愛青濰坊市工業管理干部中等專業學校

新時期中職學校檔案管理工作現狀與對策

逄愛青
濰坊市工業管理干部中等專業學校

隨著我國改革開放事業的進一步深化，政府相關部門給予了中等職業教育更多的重視，同時中等職業教育所獲得的財政撥款也在逐步上升。目前，中等職業教育已經邁入新的時期，中等職業教育的快速發展愈發凸顯出中職學校檔案管理工作的重要作用，使其已成為中職學校在長期發展中十分關鍵的前提與基礎。本文，針對目前中職學校的檔案管理工作中的不足進行了分析，并簡要探討了中職學校的檔案管理工作的發展情況，最后提出如何提高中職學校的檔案管理工作水平的有效措施。

中職學校；檔案管理；工作現狀；加強對策

在中職學校的辦學活動與日常工作的全過程中，均會形成的具備考察及利用價值的學校檔案。學校檔案可以多種格式或載體進行保存，并是真實地體現著一所學校的成立、發展等過程的歷史記錄，可以有效地反映出一所學校的管理質量及教育能力。檔案工作不僅對于中職學校自身具有十分關鍵的意義，同時對于社會整體的教育事業也有著不可忽視的參考價值。因此，中職學校需要給予學校檔案工作以足夠的重視，從而充分地發揮出學校檔案的重要作用。

一、中職學校檔案管理工作概述

學校檔案管理工作主要通過對各類檔案進行收集、整理、保管等，包括文書檔案（黨支部、辦公室、教導處等）、教學和教師業績檔案、基建及設備檔案、會計檔案以及聲像、實物檔案，從而為學校內部各項管理工作的開展提供支持。在學校內部各項組織活動、管理工作的開展過程中，所形成的具有考查、利用價值的文件材料都屬于檔案管理的內容，因此，檔案管理工作具有一定的長期性、復雜性。同時，檔案管理工作具有管理性、服務型、政治性等特點，其雖然不直接產生經濟效益，但通過對學校各類檔案進行收集、整理、鑒定、保管以及統計等，從而為學校內部管理人員提供服務，是學校各項管理系統中不可缺失的重要工作內容，發揮著基礎地支撐作用[2]。

作為我國教育事業重要的組成部分，中職學校的檔案工作對于記錄國家的歷史進程具有重要的意義，同時也是針對我國教育事業進行考察、研究的必不可少的珍貴資料。隨著改革開放的持續深入，全社會都在向更高效的方向發展，隨之對于涵蓋檔案資料的各種信息的要求越來越高。為此，中職學校應重視自身的學校檔案工作，優化、改進學校檔案的工作體系，將檔案資料有通過信息網絡技術進行處理儲存，從而高效地為中職學校的長期發展及學校教育質量的提高提供支持[2]。

二、中職學校檔案管理工作現狀

首先，檔案工作的相關人員的職業素養有待提高。檔案管理需要較高的專業技能，如果僅僅依靠自身以往的工作經驗是不夠的。部分兼職人員未通過專業的技能培訓，以至于在實際工作中捉襟見肘，對于檔案管理工作的正常進行造成了很大的影響。此外，部分工作人員沒有真正認識到檔案工作的重要作用，職業素養不高，常常只是被動地接受工作。

其次，檔案管理人員對于本職工作不夠重視。有的員工存在長期將重要的檔案資料隨意保存或是放在自己身邊的情況，沒有對學校檔案給予足夠的重視。

最后，檔案管理的相關設備過于陳舊。許多中職學校的檔案室的經費長期不足，導致其所使用的檔案管理設備一直無法滿足實際工作的要求，進而對于學校整體的長期發展造成了負面影響。

三、新時期加強中職學校檔案管理工作的對策

（一）完善檔案工作的相關管理制度

只有建立系統化、規范化的檔案工作制度，才能真正加強中職學校的檔案工作質量，提高服務水平。檔案室的工作人員應當劃分好清晰的崗位職責，確定科學合理、切實有效的管理流程，為檔案工作的正常進行提供保障。同時，完善的工作制度，有助于檔案室的工作人員加強對于本職工作的認識，并主動規范化的完成工作任務，從而全面地促使中職檔案工作得到更好的發展[3]。

（二）加強對于檔案工作的認識

學校檔案屬于信息資源，對于中職學校的歷史研究與未來發展都具有重要的特殊價值。學校領導應當特別地關注學校檔案工作的需求，它不僅是學校全體員工的心血與經驗的記錄，同時也是中職學校在未來的發展中必不可少的基礎與依據，更是一所成功的現代化中職學校的珍貴記憶。因此，學校領導需要真正認識到檔案管理工作的重要作用，并指導全體員工提高對于檔案管理工作的認識。

（三）提高檔案工作人員的職業素養

隨著我國教育事業的現代化改革，中職學校的檔案工作人員也需要嚴格地遵循檔案管理工作的職業道德要求。為了完成檔案管理的工作任務，就需要培養檔案工作人員的敬業愛崗精神以及高尚的職業道德，持續地優化工作理念，改進服務方法。在檔案工作的全過程中，相關工作人員應時刻謹記細心、耐心的服務理念，努力提高檔案工作的服務水平，從而全身心地投入到工作當中，真正地為全校各部門、全體教職員工與學生提供高效的服務。

（四）與時俱進，及時落實現代化的管理措施

目前我們已進入到信息社會，一所學校的長期發展與對自身信息的了解及掌握密不可分，而檔案資料已成為中職學校進行學校建設的重要資源。為此，中職學校應當及時落實現代化的檔案管理措施。一是從工作體系方面，建立更科學、更高效的工作流程，提高檔案管理的工作效率。二是從工作設施方面，中職學校需要為檔案室提供工作所需的電子設備，以盡快實現無紙化辦公，從而實現紙質檔案與電子檔案的結合，更好地發揮檔案資料的作用[4]。

四、結束語

中等職業學校的持續發展，會使得相關管理部門對于中職學校的管理質量與辦學水平提出更高的要求。在定期針對中職學校辦學質量進行監督檢查的過程中，對于包含了中職學校發展全過程的學校檔案的要求也會越來越高。作為中職學校的日常管理工作，應當真正地認識到檔案工作的重要作用，及時地更新管理理念，從而符合新時期對于中職學校檔案工作的要求，促進中職學校的長期健康發展。

[1]陳彩燕.中職學校干部人事檔案管理工作的現狀與對策[J].湖南科技學院學報,2015,22(8):186-188.

[2]吳開森.新時期中職學校檔案管理工作現狀與對策[J].考試周刊,2011,12(62):218-219.

[3]劉亞玲.加強中職學校檔案管理工作的幾點建議[J].檔案時空,2012,17(2):38-39.