淺談公立醫院的人事檔案管理中存在的問題及解決方法

李華山東省濟寧市傳染病醫院

淺談公立醫院的人事檔案管理中存在的問題及解決方法

李華
山東省濟寧市傳染病醫院

人事檔案是醫院人事部門了解每一位醫務人員個人學習經歷、業務水平與個人獎懲情況的重要依據，也是對醫務人員進行職稱評定、職位聘任、待遇認定等人力資源方面的重要依據。因此，有序管理、有效利用人事檔案，不僅關系到每個醫務工作者的切身利益，更是關系到公立醫院對人力資源的合理有效利用，以及關系到醫院未來的發展。

一、目前公立醫院人事檔案管理中存在的問題

1、對人事檔案的重視程度較低

醫務人員的人事檔案在進入醫院人事檔案管理部門時，并未有專人對檔案的真實性進行檢驗，管理人員也并未對檔案進行有效性分析與整理歸類，只是進行簡單的登記保管，大大降低了人事檔案的可利用性。醫務人員個人的人事檔案意識淡薄，在平時也不注意個人情況的歸檔，大多并未將檔案內容的更新變化情況及時與相關部門進行更新。公立醫院作為公共醫療資源的服務單位，醫院領導者也更多的將注意力放在醫療服務上，對人事檔案管理工作的關注較少，醫院在資金、人力、物力方面對人事檔案管理工作的投入都較少。

2、人事檔案管理制度不健全

目前，公立醫院在人事檔案管理方面，還未形成有效、健全的管理制度體系，沒有明確每個人事檔案管理人員應盡的責任以及對其關于檔案管理方面的具體要求。對于入檔的文件，大多檔案管理人員在審核時，關于檔案的格式、內容沒有相關的統一要求，對于檔案歸檔的及時性也沒有時間上的要求，既不能保證檔案歸集的完整、準確，也不能保證歸檔的及時性。并且，人事檔案作為重要文件，保管責任劃分也不太明確，如果出現丟失、毀損等情況，也難以追究個人的相關責任。

3、運用的人事檔案管理手段落后

在現在信息化普遍實行的現代社會，公立醫院的人事檔案管理方式依舊較為落后。多數醫院仍然采用紙質為載體，用人工記錄、分類檔案的管理方法進行人事檔案管理的工作。人工分類、記錄的準確性較低，查找難度也較大。而且現在公立醫院中人事檔案管理的環境也大多沒有達到符合檔案存放管理的要求，有些檔案室甚至在潮濕的地下室，也沒有對其進行有效的安全防護，檔案的安全性令人堪憂。

4、相關管理人員素質參差不齊

對人事檔案進行管理的人員大多沒有進行過系統的檔案學的相關知識，因此在檔案分類、管理方面能力有限，缺乏專業性的檔案管理知識。并且，由于管理人員大多計算機水平有限，也限制了檔案管理的信息化方向的發展。在公立醫院，因為人力資源有限、業務繁忙有的人事檔案管理人員甚至需要身兼數職，歸集查詢人事檔案僅是其在主要工作之余的一小部分工作，因此，管理人員不能保證對檔案歸集、查詢的及時性，難以保證醫護人員查詢檔案的需要。

二、針對公立醫院人事檔案管理的改進建議

1、提高全院對人事檔案重要性的認識程度

通過醫院院報、公告欄等宣傳媒介，加大對全院人員進行人事檔案重要性的宣傳，使大家充分認識到，人事檔案的管理不僅和每位醫護人員息息相關，還對醫院未來的發展有著重要影響。領導干部應加大對人事檔案管理的重視程度，加大對人事檔案管理的人力、物力投入，給予人事檔案管理工作中所需要的應有的物質保障。普通醫護人員應及時將自身信息增加變動報至檔案管理部門，將信息及時歸檔，保證每個人檔案的時效性和全面性。

2、建立健全完整的人事檔案管理制度

任何工作想要有序、良好的發展，都必須有完整有效的制度保證，人事檔案管理同樣需要制度的規范，才能更好的完成工作，更高效的提供、查閱有效信息。由于檔案工作的特殊性，必須制定人事檔案的定時歸集制度，必須在固定的時間，對全院醫護人員的更新變動信息進行收集歸納，并且分類歸集進行登記存檔，只有將這項制度落實，并堅持執行下去，才能保證醫院人事檔案管理部門所存放檔案的時效性、可用性。目前來看，人事檔案利用效率較低，僅供人事部門進行查閱，在完善人事檔案管理的規范性的同時，還要提高人事檔案的利用效率，更好的為全院醫護人員以及醫院各部門提供更加有效的參考信息，方便醫護人員以及其他部門在工作中有需要時的查閱。在使用的同時，人事檔案管理人員必須嚴格做到人事檔案的保密性，完善檔案的借閱制度與要求，個人不能隨意閱覽他人信息，避免信息泄露。并且將檔案管理責任落實到個人，提高人事檔案管理人員的責任意識，提高檔案工作的保密意識和安全意識。

3、對人事檔案進行信息化建設與管理

目前，人工的登記管理方式已經滿足不了公立醫院對人事檔案進行高效管理利用的要求。對人事檔案進行合理有效的管理，必須加大資金投入，加強人事檔案管理的信息化建設，運用現代的高科技的手段對人事檔案進行有效合理的管理。首先，應在人事檔案管理部門全面實行檔案信息管理的專業化和系統化，通過計算機和專業的檔案管理軟件對人事檔案信息進行有效的分類，同時方便在以后工作中的查詢以及在定期對人事檔案信息進行歸檔時，將更新的信息更加快捷、準確的歸入。其次，要對人事檔案存放的檔案室進行環境改善，使其能夠真正滿足檔案管理的要求，不僅要對檔案室加固安全防護設施，保證人事檔案的安全性；還應該對檔案室內部進行環境的改善，增加防火防潮設施，防止人事檔案在管理中出現霉變以及因意外所發生不可彌補的損失。

4、加強對人事檔案管理人員的素質培訓

公立醫院在人事檔案管理人員的選拔上，應選聘具有專業檔案管理知識以及可以熟練操作計算機的優秀工作人員。并且，應對人事檔案管理人員進行定期的業務培訓，使他們掌握最新的人事檔案管理技能，才能更好的應用到工作中去。同時，應加強對人事檔案管理人員的政治培訓，使他們充分意識到自身工作的重要性，調動他們的工作積極性，才能更好的為全院醫護人員服好務，才能為醫院提供更多更有效的人事檔案信息。

目前，公立醫院醫療資源還有所緊缺，這主要表現在優秀醫護人員的不足，而人事檔案是反映醫護人員全面文化程度、醫療水平的重要信息資料。現在社會的競爭主要是人才的競爭，良好的人事檔案信息管理可以為人力資源的合理有效配置提供重要依據。隨著社會進步，公立醫院的醫療水平、服務水平等各個方面都在不斷提高，而人事檔案管理方面進步較為緩慢，其也是醫院發展中的一部分，不能在公立醫院發展中成為制約醫院發展中的短板，因此應盡快跟上醫院快速發展的步伐，更好的為醫院發展服好務。