網絡時代下檔案管理的探析

黃麗瓊重慶市墊江縣杠家鎮人民政府

網絡時代下檔案管理的探析

黃麗瓊
重慶市墊江縣杠家鎮人民政府

隨著社會的進步與網絡技術的發展，也將帶動檔案信息服務內容與方式的變化。網絡環境下檔案信息服務體現為通過檔案利用活動，達到開發檔案信息資源、傳播檔案信息內容、最大限度地滿足社會公眾檔案信息需求的目的。本文針對如何在網絡化的時代背景下更好地進行檔案工作，提高檔案管理水平進行了詳細的研究并提出了對策。

網絡時代；檔案管理

一、網絡環境影響下機關檔案管理存在的問題探究

（一）收集難

1、國內辦公軟件無固定標準。當前我國在自動化軟件辦公設備方面無固定標準，機關單位在選擇辦公軟件的類型上也存在著很多差異，在一些電子文檔形成與傳遞的過程中文件檔案記錄的結果有可能發生改變。因此，在對這些諸多文件進行收集期間存在著相當大的阻力。

2、整理電子檔案的意識薄弱。由于傳統的整理檔案模式已經在人們腦海中定格，其思想觀念在短時間內得不到有效扭轉。在以往的機關單位檔案管理中以紙質檔案為主，而隨著電子檔案不斷地出現，并在檔案管理方面趨于一種主流形式，機關工作人員對此不能迅速適應，在整理電子檔案的時候往往會因為意識上的薄弱發生遺漏。

3、檔案管理者技術水平不足。機關工作人員的計算機操作水平有限，在起草、制定以及修改電子檔案的各環節都有可能出現錯誤。電子檔案時常會因其操作中存在的種種問題而被忽視。對計算機的熟練程度直接影響到了電子檔案是否能夠順利收集。

（二）歸整難

1、檔案管理人員身兼數職。在機關單位中，并未配備專門負責檔案管理的工作人員。對檔案進行管理的機關工作人員常身兼數職，由于工作重心的不斷變化，現代化新設備以及檔案管理方法就受到了限制，諸如多種因素都導致了檔案規整工作的順利進行。

2、多元化的網絡辦公環境。現代機關辦公的環境受到多元化的網絡環境影響程度較深，無論是檔案的形成、檔案的載體以及檔案的內容等都具有著多元化的選擇取向。傳統以紙張為主的檔案被電子檔案所替代，而且會在檔案形成中增加多個傳真件與修改稿，這就使原本的檔案規整方法收到了一定程度的限制。

（三）保存難

1、電子檔案保存技術存在缺陷。眾所周知，當今科學技術迅速發展，各類軟件與硬件的更新換代相當快。并且很多機關檔案觀并不具備檔案保存的條件。一些行政機關在將有效檔案存留于檔案館之中期間，這些檔案并未得到妥善的保存。

2、檔案保存不具備實效性?，F階段很多機關檔案都是打印件和復印件，其文件壽命與紙張質量、復印質量有著密切的關聯。另外，行政機關單位所使用的打印材料也成為檔案保存是否可以具備時效性的重要參照標準。

二、加強網絡時代檔案管理的具體措施

（一）培養高層次的檔案管理人才

為了迎接知識經濟的到來并為此做好充分的準備，應盡快培養既懂專業知識也懂信息技術，具有綜合工作能力的專才和高層次的管理型人才。要加強檔案主題意識和獲取意識教育，提升檔案工作者的檔案信息保密意識，更新轉換意識和傳播意識。利用現代化技術和設備的提升，使檔案信息技術和檔案信息網絡得到武裝，持續地提升檔案信息的效益。

（二）強化技術運用能力，構建優越基礎設施

在網絡環境影響之下的機關單位檔案管理工作面臨著一系列問題，在加強機關檔案妥善保存事物種，機關單位可以采取以下方法來加強檔案保存工作能力。首先，強化檔案管理人員的技術運用能力。面對新型檔案管理，要與傳統的檔案管理工作區別對待。較高的專業檔案管理知識和較高的檔案管理意識是實現有效檔案管理的重要途徑之一。其次，就是要努力構建優越的基礎設施，良好的基礎設施可以有效激發工作人員的積極性。新形勢下，在機關檔案管理工作中，優越的基礎設施成為網絡環境下進行機關單位檔案管理的一種必要因素。

（三）加強機關制度建設，完善檔案管理方法

從目前機關檔案管理的狀態來看，網絡環境之下的機關工作相當艱難。想要實現對機關檔案的有效管理，要切實做到對檔案進行充分收集，因此而需要一種完備的工作制度予以指導。由制度著手，對機關檔案管理者進行有效的管理。無論其是否身兼數職，在制度的規范之下，負責檔案管理工作的人員都應受到一定的約束，其自身應當樹立起主人翁的意識，不管是機關單位中的紙質檔案，還是形成文件的電子檔案，都應當引起相關負責人員的充分重視。另外，在檔案管理方法上，每一位機關檔案負責人員都應具備一整套切實可行的方法。這種方法具體到每個人而言不會完全相同，但是，機關檔案管理人員具備的任何一種方法都是與現代管理模式與設備相適應的，都能夠對檔案的新內容、新形式以及新載體有著全新的見解，這樣才可以實現對網絡環境下的機關單位檔案進行有效管理。

（四）利用網絡技術，實現資源共享

隨著社會的不斷發展，信息化逐漸加深，研究數據庫技術也在不斷深入，檔案信息網中數據庫管理系統的應用越來越廣泛。利用數據庫可以把原來孤立、分散的數據資料加以整理，找出他們之間的聯系，以期達到數據的篩選、分類的目的。通過整合目錄，可以讓信息資源更加具有條理性，實現互聯網信息資源共享，充分發揮各部門的資源潛力，使檔案資料互補，提高文獻資源利用率，杜絕重復和浪費，有效的緩解擁擠的儲存空間、緊張的資金和人員等矛盾，并且可以使檔案管理工作更加專業化、更加系統化，從而更好的為社會提供服務。

（五）拓寬服務領域，強化服務意識

要想從輕利用重管理的傳統模式中得到解脫，就要增加自身面向知識經濟的主動性，為知識經濟和各項事業發展提供優質服務，做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸跟隨到哪里。另外，在提升黨政機關檔案管理水平的同時，要漸漸向科技和事業單位傾斜性。

三、結語

總之，在網絡宏觀環境之下，全面做好機關檔案管理工作的電子化、信息化發展就顯得尤為重要。因此必須提高檔案管理員的職業技能和服務水平，促使檔案管理工作更為便捷化、全面化和系統化，從而真正體現檔案管理工作的價值，更好地為機關工作和社會發展服務。

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