淺談醫院檔案管理特點及其開發利用最佳途徑的探討

陳雷齊齊哈爾市第一醫院

淺談醫院檔案管理特點及其開發利用最佳途徑的探討

陳雷
齊齊哈爾市第一醫院

醫院檔案是對醫院行政管理、黨務管理以及醫療服務等各項工作的重要歷史記錄，涵蓋了醫院各時間的重要事件、重要人物及醫院的發展歷程。因此決定了醫院檔案管理工作在醫院整體工作中的重要性。醫院檔案管理工作作為一項最基礎性的工作，主要以檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用及銷毀等一系列工作為主，具有較強的綜合性、專業性特點，因此需要加強醫院檔案規范化、系統化的管理，重視醫院檔案的開發利用，進而為醫院的發展提供重要的信息支撐。

醫院檔案；管理；特點；開發利用；途徑

醫院檔案是醫院在管理和實踐活動中形成的原始記錄，對于醫院的管理、醫療及科研等活動具有非常重要的意義。通過醫院檔案能夠真實的反映一個醫院的歷史及現狀，也能夠為醫院的發展提供重要的參考和借鑒。因此需要針對當前醫院檔案管理的特點，有效的提高醫院檔案的開發利用，為醫院的健康、有序發展奠定良好的基礎。

一、醫院檔案管理的特點

（一）綜合性

在醫院日常經營管理工作中，醫院檔案管理工作都是由醫院綜合檔案室來完成的。醫院綜合檔案室里的檔案類型具有多樣性的特點，將醫院各項工作中各種載體的材料都囊括在內，而且文件的來源不僅涉及到上級和本院的規定性和政策性文件，而且與本單位相關的其他部門及單位的往來文件和材料也包括在內，這也使醫院檔案管理具有較強的綜合性特征。

（二）專業性

醫療工作是醫院工作的重要組成部分，因此醫院檔案也多是在醫療工作中形成和產生的信息和材料，可以說醫院檔案是對醫療工作的真實反映，所記載的內容具有較強的專業性特點，不僅涉獵了醫院的發展及診療、技能等方面的內容，而且還包括醫療研究及院務管理等等，使得醫院檔案管理工作體現出非常明顯的專業性特征。

（三）保密性

由于醫院檔案具有較強的業務性特點，這也對其保密性具有嚴格的要求，盡管醫院檔案管理的最終目的是實現檔案信息資源的有效利用，但醫院檔案普遍開放性不高，主要以為院內各科室及工作人員提供服務為主，不能提供更深層次的服務。

（四）階段性

醫院具有較多的行政管理科室，使得醫院檔案資料形成過程中具有較強的分散性，因此，醫院檔案管理工作的整理周期多是以半年或一年為主，這樣在一個整理周期內檔案材料的完整性、連續性和系統性才得以有效的保證。

二、醫院檔案開發利用新途徑的分析

（一）加快醫院檔案信息化建設

隨著醫療改革的不斷深入，醫院在發展過程中更重視檔案的開發利用，為了有效的提高檔案開發利用的水平，醫院需要加快推進檔案信息化建設，提高醫院檔案信息化管理水平，使醫院電子病歷和辦公自動化得以早日實現。當前，醫院檔案資料種類繁多，能夠為廣大醫務人員在醫療、教學、科研等工作中提供豐富的信息資源，也為醫院管理層決策提供重要的信息支持。在當前信息化管理環境下，醫院檔案信息化在醫院發展的長河中起到了不可替代的作用，，加快推動醫院檔案信息化建設，創新檔案管理工作，推進醫院檔案管理工作的開發進程，利用現代化的技術來對信息進行采集、管理和開發利用，實現檔案信息資源的有效配置，使其能夠為醫院的各項工作提供高質量的服務。

（二）規范醫院檔案管理制度

醫院檔案工作加快了信息化建設的步伐，使檔案工作更加規范和標準。但在當前檔案信息化建設過程中，相關的標準和規范還存在著一定的滯后性，這對檔案信息化工作帶來了一定的阻礙。因此需要建立健全醫院檔案管理制度，構建完善的醫院檔案管理體系，對檔案工作進行規范化管理，各醫院可以結合自身的實際情況，根據國家相關的法律法規來制定一套與自身相符的檔案管理制度，確保所制定的檔案管理制度具有較好的可行性和科學性，以此為檔案工作的重要依據，從而實現對各科室檔案材料的統一管理，并進一步健全檔案工作考核機制，使檔案工作能夠與醫院的醫療業務同步進行考核評價，共同發展。

（三）完善醫院檔案信息資源

當前各類高科技技術在檔案管理工作中廣泛使用，不僅增加了檔案信息的存儲量，而且有效的提高了檔案管理工作的效率。而且在信息化技術應用過程中，紙質檔案開始被電子檔案所取代，檔案信息存儲介質能夠實現大量信息的存儲，為開發利用帶來了良好的條件，而且檔案在利用過程中更具有直觀性和易操作性。

長期以來醫院檔案管理工作中更重視對病歷檔案的管理，而對文書檔案管理工作缺乏有效的重視，導致了醫院文書檔案管理的規章制度和標準不夠完善。由于缺乏明確的歸檔范圍和要求，醫院文書檔案的收集也缺乏全面性，針對這點，在醫院檔案管理工作中，需要進一步拓展檔案的歸檔范圍，進一步對室藏檔案進行優化，提高檔案信息資源的完整性，為其開發利用奠定良好的基礎。

另外，醫院檔案需要實施集中管理，不僅要確保信息化管理設備的齊全性，同時還要加快推動醫院檔案信息庫建設，建立健全各項規章制度，強化醫院檔案管理的規范性，充分的發揮醫院檔案信息資源的應用作用，為醫院檔案利用創造更好的條件。

（四）提高醫院檔案管理人員素質

檔案管理是一項技術性相對較強的業務，由于人員編制和機構設置的局限性，多數醫院檔案管理人員由醫院辦公室人員兼職，且平時檔案業務進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上檔案管理的需要，與時代發展趨勢也不相符，在檔案管理工作中缺乏創新和活力。因此醫院要將檔案管理人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質和專業技能。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高檔案人員的業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務的發展，推動檔案管理水平的提高。

三、結束語

醫院檔案管理作為醫院最基礎的一項管理工作，對醫院工作質量和工作效率的提高具有非常重要的意義。因此需要針對醫院檔案管理工作的特點，把好醫院檔案管理的每一個環節，加快推動醫院檔案的開發利用，使其能夠充分的發揮出自身的重要價值，為醫院管理提供更科學、更合理、更規范的信息支持。

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