提高檔案信息質(zhì)量，強(qiáng)化檔案開發(fā)利用

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作越來越重要，很多單位都已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。文章對于提高檔案信息質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息開發(fā)利用的相關(guān)問題進(jìn)行了分析，對于提高檔案信息管理質(zhì)量具有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案信息；質(zhì)量；開發(fā)利用

檔案信息是單位發(fā)展過程中對各項(xiàng)具有一定價(jià)值的資料進(jìn)行的收集和整理，通過對檔案信息資料的開發(fā)利用，能夠最大限度的發(fā)掘出檔案信息的價(jià)值。檔案信息資料具有較高的價(jià)值含量，但是開發(fā)利用的前提條件是具有較高的質(zhì)量，無論是內(nèi)容的全面性和真實(shí)性，還是檔案信息的管理方式，都是對其進(jìn)行開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)。所以要切實(shí)保證檔案信息的質(zhì)量，為檔案信息開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、提高檔案信息質(zhì)量的措施

（一）提高檔案信息意識，加強(qiáng)檔案宣傳 首先，提高單位管理者以及檔案管理工作人員的檔案質(zhì)量意識。檔案信息質(zhì)量的高低與檔案管理人員有很大的關(guān)系，作為直接從事檔案信息收集與管理的檔案工作人員，一定要具有檔案信息質(zhì)量管理意識，在源頭上規(guī)范檔案信息的質(zhì)量，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、全面。其次，要加強(qiáng)對檔案信息質(zhì)量管理工作的宣傳力度，讓人們明白檔案信息質(zhì)量的重要性，提高檔案管理人員的檔案信息質(zhì)量優(yōu)化意識，因此要積極組織檔案管理人員參加各種檔案管理工作交流會與培訓(xùn)會，提高他們的思想意識。

（二）規(guī)范檔案信息的收集工作 檔案信息質(zhì)量的高低取決于檔案信息收集階段的質(zhì)量，檔案信息收集得比較全面而且準(zhǔn)確就會提高檔案信息的質(zhì)量，因此對于納入到歸檔的信息一定要進(jìn)行甄別。一是要健全檔案鑒定制度，檔案管理人員要對檔案信息進(jìn)行仔細(xì)地鑒定，對于不符合事實(shí)的信息要堅(jiān)決地給予去除；二是建立檔案審核制度，對于收集的信息要經(jīng)過多部門多環(huán)節(jié)的審核之后，才能納入到檔案中，通過嚴(yán)格的審核制度保證檔案信息質(zhì)量的真實(shí)。

（三）創(chuàng)新檔案信息管理技術(shù) 在信息化時(shí)代背景下，強(qiáng)化檔案信息質(zhì)量，就必須要借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息在形成的過程中的準(zhǔn)確性，還可以提高檔案信息資源的利用率。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為人們使用檔案信息提供了便捷的途徑，當(dāng)前的檔案信息管理技術(shù)主要有：一是信息安全技術(shù)。信息安全技術(shù)就是通過對檔案共享平臺的安全管理，保證共享平臺不被外界病毒等侵犯，保證檔案信息共享平臺的安全運(yùn)行；二是數(shù)據(jù)遷移與數(shù)據(jù)仿真技術(shù)。該技術(shù)是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源公共平臺的重要支撐，通過該技術(shù)可以保證檔案信息需求者之間通過該平臺了解檔案信息，而不再受地點(diǎn)、時(shí)間的限制。

二、強(qiáng)化檔案信息開發(fā)利用的措施

（一）建立完善的檔案管理機(jī)制 為切實(shí)發(fā)揮檔案信息開發(fā)利用的價(jià)值，需要建立完善的檔案管理機(jī)制，制定合理的檔案管理工作流程，明確各個(gè)崗位的職責(zé)，分工明確，從而保證檔案管理工作的順利開展。制定一套切實(shí)可行的檔案管理制度，從檔案信息的收集整理到后期的開發(fā)利用都需要做出明確的規(guī)劃，為檔案管理人員提供有利的依據(jù)。單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，并且將其納入單位的工作計(jì)劃中，確保各個(gè)部門的積極配合，為檔案信息開發(fā)利用提供便利的條件。

（二）確保檔案信息的時(shí)效性 對于檔案信息資源的開發(fā)利用，還應(yīng)該體現(xiàn)在時(shí)效性方面，因?yàn)橛行n案信息的收集在某一特定的時(shí)間段內(nèi)會具有較高的利用價(jià)值，一旦超出時(shí)間范疇，利用價(jià)值將會大大折扣，甚至?xí)ダ玫膬r(jià)值。尤其是具有科研性質(zhì)的檔案信息資料，一定要注重開發(fā)利用的時(shí)效性。所以在檔案信息收集整理階段，對于具有時(shí)效性的檔案資料，要特別標(biāo)注與分類，并且要及時(shí)獲取第一手檔案信息資料。現(xiàn)階段，檔案信息的滯后性嚴(yán)重影響到檔案信息的開發(fā)利用，所以在這方面要注重時(shí)效性，充分發(fā)揮檔案信息資料的價(jià)值。

（三）做好檔案信息的整理 檔案信息整理工作是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)，檔案工作的最終目的是為了提供利用，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。而檔案信息是否經(jīng)過整理，以及整理得是否科學(xué)，將直接影響檔案效用的發(fā)揮。通過對檔案信息進(jìn)行科學(xué)的劃分，對案卷進(jìn)行分類編號及庫藏整序，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序性、系統(tǒng)性，不僅有利于編制各種檢索工具和進(jìn)行編研工作，而且能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用服務(wù)。檔案信息的整理工作為充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的服務(wù)利用，提供了堅(jiān)實(shí)的條件保障。

（四）要建設(shè)科學(xué)的檔案檢索體系 所謂對檔案信息的開發(fā)利用，就是為檔案信息使用者提供便利的條件，使其能夠方便而快捷的獲取所需的檔案信息，并且通過對檔案信息的分析研究，能夠?yàn)槠渌ぷ鞯拈_展提供有利用價(jià)值的信息，從而最大限度的發(fā)揮檔案信息的內(nèi)在價(jià)值。檔案信息利用者在查閱相關(guān)檔案時(shí)，需要根據(jù)檔案管理部門的檢索來獲取所需的信息，而檔案檢索的建設(shè)質(zhì)量是查閱檔案信息方便與快捷與否的重要條件。為了滿足不同信息利用者的需求，應(yīng)該不斷的完善檔案檢索體系，實(shí)現(xiàn)信息檢索的多樣化，通過不同的檢索方式，都能夠及時(shí)的查閱到相關(guān)的檔案信息，為檔案信息的開發(fā)利用創(chuàng)造有利的條件。

（五）運(yùn)用信息化手段進(jìn)行管理 創(chuàng)建檔案管理信息化平臺，在全單位范圍內(nèi)實(shí)行聯(lián)網(wǎng)機(jī)制，便于檔案管理部門與其他各部門之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高速傳輸。此外，還應(yīng)該創(chuàng)建檔案信息公開化平臺，讓檔案信息利用者能夠方便快捷的獲取檔案信息，以此提高檔案信息開發(fā)利用的效率。

三、結(jié)束語

檔案信息的開發(fā)利用是對檔案信息價(jià)值的真正體現(xiàn)，在單位發(fā)展的過程中，形成了眾多的檔案信息資料，通過對檔案信息的開發(fā)利用，能夠更好的促進(jìn)單位發(fā)展。為了加強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用，提高檔案信息質(zhì)量是基礎(chǔ)保障，只有高質(zhì)量的檔案信息，才具有開發(fā)利用的價(jià)值。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作也要不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，為檔案信息的開發(fā)利用創(chuàng)造有利的條件。

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