事業單位檔案管理創新探討

【摘要】在承擔社會國家建設重任的事業單位發展中，檔案管理部門起著至關的重要作用。隨著事業單位管理的發展，其對各種檔案信息的傳遞和共享要求越來越迫切。本文主要針對目前事業單位檔案管理工作中的不足之處加以改進，從而更加完善事業單位的檔案管理工作。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新

檔案是社會發展過程的重要見證之一，真實的記錄著事業單位的發展歷程，把現代化科學技術的發展引入到對檔案的管理工作中，使檔案管理工作更加科學化、系統化，使事業單位的檔案資源得到更高的利用率。因此，對事業單位的檔案管理工作的要求也更加的嚴格，科學利用現代化技術來加強檔案管理機制的建設，以適應社會信息化快速發展帶來的挑戰。

1. 事業單位檔案管理現狀

1.1建立檔案管理的意義 檔案管理是一項集管理性、政治性、服務性于一體的基礎性工作。科學的檔案管理水平可以保障單位高效有序地運行?，F代事業單位檔案管理主要運用網絡技術，利用計算機將存儲或傳遞檔案信息，加快資源共享效率，提高資源利用效率。檔案管理科學化是確保行政事業單位高效、有序、協調運行的重中之重，是行政事業單位深化改革的途徑，實現檔案管理科學化也是信息化社會發展的必須。

1.2檔案管理包含的內容 事業單位的檔案管理由四部分組成，分別是行政檔案管理、個人檔案、財務檔案管理以及業務檔案。行政檔案管理涉及到上級下發的文件，涉及行政工作各項內容，包括本單位各部門的工作總結與計劃，發出的文件等，還含有部分會議記錄等。人事檔案是每個員工必不可少的檔案，關系到個人轉調，升職等諸多工作，應受到每位職員的高度重視。事業單位的財務檔案管理與行政單位的有很大不同。其財務檔案中包括日常的財務記錄，即各種相關的含有憑證的支出及收入。對預算、預算調整、決算等保留存檔作為下一階段財務總結預算工作的憑據；一切財務支出由財務部門進行的整理分析都是事業單位的財務檔案。業務檔案的主要內容是業務學習與考核、業務會議記錄等內容，事業單位招考是屬于業務范圍的典型例子，業務檔案包括考試所使用的大綱、教材、參資料等都是。

2. 現階段檔案管理存在的問題

2.1傳統檔案管理耗資大 由于事業單位的人力資源與經濟、設備投入數量和規模有限，當前大多數行政事業單位的檔案管理配套設施都還處于落后的階段。在計算機普及的信息化時代，伴隨科技的進步與發展，傳統的檔案管理模式已無法適應龐大的信息量的需求，無法快捷高效地將信息資源存入檔案庫。因此，提高對檔案管理工作的重視程度，及時引進學習檔案管理工作的新技術，提高檔案管理員的檔案檔案查閱效率以及數據記錄速度。

2.2檔案檢索困難 由于檔案管理信息化程度不高，檢索效率低造成檔案檢索困難。檔案管理網絡化在計算機技術的普及的今天成為信息時代的必然趨勢。然而部分事業單位依然沒有建立起本單位的檔案管理系統，或者即使建立了類似的系統，卻沒有得到重視，存在便只成為形式。

2.3 對檔案管理重要性認識不足 傳統紙張式檔案管理是比較繁瑣的工作，要求管理人員具備很強的專業性和連續性及記憶力，同時需要投入大量的時間和人力，事業單位編制的壓縮，造成大量人員的流動，檔案管理工作大多由一些閑雜人員甚至臨時工來擔任，沒有進行基本的保密制度的培訓，檔案數據泄露的現象時有發生，給事業單位或國家機密造成安全隱患。因為編制的壓縮，還有些單位甚至安排其他工作崗位人員兼職檔案管理工作，在思想意識中就認為檔案管理工作可有可無，對年代久遠檔案更是潛意識認為已沒用而疏于管理，造成許多檔案損壞流失。

3. 對現階段檔案管理問題的提高和創新

3.1加強檔案管理人員素質培養 對檔案管理人員進行專業培訓，使檔案管理人員能夠與時俱進的熟練掌握計算機、云盤等現代化設備的使用，以提高檔案使用效率。定期的舉辦思想培訓課程，對檔案管理人員進行必要的保密方面的訓練，使檔案管理人員從思想上認識到檔案管理的重要性，養成良好的職業習慣。事業單位應結合本崗位特點制定嚴格的操作規程，并減少專業的檔案管理人員的流動性，使之在檔案管理的特定崗位上積累豐富的經驗來提高自身專業實踐能力。總之，一支高素質的檔案管理隊伍是行政事業單位進行高效率社會服務的保障。

3.2加強現代化技術的引入 現在是信息化時代，如何與時俱進的使檔案管理實現數字化、體系化、自動化、互動化是事業單位檔案管理信息化改革的首要任務。加快計算機等先進設備的引入進程，實現檔案信息存儲量和檔案遞增量數字化，對事業單位無形的檔案資產重新整合，提高檔案資產的檢索和利用效率，減少體系架構管理平臺的異構性，使各部門的檔案信息及內部流程一體化，采用先進的數據集成和挖掘技術，在消除主觀意識壁壘及技術壁壘之后，使檔案信息可以在事業單位內部流程中共享，加快了檔案信息的傳遞速度和傳遞中的保密性。

3.3完善檔案管理信息化的全面性 從完善檔案管理信息資源的方面來看，傳統檔案管理方法過于繁雜臃腫，在信息化飛速發展的今天，應該在管理方法上進行優化，應該對事業單位檔案管理工作的各管理程序進行有效評估，評估各個環節的運行效率，根據各環節可優化升級的空間，重新進行業務流程重構，在能夠體現出事業單位的主動性與自覺性基礎上結合各單位的實際運行情況，整理出檔案管理部門和其他部門之間存在的業務交接流程及環節，通過網絡對檔案進行傳遞，拓展事業單位對社會的服務范圍，需要檔案管理人員和事業單位領導者用毅力與耐心，為檔案管理工作發展營造良好的社會環境，使檔案管理信息化流程更加適應信息化建設發展的需求。

結語

在信息技術高速發展的今天，事業單位檔案管理的創新有利于資源共享的便捷與高效，是形式所需。本文從事業單位檔案管理現狀談起，針對現階段檔案管理存在的問題，提出了相應解決策略，進行提高與創新，希望對相關部門有所啟發，促進事業單位檔案資源更高效的管理。

參考文獻

[1]尹寶君，范法.如何規范檔案信息化管理[J].科技創新導報，2011（20）.

作者簡介

封寅霞（1986--）；女；籍貫：山東省龍口市；助理館員；本科；研究方向：檔案管理.