淺談人事檔案的重要性

【摘要】社會在不斷的進步，事業單位也在逐漸發展壯大，人事檔案作為事業單位向前發展的推手也不可避免的在進行著變革。人事檔案作為事業單位發展進步的重要基石，起著至關重要的作用，科學的保管和利用人事檔案可以有效提高事業單位員工的工作效率，進一步提高事業單位的經濟效益。

【關鍵詞】人事檔案；重要性；存在的問題和解決方法

隨著新時代的到來，事業單位也逐漸進行了相對調整，以往的人事檔案中不合理的應該進行剔除，而那些合理的優秀的部分應該保留并發揚。讓人事檔案成為事業單位前進的墊腳石而不是絆腳石。高效記錄每個員工的必要信息包括學習經歷，工作經歷，家庭經濟狀況，工作的技能和能力等等。人事檔案是事業單位選拔人才的重要依據，選拔出來的高素質人才會成為國家發展的領先人。

1.事業單位人事檔案的重要性

人事檔案是事業單位存在和發展的基礎，沒有詳細整齊的人事檔案，事業單位必然會成為一盤散沙，發展會停滯不前。事業單位中人事檔案的重要性是值得被我們關注的。首先，人事檔案是員工詳細信息記錄的載體。人事檔案要設立一個相對應的部門，要有一個專門的團體去完成人事檔案的記錄工作。因為，事業單位的人事檔案不能記錄的有差錯，要做到有條不紊，所以嚴苛的制度是人事檔案管理部門發展的推手。有了員工的對應信息，高層才會針對不同的員工進行獎勵或者懲罰，這樣的獎勵個懲罰才是真正高效的。其次，有了這些人事檔案，單位的高層才能依據這些對所擁有的人力資源進行合理的分配和調整。讓每一個員工都能各盡其職，為單位爭取更多的經濟利益。再者，有了相對應的人事檔案，企業才會查缺補漏，進而提高所有員工整體綜合素質，慢慢成為了良性循環，更好地為事業單位服務，提高事業單位的經濟效益。

2.事業單位中人事檔案管理的現狀及存在的問題

2.1事業單位員工對人事檔案管理缺少充分的重視。人事檔案的重要性雖然值得被我們關注，但是現如今許多事業單位中的員工卻缺少對人事檔案管理的重視。如我們所知，人事檔案想要達到詳盡且整齊的地步需要長時間的積累，想要短時間整理好人事檔案往往結果是不盡如人意的。但是，正是這長時間的積累成為了人事檔案管理的障礙，許多人事檔案管理部門缺少對這點的重視，只想短時間達到預期效果，那么整理出來的人事檔案必然會是漏洞百出的，人事檔案的不完備會成為事業單位發展的阻礙。其次，不僅是員工，許多事業單位的高層也沒有對人事檔案管理給予足夠重視，派去進行人事檔案管理的工作人員沒有專業技能，缺少對這項工作的熱情，甚至還有的高層認為人事檔案的管理只是簡單的對信息進行抄錄和保管，沒有把這項工作列為事業單位的主要工作，這種錯誤的認識只會將事業單位帶入錯誤的道路，所謂的人事檔案管理部門只是一個空殼部門，只處于表面的人事檔案管理不會起到任何作用，所以想讓人事檔案真正發揮自己作用下到員工上到領導都要對人事檔案管理給予足夠重視。

2.2人事檔案的管理水平不夠。人事檔案的管理要想達到預期效果，除了要有領導和員工的重視之外，外在的管理工具也需要進行變革。細觀以往的事業單位中的人事檔案管理，大多數的人事檔案是以紙張為載體，換種說法，以往的人事檔案靠的是傳統的手寫，這種方式是低效且有風險的。隨著現在的經濟不斷發展，社會不斷進步，科技不斷發展，計算機技術橫空出世。所以，計算機逐漸代替了手寫成為了人事檔案記錄的載體，但是，現在的事業單位中的人事檔案還有許多采用的是手寫方法，這必然成為了人事檔案記錄的一大漏洞。再者，記錄人事檔案的人員應該聘用有專業經驗和技能的人員，現如今，人事檔案的管理人員往往缺少經驗，對人事檔案管理的相關工作也不熟悉，信息的收集分類混亂，檔案不分類，資料整理也不及時，這種低水平的人事檔案管理成為了事業單位發展的一大短板。

2.3事業單位對人事檔案的利用水平低。人事檔案是事業單位發展的重要基石，可是許多單位領導卻缺少這一意識，他們沒有充分利用人事檔案管理部門提供詳盡的人事檔案，當然，這些人事檔案也沒有發揮自己的作用。人事檔案之所以要整理就是為了被利用，不被利用的人事檔案被整理出來也只是廢紙。現如今，人事檔案的利用水平太低，即便是查找人事檔案，也只是查找個別員工的家庭背景等等，真正查詢員工的專業技能的卻很少，人事檔案的利用效率低，功能遠遠沒有達到預期。之所以人事檔案沒有起到預期效果，跟事業單位的領導高層脫離不了關系，所以，事業單位的領導高層要反思自己的行為，讓人事檔案部門不成為空殼，真正讓人事檔案發揮自身作用，提高人事檔案利用水平，更好地為單位工作。

3.人事檔案管理的意見

3.1提高人事檔案管理人員的專業素質。人事檔案管理需要許多專業素質，包括計算機技能和信息收集管理分類技能。計算機技能作為21世紀必備的技能，對人事檔案管理也起著至關重要的作用，現在的人事檔案要充分利用計算機技術，將員工人事信息記錄在案，更高效地進行分類整理，不漏掉弄錯一個人事信息。其次，人事檔案管理需要很強的對信息的分類歸集技能，龐雜的人事信息需要專業人員進行分類整理，進而讓人事檔案一目了然。提高人事檔案管理人員的專業素質是人事檔案管理的變革的重要措施。

3.2采用現代化管理手段進行人事檔案管理。事業單位要派遣相應人員建立人事檔案信息資源庫，將各種資源合理利用。讓人事檔案真正地為事業單位服務，并且實現事業單位通過人事檔案進行選拔人才的初衷，提高事業單位的工作效率，也進而實現事業單位經濟效益的提高，讓現代化管理手段真正服務于我們的日常生活。

結語

21世紀的到來不僅促進了經濟的發展，對人事檔案管理的要求也更高，所以，事業單位需要聘請真正有專業技能的人才進行人事檔案管理，采用現代化手段，盡可能完善管理程序。只有這樣，才能真正提高人事檔案的利用效率，讓人事檔案更好地為事業單位服務。

參考文獻

[1]葉偉.淺談事業單位人事檔案管理的重要性[J].知識經濟，2011（10）.

[2]崔麗玲.淺論人事檔案管理的重要性[J].中小企業管理與科技旬刊，2012（22）.