事業單位檔案信息化管理探討

【摘要】隨著近幾年我國在經濟、科技方面的快速發展，我國在信息化方面取得了重要的突破。由于我國事業單位所容納的檔案數量隨著工作強度的加大變得越來越多，不僅數量多，種類也多，因此，檔案管理員的工作負擔十分重，為了提高檔案管理工作的質量和效率，事業檔案管理信息化建設成為了必然。本文將對最近我國事業單位在檔案管理信息化建設方面存在的問題進行詳細的探討。

【關鍵詞】事業單位；檔案信息化；管理效率

隨著社會的發展，許多新型信息技術已經被廣泛的應用到實際生產中和生活中了，由此可知，我國已經處于信息時代，并且在各個領域如果都開始使用信息化技術，那么將會減少大量不必要的人力和物力，同時也可以增加工作的準確性和規模性，尤其是就事業單位而言，檔案信息化解決了目前最重要的問題。

1. 事業單位檔案信息化管理的概念以及優勢

1.1 事業單位檔案信息化管理的概念 事業單位檔案管理信息化指的是事業單位對檔案信息進行分類，提取，分析以加工，能夠將檔案歸類，提取所需檔案等等。信息化的管理檔案是以十分方便的方式將檔案進行儲存，同時也減少了管理檔案的麻煩，提高了管理檔案的安全性。事業單位檔案管理信息化利用了互聯網，可以將各個城市的數據庫聯系在一起，實現了相互之間的數據共享。

1.2 事業單位檔案信息化管理的優勢 相比于傳統的紙質檔案管理，信息化檔案管理不具有時間長會發生紙張發霉、變黃、不宜保存的情況，使檔案資料保存的更加完整，安全性得到了良好的保護，不僅如此，信息化的高效率讓存儲更加快速，操作方便。除此之外，相比于傳統的紙質檔案管理，傳統的檔案查詢要經過人工一件一件的尋找，信息化時代下，讓查詢十分方便，通過輸入關鍵字、時間、分類就可以十分方便尋找到所需的檔案。因此，相比之下，信息化的檔案管理無論是存儲還是查詢都具有較大的優勢。

2. 事業單位檔案信息化管理的影響

2.1 事業單位檔案信息化系統的更新不及時 目前，我國大多數的事業單位都已經建立了信息化檔案管理系統，但是我國事業單位的領導人員和工作人員似乎對檔案管理信息化工作的重視程度不夠，因此事業單位檔案管理信息化系統得不到及時的更新，導致檔案管理的工作效率大大降低，對此，嚴重阻礙了單位檔案信息化管理工作的順利進行。

2.2 事業單位檔案信息化系統的使用率不高 對于，我國大多數事業單位都建立了信息化檔案管理系統，但是，相比之下，信息化檔案管理系統的使用率并不是很高。因此，對檔案管理工作并沒有起到很大的作用，使得信息化檔案管理的存儲、查詢的高效率性并沒有發揮出來，同時，也沒有減少工作人員的工作量，既花費了建立信息化檔案管理系統的資金，還在花費大量工作人員的資金，如此，得不償失。

2.3 事業單位檔案信息化系統的工作人員素質差 雖然事業單位都在建立信息化檔案管理系統，但是在進行操作的工作人員的專業知識水平以及信息化管理能力還達不到所要求的水準。有的工作人員甚至對此系統并不重視，導致其在工作時并不嚴謹、認真。工作態度極差，不僅嚴重影響了檔案管理的順利進行，也影響了檔案管理系統的高效率進行，對單位的工作有著極大的影響。

3. 事業單位檔案信息化管理要求

3.1 加大領導與工作人員對事業單位檔案信息化的重視 想要加快信息化檔案管理系統的發展，就必須要加強單位領導人員以及工作人員的重視程度，可以通過宣傳教育，進行一場數字化以及人力的競爭，當現實擺在人們面前時，人們將會對信息化檔案管理系統的高效率大吃一驚。同時，一方面要保證信息化檔案管理系統的順利進行，另一方面也要保證單位能夠定期進行相關工作人員對信息化檔案管理系統進行學習方面的培養，增加他們對其的學習興趣，提高工作人員的工作技能以及工作素質，來提高信息化檔案管理系統的使用率以及高效率。3.2 加大研發事業單位檔案信息化的硬件、軟件 事業單位信息化檔案管理系統的建立需要一定的硬件和軟件基礎。因此，相關部門要給予提供一定的資金，加強對信息化檔案管理系統的硬件和軟件的研發，要選擇安全性較高的，通過硬件的不斷更新，軟件的不斷完善升級來實現加快信息化檔案管理更快、更準確的運行。3.3 提高事業單位檔案信息化的穩定性和安全性 在事業單位信息化檔案管理系統中的穩定性和安全性扮演著十分重要的角色，因此，在實際的工作當中，一定要提高對檔案的內容的安全性意識，在進行檔案的歸類整理時，要嚴格按照程序進行，工作態度要認真、嚴謹，要具有責任感，以免操作不當發生檔案損壞的現象。除此之外，信息化檔案管理工作要在開放條件下的互聯網中才能進行，只有提高技術水平，才能排除互聯網中的潛在威脅，才能讓工作進行的更加穩定。最后，要做好防御措施，要預防檔案資料被人為銷毀等情況的出現，因此，需要專業人員提高責任意識。3.4 提高事業單位檔案信息化的人員素質 一個企業工作人員的素質好壞，決定了一個企業的發展快速與否，由此看來，工作人員的素質十分重要。因此，事業單位的領導者想提高工作人員的工作素質就要定期開展培訓活動，提高他們的專業水平，除此之外，還要經常開設講座，提高他們的思想意識，加強他們的責任感，以及認真負責的工作態度，使他們能夠更好的進行信息化檔案管理工作。單位方面也可以通過設置獎懲方式來促進工作人員努力學習，提高他們工作的積極性。同時，還可以增加定期的考核訓練，選擇最優者去完成工作，加大工作人員的競爭壓力，這樣會促進他們提高自己的工作效率。

結語

綜上所述，我們處于現在的信息化時代，位于其中的每一個人都要有著長遠的眼光面對社會，尤其是各個工作崗位的領導者，將眼光放的更加長遠，同時，也要緊緊跟著時代的步伐，跟隨信息化的腳步，由繁至簡，提高人力資源的利用率。對于事業檔案管理信息化的快速發展，將檔案管理員繁重的工作，變為一項簡單而又精確的工作，為事業單位解決了巨大的難題。促進事業單位的快速發展。

參考文獻

[1]王新敏.淺談事業單位檔案管理信息化[J].科技創業家，2013（07）.