論檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)

【摘要】隨著檔案信息化的普及及信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的提高，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論應(yīng)不斷地創(chuàng)新與發(fā)展，這是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的總趨勢(shì)。本文進(jìn)一步分析了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)的策略，以供同仁參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；檔案；檔案信息服務(wù)

引文：信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的重要保證，在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，存儲(chǔ)和處理檔案信息的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮不可替代的作用，檔案管理工作必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)的策略。

一、檔案信息化概念及現(xiàn)狀

檔案信息化就是在檔案活動(dòng)中全面應(yīng)用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段，用信息科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)和提供利用。究其實(shí)質(zhì)，是檔案管理模式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送，以信息的形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。但是，由于該項(xiàng)技術(shù)在我國發(fā)展時(shí)間較短，人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識(shí)上還有偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。對(duì)于需要長期保存的紙質(zhì)檔案，應(yīng)有適宜的儲(chǔ)存環(huán)境，為了避免紙張受潮、蟲蛀和火災(zāi)等的發(fā)生，必須投人大量的經(jīng)費(fèi)來作為保證。如果檔案沒有得到備份，在反復(fù)查閱和保管中，不可避免地會(huì)造成檔案的損壞甚至丟失，不利于檔案及其信息的保管和利用。在采用低檔平板掃描儀將文檔電子化信息化的過程中，要消耗大量的人力物力和財(cái)力，同時(shí)還涉及到如何解決電子化檔案的管理、查閱和應(yīng)用等問題。檔案信息化在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有重要的作用，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件，應(yīng)加以充分利用。

目前檔案信息化現(xiàn)狀：一是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件又多又亂，不能滿足各單位不同門類檔案的管理需求，這些都嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)整體水平的提高；二是檔案部門對(duì)于電子文件智能化管理功能還未深入研究，制約了電子檔案的分類與整理自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，基層檔案部門電子檔案還在實(shí)行雙套制管理，不但要整理紙質(zhì)檔案，還要整理電子檔案，成倍地增加了檔案整理人員的工作量；三是檔案信息化的硬件重復(fù)投資建設(shè)，在各級(jí)檔案館和基層機(jī)關(guān)、

企業(yè)團(tuán)體、企事業(yè)單位只要實(shí)施檔案信息化建設(shè)，就形成了家家建設(shè)計(jì)算機(jī)房，家家均有服務(wù)器和計(jì)算機(jī)維護(hù)人員的小而全計(jì)算機(jī)維護(hù)與管理模式。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)的策略

（一）檔案信息資源方面，力求做到資源的合理配置和有效管理。在我國，檔案館是檔案信息的主要來源機(jī)構(gòu)，檔案館內(nèi)的檔案信息資源是檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)和根本，因此檔案館的館藏結(jié)構(gòu)和館藏內(nèi)容顯得尤為重要。檔案館要從當(dāng)前的、近期的及長遠(yuǎn)的用戶需求為導(dǎo)向，不斷調(diào)整優(yōu)化檔案館的館藏結(jié)構(gòu)。館藏檔案信息的價(jià)值決定了其滿足信息需求的層次和程度，檔案信息的均衡配置， 要從國家層面、地區(qū)層面、部門層面、組織和個(gè)體用戶層面等不同維度綜合加以衡量考慮， 做到檔案信息資源配置有先后、有緩急、有側(cè)重及有計(jì)劃。

（二）服務(wù)對(duì)象方面，定位應(yīng)該是真正的面向用戶，以用戶為中心。當(dāng)今的信息用戶接觸現(xiàn)代信息技術(shù)較多，信息素養(yǎng)較高，這對(duì)檔案信息管理的水平和檔案信息服務(wù)的水平都提出了更高要求。這就要求檔案信息服務(wù)的工作人員及工作隊(duì)伍要具備良好的綜合素質(zhì)和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，尤其是要做到利用現(xiàn)代信息技術(shù)為做好信息服務(wù)工作。以用戶為中心，首先要做到區(qū)分用戶的類型。但是，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息用戶的類型較難區(qū)分。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息用戶不再受專業(yè)、部門、地域、時(shí)間等因素的限制。同時(shí)用戶群體非常復(fù)雜，用戶的信息素養(yǎng)不同、專業(yè)背景不同、語言文化不同、地理位置不同，而且在利用信息資源時(shí)表現(xiàn)出來的需求和行為方式也有所不同。另外網(wǎng)上用戶根據(jù)其興趣取向，形成了很多網(wǎng)上的社區(qū)。總而言之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來了許多新的變化，這就要求檔案工作者要從用戶角度出發(fā)，探討用戶檔案意識(shí)的培養(yǎng)方案、檔案信息服務(wù)的宣傳策略等等。我們要改變以前坐等用戶上門的陣地式的服務(wù)模式，要對(duì)檔案信息服務(wù)工作進(jìn)行重新思考及定位。在不斷提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，主動(dòng)為用戶服務(wù)。可以說，面向用戶的信息服務(wù)方式是主動(dòng)的、積極的、個(gè)性化的服務(wù)方式。檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)要面向用戶， 適應(yīng)開放的、全天候的、交互式的檔案信息共享的需要。

（三）在服務(wù)的開放度方面主張檔案信息服務(wù)持開放態(tài)度， 同時(shí)注重信息安全及信息保護(hù)。檔案信息是重要的資源，是開展很多工作必不可少的信息資源和基礎(chǔ)性條件，檔案信息化建設(shè)中要求檔案信息秉承開放共享的態(tài)度，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息及服務(wù)。檔案信息服務(wù)的開放首先要做到檔案工作開放，同時(shí)要加強(qiáng)檔案信息內(nèi)容的公開和共享。長期以來，檔案信息公開一直是檔案信息資源開發(fā)所面臨的核心問題之一。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展和日趨完善，社會(huì)信息化程度有了明顯提高，一些公務(wù)信息隨著公務(wù)管理實(shí)踐的開展在一定程度上有所公開，并可供大眾自由查詢。在檔案信息開放的同時(shí)，一定要做好檔案信息的安全保護(hù)工作，建立檔案信息安全體系，為檔案信息化建設(shè)提供有力保障。目前的信息化環(huán)境下，公共傳播途徑日益增多，更要重視檔案信息的安全體系的建設(shè)，掌握好開放與保密的關(guān)系， 嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度， 采用有效的監(jiān)控預(yù)警方式、應(yīng)急防范及異地備份等有效措施，把檔案信息安全保障體系建設(shè)落到實(shí)處。

結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，建設(shè)具有強(qiáng)大功能檔案信息共享平臺(tái)，整合檔案信息資源，才能高效獲取有效信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)，以此推動(dòng)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

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