事業單位檔案管理信息化建設的途徑

【摘要】步入21世紀，檔案管理對事業單位的作用越來越強，成為了事業單位日常經營的重要載體，隨著經濟發展，科學技術水平的進步，檔案管理想要跟得上事業單位的發展速度必須越來越信息化，傳統的檔案管理方式要逐漸摒棄，只有這樣，事業單位檔案的共享性才會得到大幅度提高，進而提高事業單位的生產經營效率，檔案管理信息化已經成為了必然，如何使得事業單位檔案管理變得信息化值得我們去探討。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化建設；途徑

1.事業單位檔案管理信息化建設的特征及其優點

1.1信息化是檔案管理方法的一大跨越。眾所周知，事業單位的檔案管理一般以傳統的紙質作為媒介，讓相關工作職員把相關檔案信息錄入到管理文獻中去，傳統的人力錄入是當時的主要方式，不僅浪費人力，也是對紙張的浪費，速度慢效率低下，而信息化的檔案管理方式就會大大提高檔案錄入效率，統一從人工錄入轉變為網絡電子錄入，互聯網代替紙張成為媒介，這種檔案管理方法不僅保留了傳統檔案管理方式的保存和運用職能，同時增加了可以管理和采集相關信息的優點，提高了企業生產經營的效率，推動事業單位的信息化建設。實現檔案管理方式一大跨越。

1.2有利于事業單位的相關檔案信息的永久保存。傳統紙張作為錄入媒介，人工機械錄的方法有許多弊端，當天氣多變時，陰雨多發，室內濕度上升，紙張就會因為水分滲入而慢慢發黃長霉，檔案信息很容易受到天氣狀況的影響，長久保存基本不可能，而采用信息化的檔案管理方式就會使這些弊端大大減少，互聯網代替紙張，只要有網絡就可以進行檔案信息錄入，不用擔心周圍環境的影響，電子代替手工，大大提高了錄入速度，檔案的存放空間得到了釋放，檔案信息得到了最大程度的保護，完整性有了保證，永久保存得到了實現。

2.我國事業單位檔案管理信息化的現狀

2.1事業單位相關檔案管理人員的素質較低。雖然現如今我國相當一部分事業單位實現了檔案管理信息化建設，但是，檔案管理人員的素質低下還是成為了一大詬病，許多檔案管理人員的專業技能沒有達到所需要的標準，對工作缺少熱情，機械完成任務，不會變通，這樣只會對檔案管理信息化建設造成阻礙。專業知識欠佳的同時，有些管理人員的計算機水平也沒有達到標準，企業錄入的檔案管理職員應該有相當的計算機水平，但是許多事業單位錄入門檻不夠嚴苛使得職員素質較低，隨著檔案信息需求量日益增大，管理人員的專業素質和技能水平要提高才能適應這種變化。

2.2事業單位對于信息化檔案管理投入的經濟力度不夠。事業單位檔案管理的信息化建設不是一蹴而就的，它是一個漫長且曲折的道路，需要的不僅有專業的技術人員，還有大量的資金和資源。專業素質過硬的檔案管理人員加上完善高效的硬件措施才是實現事業單位檔案管理信息化建設的關鍵。但是，現在許多事業單位卻想著空手套白狼，不想出過多的資金就實現完美的信息化管理。不愿花費過多的資金買進設備投入到檔案管理的信息化建設，單位的管理階層也沒有對檔案管理信息化建設抱有十足的希望，所以，投入不足，力度不夠，管理階層的不重視使得研發階層的投入力度大大減少，信息化設備和技術無法得到完善，信息技術很難在事業單位檔案管理中得到發展。

2.3事業單位的各個部門溝通不及時，檔案管理更新不及時。事業單位檔案管理的信息化建設需要的就是檔案信息更新的及時和快速。而現如今的許多事業單位沒有做到這一點，單位內部的各個部門沒有及時溝通部門情況，檔案管理部門的工作人員獲取信息不及時，沒有快速與后臺技術維修人員取得聯系，檔案信息管理系統沒有按時間的更新和維護。這主要是由于企業內部管理機制不到位，各個部門沒有在一定時間段內反應信息變化情況，這給檔案管理的信息化建設造成了極大的阻礙，給檔案信息化建設帶來了很大的不便。

3.事業單位檔案管理信息化建設的途徑

3.1提高檔案管理人員的專業素質和技術水平。檔案管理人員是檔案管理的重要媒介，檔案管理人員的素質直接關系著檔案管理信息化建設的發展。因此，事業單位應該提高專業人員的素質，不定期對他們進行關于專業知識的講座，不定期的對他們進行有關檔案管理方面的考察，不合格的人員理應排除掉，對檔案管理人員采取擇優錄取制度。專業知識很重要，檔案管理人員對待檔案管理工作的態度也很重要，事業單位要積極引導檔案管理人員，提高他們對待工作的重視程度，從心里認識到這份工作的重要性。招聘檔案管理人員時門檻應該嚴苛，不應該降低標準，真正招收有能力人員從事檔案管理工作，提高檔案管理信息化水平。

3.2加大對檔案管理信息化中軟硬件的投入力度。許多事業單位的管理階層沒有充分重視檔案管理信息化建設的重要性，沒有對檔案管理信息化建設投有太大希望，態度消極，這么做只會延誤信息化建設進程，降低研發部門人員的信心。因此，事業單位應該充分重視檔案管理的信息化建設，投入資金購入設備，提高信息化水平，對于軟硬件的投入力度也應該加強，將傳統檔案管理方式過渡到信息化的檔案管理方式，用高科技的電子設備代替人工，充分發揮電子儲存的重要性，將高水平技術滲透到檔案管理工作的各個領域中去。這些對檔案管理信息化建設很重要。

3.3加快平臺推廣模式的建設。事業單位的檔案管理信息化建設旨在讓信息化滲透到日常生活，讓更多的信息需求者受益，所以，只提高事業單位內部的信息化建設水平是不夠的，關鍵是讓信息化得到推廣。所以，構建平臺推廣模式是必不可少的，只有加強推廣與宣傳，信息化建設才會為人們所知。建設推廣平臺可以有很多種，例如構建相關網站，在相關的網站發布信息化建設內容，亦或是利用知名度較高的企業或者名人來吸引目光，讓更多的人們享受到檔案管理信息化建設的優點，也促進了事業單位的人才檔案管理信息化建設。

4.結語

信息化的時代已經到來，只促進經濟發展是不夠的，事業單位檔案管理信息化建設已經成為了必然的一步。事業單位重新整改檔案管理的方式，摒棄傳統的方法，讓信息化融入到檔案管理中，這不僅是事業單位檔案管理方法的跨越，也實現了檔案信息資源管理的多元化發展。

參考文獻

[1]劉俊言.新形式下事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].黑龍江檔案，2013-8