論檔案管理的信息化建設

【摘要】各行各業工作中都需要建立各種各樣的檔案對工作人員進行記錄，因此檔案占據著非常重要的作用。在檔案管理中作中存在著很多不夠完善的問題，而隨著信息化社會的發展，檔案管理信息化建設也逐漸步入正軌。在這種快速發展的信息化社會背景下，檔案管理的信息化建設是社會發展所必須的。為了更好的完善檔案管理，減少在檔案管理中問題的產生，就需要對檔案管理的信息化建設做好研究。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；研究

為了讓檔案管理工作更好的為社會發展多服務，我國檔案部門不斷的升級改進檔案管理工作，加強了檔案管理的信息化建設，這樣能夠滿足檔案管理工作在社會上的需求，便利很多工作的進行。

1.在社會背景下檔案管理信息化建設的作用

1.1檔案管理信息化建設讓檔案管理工作更簡單

檔案管理信息化建設讓檔案管理工作擺脫了傳統的檔案管理工作模式，極大程度上方便了工作的進行，不僅減少了檔案管理工作量，讓檔案管理工作效率更高，而且更加增強了檔案管理的私密性和安全性。信息化建設讓檔案管理工作不再被種種因素所禁錮，變得更加自由多樣化。在如今網絡化社會的前提下，檔案管理信息化建設也讓檔案管理工作更加透明，管理工作受到更多人的監督，可信度增加。在檔案管理工作中一系列的事項中，從對檔案的設立管理，到通過各種應用對檔案信息的采集和總結，再到信息的貢獻和服務，當檔案管理信息化建設的應用后，檔案管理工作變得簡單易行不再那么繁瑣，同時檔案信息資源的利用和配置也更加的公平。這些優點都促進了檔案管理工作的高效進行，讓檔案管理工作更好的服務于社會。

1.2檔案管理信息化建設讓檔案更加具體

信息化檔案管理方式的建設不僅讓檔案管理工作更加的輕松易行，并且讓檔案信息總結的更加具體，有利于的檔案信息的利用，為一些決策工作提供了極大的幫助。為了更好的讓決策工作更正確，就需要讓檔案管理工作更加具體。信息化檔案管理的建設讓管理工作更加科學，檔案信息的收集也更方便，收集得到的信息可靠性也更高。信息化讓檔案收集，查詢，更改和信息查詢利用更加方便，大大縮短了查找檔案所耗用的時間，同時減少了由于儲存檔案而占據的空間。這些綜合能力的提升都為檔案管理工作更好的服務于人們做出了貢獻。在實際的檔案部門的檔案管理中，檔案管理信息化建設對檔案管理工作有著非常有利的作用，讓檔案管理工作更具優勢。

1.3檔案管理信息化建設讓檔案信息能更好的服務于人們

檔案管理信息信息化建設方便了科學研究，并且讓檔案管理知識更為普遍，檔案管理也能更好的為人們提供服務。信息化的建設讓檔案信息共享變得簡單易行，不再被時間地域所限制，檔案信息收集整理好以后，直接存入網絡進行存儲，可以讓很多人對該信息進行共享，不必再一次次的對一份檔案進行重建，很大程度上提升了工作效率減少了工作量。當檔案信息需要更新補充時只需要在網絡上進行更改就好，不需要再將檔案重新整理入庫，具有很高的適用性，修改補充檔案信息的時間也大幅度減少。檔案管理信息化建設讓檔案信息更具有特色。

2.檔案管理信息化建設對社會發展的意義

2.1檔案管理信息化建設讓檔案管理工作效率更高

傳統的檔案管理工作需要很多人的參與才能完成，管理工作人員手工對檔案進行整理，收集，錄入，提取應用等工作，這些工作繁瑣并且工作量特別大，是一項耗時耗力的工作，工作效率特別低。而現在檔案管理信息化建設讓檔案管理工作不再那么耗時耗力，變得更加輕松。信息化建設后檔案管理工作效率提升了好幾個層次，其管理工作自動化程度增加，而網絡化的應用則更好的方便了信息的共享，讓檔案管理工作不需要太多人就能輕松完成工作任務。檔案管理網絡化讓檔案信息只需要整理一次，不用重復整理浪費時間，整理好的檔案可以讓很多單位進行資源共享利用，并且可以進行好多次的提取工作，對于信息輸出提供了很大的幫助。數據共享是檔案管理信息化建設最大的優勢，因為信息共享的方便性提高了檔案管理工作的工作效率。當檔案信息需要紙質版的時候，只需要從網絡上調出檔案資料，然后直接打印即可，完全不用讓工作人員勞神勞力的到檔案管理庫去尋找檔案，然后在手寫重新整理一份臨時檔案，網絡上的檔案信息和傳統的紙質版檔案沒有不同，能夠非常完善的保留檔案信息，避免了檔案丟失或損壞造成的信息遺失。

2.2檔案管理信息化建設讓檔案信息查詢更加方便

檔案管理信息化建設讓檔案信息查詢更簡單易行，只需要在搜索欄里面輸入需要查詢的檔案名稱，就可以點擊搜索進行查找，不僅快速而且準確，大大縮短了傳統查找檔案信息所耗用的時間。傳統方面的檔案信息查找，需要檔案管理工作人員根據檔案編排的目錄到檔案存儲庫中進行一本一本的查找，效率非常低，而網絡信息化建設則很好的避免了檔案管理工作中的這一缺點。網絡查詢上包括模糊查詢，仔細查詢和分類查詢，這些都比傳統查找方式省時省力。

2.3提高檔案管理工作人員的工作素養

檔案管理信息化建設需要管理工作人員更新自己的知識，補充新的信息知識，這樣才能更好的讓檔案管理信息化建設成果更大，并且要積極培養自己正確工作的態度和素養，全面提升個人素質，工作人員素質的提升是檔案管理工作改革創新的基礎。檔案管理工作信息化建設后工作內容不同與傳統的管理方法，因此管理人員需要更新自己的知識結構，完善工作。

3.結語

在現代化建設中，為了更好的促進我國檔案部門的發展和完善，必須將檔案信息化建設作為一項基礎性工作，管理部門應該對其足夠重視。檔案管理信息化建設是指對檔案管理的信息資源的建設，對數據庫的建設和對檔案管理工作人員工作素養和工作能力的培養。在這些因素的幫助下，檔案管理信息化建設才能更好的步入正軌。現在我國檔案管理信息化建設已經有了很大進步，很大程度上方便了人們的生活，讓檔案信息共享變得更為便捷。

參考文獻

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