論罪犯檔案的信息化管理策略

【摘要】罪犯檔案隸屬于國家檔案管理體系，因此加強對其的管理，不斷基于外在形勢的變化對其管理方式上的創新，是很有必要也非常符合社會發展進程的選擇。本文以“罪犯檔案的信息化管理”為主要研究對象，首先闡釋了罪犯檔案的基本管理原則，然后分別從三個角度論述了具體的信息化管理策略。望本文中筆者的研究內容，能夠為當前從事獄政管理以及罪犯檔案管理的廣大工作人員，從創新方法與手段的角度提供一定的借鑒與啟示。

【關鍵詞】罪犯檔案；檔案信息化；檔案管理建設

在傳統檔案管理過程中融入信息化手段與管理模式，已經成為檔案管理方式當中不可逆的發展趨勢。因為其不僅可以從根本上提升罪犯檔案管理的工作效率，提升工作的精準度與嚴謹性，而且能促使檔案更好地為我國獄政管理所需的各項事宜提供一定的便利。但是在如今社會科技飛速發展的形勢下，如何實現罪犯檔案管理的信息化進程，或者說如何追求二者之間的高效融合，是本文所要研究的主要問題。

一、罪犯檔案的基本管理原則

罪犯檔案既隸屬于普通檔案管理范疇，但又因為其所針對服務的對象、本身來源和使用方法上的特殊性，故而呈現出一系列有別于其它類型檔案的使用管理原則，譬如下文當中所提到的法律性原則、載體縝密性原則以及資料完整性原則。

（一）法律性原則

在我國，罪犯檔案的構成擁有一套嚴密的法律要求，《人民檢察院起訴書副本》、《刑罰執行通知書》、《人民法院判決書》以及《入監登記表》和《身體健康檢查表》等必須完整收錄，保障齊全。同時，檔案裝訂要嚴格、規范，符合國家的各項標準及規定，既要保證檔案卷面的整齊，亦要從根本上保障其實體質量和統一度。同時，罪犯檔案中的諸多資料本身都是具有一定法律效應的重要公文，具有非常直觀的嚴肅性與法律性，因此在保管和使用其的過程中一定要嚴格遵守法律程序、步驟精密，維護必要的法律尊嚴。

（二）載體縝密性原則

用于進行罪犯檔案裝訂的紙質必須保證大小統一、規格一致，用語要規范標準，行文內容當中不允許出現粗制濫造的簡稱以及各種不規范的口語內容。同時，公文內的字跡必須清晰牢固，無論是各種打印式的記錄還是手填式報表與批注等內容，都不能使用容易字跡模糊的紙張，以保障檔案的長期可用，避免因日久風化而影響到其日后使用的質量。

（三）資料完備性原則

罪犯檔案是輔助我國獄政管理，同時能夠對罪犯進行改造的重要輔助性信息資源。因此，從資料的收集整理角度來說，一定要保障其完整性，能夠全面、多角度和立體化體現出整個法治部門對罪犯進行管理、收監以及刑罰的全部過程，為接下來有關勞務改造以及法制教育提供必要的保障與理論支持。

二、罪犯檔案的信息化管理策略

加強罪犯檔案的信息化管理，推動其科技化與信息化進程，就必須緊密圍繞我國罪犯檔案管理的相關工作實際，對其加以研究，找到準確的契合點與切入點，從維系檔案管理安全、推動其高效地服務于我國獄政管理的角度出發，將信息化以及科技化的相關內容準確、切實地應用到有關罪犯檔案管理的方面當中。

（一）明確責任，完善制度

明確責任指的是要根據目前我國已經生成的有關罪犯檔案管理的各方面要求，制定出一套完整的操作規范和業務流程，并對其內部當中的每一個環節與細節進行明確規范與要求，層層明確責任，以促成各項工作的順利開展與進行；完善制度指的是要充分建立起一套更加符合新時期信息化進程的管理制度，能夠對罪犯檔案管理過程中所有有關收集、保管、查閱以及借調環節各方面進行明確要求，保障各項內容能夠有序、規范地進行。

（二）加強信息應用培訓

加強有關罪犯檔案管理方式的相關培訓，提升其有關信息科技的綜合素質與態度認知。首先，要加強必要的基礎信息內容培訓，要根據信息化發展進程需求，有針對性地組織檔案管理人員進行系統及專業化的檔案知識、計算機信息科技知識、軟硬件操作技術、文字錄入及數據結算知識等相關內容的學習。通過大量的專題培訓以及實際上機操作，不斷提升檔案管理工作人員的信息化管理水平以及檔案處理的信息化應用能力。其次，加強崗位培訓，完善業務考核機制，將信息化學習的相關內容納入到檔案管理工作人員的具體學習和考核事宜當中來。通過舉辦不定期的考核等相關活動，組織檔案管理人員不斷加強對基本業務知識和信息技能的學習，促使其不斷鞭策和鼓勵自己“懂檔案業務、懂信息技術要求”。再次，互通有無、優勢互補。檔案管理機構要不定期組織管理人員到其它地區和管理機構進行學習與交流，其主要目的在于不斷拓展管理人員的視野，使其能夠在交流與對話的過程中，吸收和借鑒全新的管理模式與方法，從而作用于自身的管理工作當中，使之更加符合當今社會的發展主題。

（三）實現高度共享，完備科學保障

要想真正意義上實現罪犯檔案信息化管理，還需要一定的物質基礎作為基本保障，從而推動各項政策以及制度的實施與落實。首先，檔案管理部門要盡可能地得到更上一級主管和領導的支持，增加管理所必要的財務經費以及其它方面的財政預算，通過加強對財務資金的合理規劃與使用，間接提升其管理效果；其次，在全國范圍內構筑檔案管理所需的高效共享網絡，根據目前我國獄政管理以及罪犯檔案管理的發展現狀，充分促成其與司法、財政以及其它管理部門之間的高度整合與聯系，實現其相互之間的溝通與協調，從而為接下來各項工作內容以及事務的開展提供最大程度的便利以及信息技術支持。

三、結論

罪犯檔案管理隸屬于我國國家檔案管理范疇，是我國獄政管理工作的重要組成部分。隨著當前我國各項信息技術的快速發展，各種信息科技逐漸作用于檔案管理領域，使之呈現出更加快速、更為便捷的發展趨勢，這已經成為一股不可逆的潮流。而對于傳統罪犯檔案管理而言，要想充分實現其與信息化管理技術的相互融合，使之能夠更好地服務于國家檔案管理體系，服務于我國的獄政管理，就需要明確責任，完善制度，加強信息應用培訓，實現高度共享，完備科學保障——只有這樣才能讓科技與傳統完備結合，發揮更好的效果。

參考文獻

[1]吳孝仙.罪犯檔案價值及其發揮[J].蘭臺世界，2015（02）：7-8.