“互聯網+”背景下的檔案管理現狀及應對策略

孫叢宇?廉健男

摘 要：隨著互聯網+”時代的到來，作為傳統行業的檔案管理面臨著前所未有的機遇與挑戰。新的形勢下，國務院印發了《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，指出加快互聯網和政府公共服務體系的深度融合，構建面向公眾的一體化在線公共服務體系。本文主要結合檔案管理的現狀，以‘互聯網+”為背景，指出其在當前存在的不足，同時結合互聯網+時代的發展趨勢與要求，提出了應對策略，作了進一步的分析和探討。

關鍵詞：互聯網+；檔案管理；現狀；策略

1 引言

進入信息時代以來，檔案管理工作的理念在不斷的推陳出新，管理水平和效率有了顯著的提高，總體上適應了新時代的發展需求。然而就目前形勢而言，特別是在國家戰略“互聯網+”的大背景下，眾多行業依托互聯網平臺，實現了自身行業的飛速發展，激發了新的業態和活力。檔案部門也開始逐步探索“互聯網+檔案”領域的研究和趨勢。然而，檔案管理和“互聯網+”在平臺建設、軟件開發及系統融合等方面，仍然存在一些問題。因此，建議進一步采取相關策略，主動出擊，對互聯網+與檔案管理間的融合進行深入研究，以公共需求為導向，為社會及時提供準確、有效的檔案信息，更好的服務社會。

2 檔案管理工作的現狀

1、政府對檔案管理信息化的推進力度不足

首先，在思想意識層面上，政府工作重點強調以經濟建設為中心，忽視了公共服務部門的發展。檔案管理工作本身不會帶來直接的經濟利益，因此，一段時期以來，各相關部門不免忽略了檔案管理工作的重要性，缺乏對檔案文化的宣傳和有效監督，忽視了對檔案的規范與管理，部分管理人員的綜合工作水平總體偏低，導致檔案管理效率低下。

同時，在檔案管理信息化發展的歷程上，我國經歷了單機管理階段、網絡管理階段、電子文件管理系統階段以及當前互聯網+管理階段，然而縱觀一段時期以來軟件的開發與共享等方面，存在著缺乏國家主管部門制定的統一規范與標準、軟件開發不徹底、軟件更新不及時等弊端，影響數據平臺的共享[1]。

2、檔案管理人員網絡化素質需要進一步的提升

首先，檔案管理工作者是檔案管理和利用工作的行為主體，然而，實際工作中，有相當大一部分檔案管理人員沒有檔案專業背景或實際工作經驗，缺乏理論知識和責任意識，面對檔案管理工作中的具體問題難以規范處理，進而不能有效地發揮互聯網下的各類檔案管理的作用。

另一方面，檔案部門作為非盈利性質的公共服務機構，缺少有效的激勵機制，部分檔案管理者的主動服務思想不強，制約了檔案用戶的滿意度和關注度的提升，進而影響了檔案管理信息化的進程。[2]相反，物聯網和購物網在經濟利益的驅使下，與互聯網聯系融合得比較緊密。

3、企業對檔案信息化管理缺乏動力

在檔案信息化管理方面，企業領導誤認為檔案工作不能給單位創造效益，不是單位的主要工作，此外，與公共部門直屬的檔案管理部門有財政支出不同，企業方面需要獨自承擔這一部分費用，因此，在檔案管理工作人員的招聘與任用，以及檔案軟件的選用與采購方面，未給予較多經濟支持，導致企業檔案缺乏信息化有效融合和推動。

4、公共檔案意識和關注度有待提升

根據有關調查結果顯示，當前，公眾對檔案利用方式和途徑存在誤區，檔案意識不強，缺乏檔案合理利用的氛圍。公眾對檔案的特點、保密范圍、利用途徑等不了解，進而影響其對檔案信息獲取途徑的選擇，從而導致檔案價值以及公眾關注度的下降。

3 “互聯網+檔案”的發展策略

1、大力宣傳，促進檔案管理網絡思維化

“互聯網+”時代是一個充滿機遇與挑戰的時代，傳統的檔案管理工作方式已不在適合檔案管理工作，未來的檔案管理工作是”互聯網+”時代的深度和廣度內涵的檔案管理工作，要符合網絡時代的要求，提高管理水平和效率。社會檔案網絡意識需要大力宣傳， 需要一個長期的漸進的過程，必須經過持之以恒的宣傳和切實的工作才能完成。提供公共檔案網絡交流平臺，讓公眾了解檔案、認識檔案，增強公眾檔案網絡意識和關注度，這是實現互聯網+檔案工作全面快速網絡化發展的重要一步。讓全社會關注檔案文化，才能高效地開展互聯網+時代的檔案管理工作。

2、推進統一的檔案網絡平臺建設

檔案管理軟件是互聯網+時代中檔案信息化管理的基礎，因此，國家檔案主管部門應站在全局的高度，積極扶持檔案管理軟件的研發，制定統一的研發標準，發展多層次、多類型、能滿足不同檔案管理要求的檔案管理軟件，推動我國檔案網絡化、協同化、項目化、專業化、平臺化進程。同時，在保障檔案安全的前提下，推進全國開放檔案信息資源平臺建設，逐步把全國已上網開放檔案和政府公開信息集中收集起來，方便社會利用。

3、推動新時期檔案管理體制機制改革

科學合理的管理體制、靈活有效的運行機制，是實現檔案事業科學發展的基礎保障和必要條件。[3]合理劃分檔案管理工作的職責和權力。“互聯網+檔案”時代，一方面提高檔案管理的網絡化、平臺化的同時，重點應該是強化檔案服務職能。傳統的管理模式是將主管檔案的單位或部門作為政府或企業的附屬機構進行管理，導致效率低、重視程度不夠等諸多問題的產生。為了與當前政府轉型、社會轉型相適應，必須實行從國家事業向公共事業的轉變[4]，即實現了政事分開，檔案管理單位才能成為自行發展、自主管理、自我約束的法人實體，進而更好地依托互聯網平臺履行強化服務的職能，直接對服務對象負責，加大事業服務與服務對象結合的廣度、深度，保證社會平等獲得和合理利用檔案的權利，才能促進檔案事業的平穩健康發展。

4、樹立安全意識，做好檔案安全防范工作

檔案信息的保密性與安全性是檔案管理的關鍵，進入互聯網+時代，信息的安全性方面也日益凸顯，因此，需要建立健全檔案信息安全保障體系，以保證檔案信息的使用安全和存儲安全。對于檔案管理工作，既要提高檔案信息安全意識，也要防范非法分子利用網絡技術盜取檔案信息。檔案管理工作需要采取有效的管理方法，加強對網絡檔案用戶的身份認證和網絡系統的監控，確保內網與外網隔離，對于數據庫的信息也要經常備份，確保檔案信息的安全性。

4 結語

隨著網絡技術的應用，網絡化、信息化、數字化給檔案管理工作的發展提供了一個良好的發展平臺。有越來越多的資料需要通過多種載體形式記載起來，其中數字化館藏的建設尤為重要。國家檔案局局長楊冬權指出：“給傳統檔案工作插上網絡這一現代翅膀”。因此，培養高層次的檔案管理專業人才，加強檔案文化的社會宣傳和教育，科學地制定各項技術標準，拓寬服務領域，強化服務意識和檔案安全意識，才能促進”互聯網+”與檔案管理的互補融合，進而推動檔案管理健康快速發展。

參考文獻

1.李齊英.檔案信息化管理軟件發展的歷時考察[J]青海師范大學學報，2013.4

2.堯欣.提高檔案的社會關注度[J]北京檔案，2010.9

3.紀新.轉型期大型企業集團檔案管理模式研究[D]天津師范大學，2008

4.杜平.國家公共事業職能界定與調整研究[D]中國海洋大學，2007