高校辦公室秘書的角色意識(shí)及實(shí)踐策略

文/新疆師范大學(xué) 古麗米拉·艾尼

?

高校辦公室秘書的角色意識(shí)及實(shí)踐策略

文/新疆師范大學(xué) 古麗米拉·艾尼

【摘要】通過研究高校辦公室的工作職能，崗位特點(diǎn)，來充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要性。運(yùn)用社會(huì)學(xué)的角色理論，對(duì)高校秘書工作進(jìn)行準(zhǔn)確的角色定位，形成扮演各種角色的意識(shí)。通過探討進(jìn)行角色實(shí)踐的策略，為今后我校辦公室工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】高校；秘書；角色意識(shí)；實(shí)踐

高校辦公室作為高等院校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，既是學(xué)校對(duì)外聯(lián)系的窗口，又是為校內(nèi)各部門、廣大師生員工服務(wù)的平臺(tái)。發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的中樞紐帶作用。因面對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生等多層次的群體，秘書工作有其獨(dú)特的一面。當(dāng)前，隨著高校教育改革的日益深入，全民素質(zhì)的不斷提高，使得高校辦公室秘書工作面臨著新的局面和新的挑戰(zhàn)，也要求辦公室秘書必須轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)入角色，大膽創(chuàng)新，緊跟時(shí)代發(fā)展節(jié)奏，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，推動(dòng)辦公室工作上臺(tái)階，為高校的發(fā)展提供有力保障。

即時(shí)的交互加強(qiáng)師生情感交流 在傳統(tǒng)的微課平臺(tái)中，學(xué)生的學(xué)習(xí)模式基本保持一成不變，即視頻的觀看、課后練習(xí)的完成等。但在一個(gè)真實(shí)的教學(xué)情境中，學(xué)生可能會(huì)產(chǎn)生一些疑問和困惑，如果無法得到解答，可能會(huì)影響后期學(xué)習(xí)效果。同時(shí)，在微課直播平臺(tái)中，教師可以在直播授課過程中對(duì)學(xué)生提出的問題進(jìn)行實(shí)時(shí)的、面對(duì)面的答疑。直播形式的授課能夠幫助師生實(shí)現(xiàn)更加即時(shí)的交互，有助于加強(qiáng)師生情感交流，讓學(xué)生擁有更加身臨其境的學(xué)習(xí)體驗(yàn)。

通過完善質(zhì)量流量計(jì)采集參數(shù)，系統(tǒng)能夠監(jiān)測(cè)到零漂、氣化、報(bào)警等關(guān)鍵的異常信息，建立起質(zhì)量流量計(jì)全生命周期運(yùn)行監(jiān)測(cè)管理檔案，通過深化應(yīng)用，取得了良好效果，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中充分發(fā)揮計(jì)量把關(guān)作用。

一、高校辦公室秘書工作的基本職能

一是日常事務(wù)職能：如接待服務(wù)，會(huì)議室管理，機(jī)要保密，印章管理，文件管理，通信工作等。二是秘書專項(xiàng)職能：如公文處理、會(huì)議安排、信息服務(wù)、信訪工作、檔案管理、調(diào)查研究等。三是秘書特別授權(quán)職能：如督察督辦，傳達(dá)指示精神、公文寫作、協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系等等。

二、高校辦公室秘書崗位特點(diǎn)

一是事務(wù)繁雜。高校辦公室秘書辦理大小事務(wù)，兼顧內(nèi)外，進(jìn)行各種服務(wù)。二是工作量大。高校辦公室秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的辦事員，又是學(xué)校的監(jiān)督員，一邊落實(shí)工作要求，一邊收集，督查反饋信息，經(jīng)常加班加點(diǎn)。三是接觸廣泛。高校辦公室秘書是領(lǐng)導(dǎo)的信息員，又是學(xué)校的聯(lián)絡(luò)員，需要了解很多情況，要求知識(shí)面廣闊，視野開闊，性格開朗，樂于學(xué)習(xí)。四是標(biāo)準(zhǔn)高。高校辦公室秘書工作的特殊性決定，高校秘書思考問題需要周全，看得高，看得遠(yuǎn)，思維靈活，處理問題、辦理事物需要效率高、速度快。

三、高校辦公室秘書角色意識(shí)分析

(一)看。多看經(jīng)驗(yàn)豐富的，優(yōu)秀的高校秘書是如何做的。把他們的工作作風(fēng)、工作態(tài)度、服務(wù)態(tài)度、業(yè)務(wù)素質(zhì)、道德品質(zhì)、成功經(jīng)驗(yàn)等都納入到看的范圍。養(yǎng)成善于觀察分析，善于深入研究，進(jìn)行比較，揚(yáng)長(zhǎng)避短，為我所用。這不僅有利于開闊視野，培養(yǎng)辨別能力，避免觀念主義、經(jīng)驗(yàn)主義等錯(cuò)誤的出現(xiàn)，還有利于了解秘書的成長(zhǎng)過程，幫助我們少走一些彎路。

(二)聽。通過觀察，深入研究之外，還應(yīng)當(dāng)善于多聽秘書工作者的經(jīng)驗(yàn)之談。多交流，多討論。借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)，并把它升華，為取得更優(yōu)秀的成績(jī)奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，吸收失敗的教訓(xùn)，努力做到避免犯相似的錯(cuò)誤。也多聽除秘書工作者之外的群眾對(duì)秘書工作的要求、需求，培養(yǎng)適應(yīng)新形勢(shì)、新局面的能力。

該試驗(yàn)數(shù)據(jù)不僅可用于甄別假軸貨車，而且可用來對(duì)車輛超限情況進(jìn)行判別，以表2和表3的數(shù)據(jù)為例，車牌為CR2721的車輛的真實(shí)軸型為127型，該軸型的總限重為40 t，而1127軸型的限重為48 t，當(dāng)該車輛載重45.6 t行駛時(shí)，放下假軸，限重上升為48 t，車輛為未超限狀態(tài)，但若收費(fèi)系統(tǒng)以真實(shí)的127型軸型判斷，該車輛已超限5.6 t，可追回因超限而逃避的通行費(fèi)。利用數(shù)據(jù)分析方式甄別假軸車輛不僅能減少人工成本、提高甄別效率，而且可利用歷史記錄提高甄別的準(zhǔn)確性。

(三)“勤務(wù)兵”角色的服務(wù)意識(shí)。高校辦公室是高校的窗口部門，服務(wù)于師生。高校辦公室秘書要做好三項(xiàng)服務(wù)：一是超前服務(wù)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，高校辦公室秘書必須注重自身的發(fā)展，不斷積累知識(shí)，提高素質(zhì)，培養(yǎng)預(yù)測(cè)和判斷的能力。主動(dòng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，第一時(shí)間掌握第一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供建議。二是協(xié)調(diào)服務(wù)。高校辦公室是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外的紐帶，在高校發(fā)展過程起紐帶的作用。一方面為師生員工的工作提供方便，為他們排憂解難，聽取他們的呼聲。另一方面，要把領(lǐng)導(dǎo)的決策下達(dá)給師生。除此之外，學(xué)校對(duì)外聯(lián)系中起橋梁的作用。三是日常服務(wù)。高校辦公室秘書對(duì)來訪人員要熱情服務(wù)、周到服務(wù)、微笑服務(wù)、耐心服務(wù)。消除門難進(jìn)、臉難看、話難說、事難辦的局面，做到來有迎聲，走有送聲。滿足來訪人員的需求，并且十分注重方式、方法。樹立熱情、文明、高效的良好形象。

(二)“士兵”角色的服從意識(shí)。服從領(lǐng)導(dǎo)安排是高校秘書最基本的角色意識(shí)。接到領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)之后，必須服從指揮，不能抱怨，不能問到底是什么事才去辦，這樣可能對(duì)辦事效率會(huì)有積極的影響，但很可能耽誤工作。任務(wù)不能推諉，更不能跟領(lǐng)導(dǎo)對(duì)著干。總的來說，辦文上要服從規(guī)范，辦會(huì)上要服從規(guī)劃，辦事上要服從指揮。保證領(lǐng)導(dǎo)的決策貫徹執(zhí)行的前提下，靈活地去辦，也就是采取更有效的形式和方法去辦。

(四)“謀士”角色的創(chuàng)新意識(shí)。高校辦公室秘書在日常生活中，要多思考、多學(xué)習(xí)、多總結(jié)。遇到新問題、新情況要及時(shí)、靈活的去解決問題。不要犯主觀主義、經(jīng)驗(yàn)主義的毛病。也不能因?yàn)榕率芸唷⑹芾郏鍪虑芭吕恰⒑笈禄ⅲ桓掖蚱婆f規(guī)矩，大膽地探索。鄧小平同志說過：改革開放膽子要大一些，敢于試驗(yàn)，不能像小腳女人一樣，看準(zhǔn)的就大膽地試，大膽的闖；深圳的重要經(jīng)驗(yàn)就是闖，沒有一點(diǎn)闖的精神，沒有一點(diǎn)“冒”的精神，沒有一股氣呀，勁呀，就走不出一條好路，走不出一條新路，就干不出新的事業(yè)。

利用各種機(jī)會(huì)，主動(dòng)聽，善于聽，并認(rèn)真思考，完善自己的不足。

四、高校辦公室秘書工作實(shí)踐策略分析

高校辦公室秘書的角色意識(shí)，是指高校秘書對(duì)其秘書工作角色的心理體驗(yàn)，是感知其工作責(zé)任，工作義務(wù)的心理活動(dòng)。若淡化對(duì)這種心理活動(dòng)的重視，秘書將無法發(fā)揮其在工作過程中的主觀能動(dòng)的作用，成為機(jī)械的履行秘書職能的“機(jī)器”，不可能成為一名優(yōu)秀乃至卓越的秘書。

(一)“管家”角色的責(zé)任意識(shí)。高校辦公室秘書是高校的《管家》。應(yīng)把一切工作安排得井井有條。辦公室工作無小事，寫錯(cuò)一個(gè)字或一份傳真、一張機(jī)票、一個(gè)電話的失誤，都可能會(huì)造成不可估量的后果，可能損害高校辦公室甚至學(xué)校的形象和利益，這是辦公室工作的重要性與特殊性所決定的，這特性要求辦公室秘書在工作中必須高度集中精神。因此，辦公室工作人員必須用高標(biāo)準(zhǔn)要求自己，任何時(shí)候都不能馬虎、懈怠，必須具備很強(qiáng)的責(zé)任感。

(五)“保密員”角色的保密意識(shí)。高校辦公室工作的特殊性決定辦公室秘書在工作中會(huì)接觸很多涉密文件、涉密資料等。近年來，由于秘書保密意識(shí)的淡薄，很多高校連續(xù)發(fā)生涉密文件丟失、被盜，甚至通過打印、復(fù)印而擴(kuò)散等現(xiàn)象，后果不堪設(shè)想。所以說高校辦公室秘書必須樹立高度的保密觀念。管住自己的眼，不該看的不看；管住自己的腦，不該記的不記；管住自己的口，不該問的不問，不該說的不說；管住自己的耳，不該聽的不聽。做到守口如瓶，滴水不漏，自覺保守黨和國(guó)家的秘密。

當(dāng)紫薯粉的添加量為40%、白糖添加量為20%、檸檬酸添加量為0.4%的條件下，黃油添加量分別為20%、30%、40%、50%、60%，研究黃油添加量對(duì)紫薯酥性餅干品質(zhì)影響，感官評(píng)分結(jié)果（見圖4）。黃油添加量為50%時(shí)，紫薯酥性餅干口感最佳，感官評(píng)分較高。當(dāng)黃油添加量小于50%時(shí)，制作出的餅干偏硬、口感不酥松不松脆。當(dāng)黃油添加量大于50%，餅干酥松性增加，但餅干易碎不完整，且過多黃油加入，其香味會(huì)掩蓋紫薯的風(fēng)味。因此選擇黃油添加量為50%。

(三)讀。活到老，學(xué)到老。高校秘書在工作中提高自己的實(shí)踐能力、辦事能力。與此同時(shí)，在業(yè)余時(shí)間，必須注重理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。多看書、雜志和新聞等。了解黨的政策、方針，關(guān)注國(guó)內(nèi)外有重大影響的新觀念、新思想，注重掌握其實(shí)質(zhì)，并善于與其本職工作相結(jié)合。時(shí)刻保持與時(shí)俱進(jìn)，保持頭腦清晰，這樣不僅能提高自己的理論修養(yǎng)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，還可以培養(yǎng)自己的認(rèn)識(shí)能力、分析能力、應(yīng)變能力、在遇到新問題，新情況時(shí)能夠不慌不張，妥善處理。

(四)練。首先，秘書要勤練腦。高校辦公室工作具有無規(guī)律性，不特定性。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)之前沒有遇到過、沒有處理過的問題。此時(shí)，辦公室秘書要培養(yǎng)迅速進(jìn)入角色，準(zhǔn)確就位不越位、準(zhǔn)時(shí)到位勤補(bǔ)位的思想，保證辦公室一切工作順利進(jìn)行。其次，秘書要勤練身。高校秘書在工作中要不計(jì)名利，爭(zhēng)挑重?fù)?dān)，以身作則。培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)、善于合作的精神。保證言行正派、表里如一。重團(tuán)結(jié)、講文明。再次，秘書要勤練手。遇事要善于多動(dòng)手，秘書工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性要求較高。光看、讀可能達(dá)不到這項(xiàng)要求。從一張機(jī)票的預(yù)定到一場(chǎng)會(huì)議的布置，要求秘書必須認(rèn)真操作，萬無一失。最后，秘書要勤練口。秘書是高校聯(lián)系內(nèi)外的橋梁。一言一行都能代表學(xué)校的形象。表達(dá)能力是高校秘書最基本的能力之一。只有通過多討論、多交流，才能培養(yǎng)能言善辯能力，才能建立良好的人際關(guān)系。

醫(yī)源性角膜擴(kuò)張（Post-LASIK keratectasia，PLK）是角膜屈光手術(shù)的嚴(yán)重并發(fā)癥，可導(dǎo)致術(shù)后視功能下降，屈光回退，嚴(yán)重影響患者術(shù)后的視覺質(zhì)量，從1998年Seiler報(bào)道首例角膜擴(kuò)張至今[2]，已有200多例相關(guān)病例被報(bào)道，有關(guān)PLK的發(fā)生與預(yù)防，一直是角膜屈光手術(shù)領(lǐng)域的研究熱點(diǎn)。

(五)寫。寫是看、聽、讀、練基礎(chǔ)上的進(jìn)一步提高。秘書工作內(nèi)容繁多，涉及到的細(xì)節(jié)性的東西也比較多，需要我們不斷積累，不斷總結(jié)，不斷提升。從大量的理論闡述和事實(shí)論證中領(lǐng)悟更多的知識(shí)。這就促使我們讀更多的書，做更多的思考，看更多的情景，動(dòng)更多的腦筋，形成思維上的靈活敏捷，認(rèn)識(shí)上的條塊結(jié)合，能力上的鞏固提高。如此，一位優(yōu)秀、卓越的高校辦公室秘書便應(yīng)運(yùn)而生。

（本文系新疆師范大學(xué)管理服務(wù)科研項(xiàng)目，項(xiàng)目編號(hào)為XJNUGF201403）

參考文獻(xiàn)：

[1] 胡社華,王英.論高校辦公室在和諧校園建設(shè)中的作用[J].孝感學(xué)院學(xué)報(bào),2007.131.

[2] 肖漢銀.建設(shè)服務(wù)型高校校長(zhǎng)辦公室的思考[J].理論與實(shí)踐理論月刊,2006.131.

[3] 楊兆蘭.高等學(xué)校系辦公室人員素質(zhì)淺議[J].西安郵電學(xué)院學(xué)報(bào),2007.171.

[4] 郭惠.高校辦公室秘書的角色意識(shí)及其培養(yǎng)途徑[J].閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2012(6).

[5] 陳育芳.淺析高校辦公室秘書工作的角色定位及素質(zhì)培養(yǎng)[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2012( 10) .

[6] 常崇宜.關(guān)于我國(guó)秘書職業(yè)定義的再探討[J] 成都大學(xué)報(bào).2007(1).

[7] 韓梅花.如何在新形勢(shì)下加強(qiáng)辦公室的工作[J].黑龍江教育.2006(3).

[8] 勾星武.對(duì)高校黨政辦公室秘書工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].文山學(xué)院學(xué)報(bào).2012(10).