軌道交通行業綜合檔案網絡化管理探析

文/深圳市地鐵集團有限公司 王艷慧

網絡化管理就是基于軌道交通行業局域網之上，借助通信技術、計算機等信息化方式，把軌道交通行業如工程、行政等各類檔案進行電子加工整合與處理，并通過搜索引擎創建一個專門的檢索平臺，讓軌道交通行業的工作人員均能借助計算機實現各類綜合檔案的相互交流與共享，進而有效解決綜合檔案管理工作存在的問題與不足，為軌道交通行業的穩定發展奠定基礎。

一、軌道交通行業綜合檔案網絡化管理的問題

（一）綜合檔案管理范圍不清，分級管理職責不明。現目前，在軌道交通行業綜合檔案網絡化管理中缺乏一個明確、清晰、完善的管理組織架構，分級管理也比較模糊。各個檔案管理部門在管理方式、模式等方面都有差異，檔案管理職責也不夠明確，并未將檔案管理納入軌道交通行業綜合目標管理考核的范疇，使得很多本應在管理范圍的檔案仍然徘徊在管理范圍之外。

（二）基礎設施建設不夠完善，阻礙網絡管理實現。現目前，軌道交通行業整體基礎設施建設還不夠完善，尤其是在綜合檔案管理軟件開發方面十分缺乏。隨著軌道交通行業檔案利用需求以及檔案數量的不斷增加，單板機計算機檔案管理已經不能滿足需求了，不能連接到軌道交通行業的信息系統，可兼容能力和擴張能力弱，需要盡快更新升級。

（三）人員整體素質有待提升，埋下各類管理問題。當前，軌道交通行業在實施綜合檔案網絡化管理中，還缺乏信息資源的組織者、分析者、傳播者、提供者、管理者、保護者以及信息利用的導航者。檔案管理人員不是知識面窄、結構單一，就是創造性和主動性不夠，很難滿足信息網絡時代檔案管理的標準和要求。

（四）安全管理措施未能落實，威脅電子檔案安全。一是電子文件時間與空間的制約性較差，不受載體傳輸約束，數字化信息的內容與位置很容易改變，這種檔案信息的易丟失性及可變性對檔案的安全管理構成了嚴重威脅。二是電子信息的運用會受到黑客、病毒等的攻擊和侵襲，很容易直接損害主數據庫，導致主數據庫癱瘓無法工作，進而對電子檔案管理網絡的正常運行造成影響。

二、軌道交通行業綜合檔案網絡化管理的措施

（一）完善檔案管理制度，明確檔案分級管理。軌道交通行業應基于《軌道交通行業檔案管理暫行辦法》《檔案法》等相關規定，結合綜合檔案管理具體情況制定配套的檔案管理制度，明確檔案管理相關責任人，并逐級逐人落到實處。同時，實施“三級管理”模式：一級為軌道交通行業綜合檔案室負責整個檔案管理工作；二級為計算機管理中心主要負責開發一些管理軟件以及做好硬件管理工作，借助計算機及網絡技術，基于局域網之上創建軌道交通行業檔案管理自動化信息系統，全面落實網絡維護等有關工作；三級為軌道交通行業各個部門，落實各自檔案信息資源建設工作。這樣各級都有明確的管理責任，確保綜合檔案網絡化管理工作有條有序開展。

（二）強化基礎設施建設，提供堅實設施保障。首先要強化資金投入力度，如購進高端電腦作為軌道交通行業綜合檔案管理系統的終端，確保電腦具備海量內存容量，能容納各類檔案，同時還應具備較高的分辨率和質量，確保檔案內容的清晰和管理工作的高效；購進高性能掃描儀與打印機，為電子檔案與紙質檔案間的相互轉換提供保障，同時確保轉換的檔案仍然清晰、完整和正確。其次要強化信息網絡管理軟件的開發和建設，如引進專業化的綜合檔案信息管理系統軟件，基于管理終端之上，把信息資源發散傳輸到各個部門的計算機網絡里，實現行業里各個部門的聯網，進而實現軌道交通行業綜合檔案的開發利用以及信息共享。

（三）強化人員培訓教育，提供有效人力保障。首先對軌道交通行業檔案管理人員展開網絡技術知識培訓，要求綜合檔案管理人員要掌握計算機及網絡操作知識和技能，如能借助通信與電子設備加工篩選、優化處理以及轉化制作檔案資料；能借助網絡資源與手段收集各類檔案；能歸納分類、排序、上傳、編輯、更改各類檔案資料。其次要注重軌道交通行業綜合檔案管理人員職業素養的培養與提升，采取多樣化方式對檔案管理人員展開職業素養的培養與培訓，強化其責任意識、保密意識、風險意識、危機意識等，促使他們自覺做到保密和負責，逐漸提升他們的綜合職業素質以及工作能力。只有具備一支高素質、高能力、高效率的復合型綜合檔案管理人才隊伍，才能為軌道交通行業綜合檔案的網絡化管理建設提供有效保障。

（四）強化安全管理工作，確保檔案信息安全。首先，軌道交通行業可以在計算機上安裝安全衛生、殺毒軟件等，并做好定期殺毒和清理工作，以防受到病毒侵襲，特別是綜合檔案網絡化管理系統的終端，要尤為重視與防范，嚴格保障檔案信息安全。其次，對于軌道交通行業的機密檔案和重要檔案要做好特別加密工作，有效保障重要信息和數據的安全性。再次，對綜合檔案網絡化管理涉及到的軟件系統以及硬件設備展開全面、深入的安全管理，定期對各類設備和系統展開安全檢查、排查、清理以及維護工作，確保各類硬件設備文件保存壽命以及存儲功能正常、穩定，確保各類軟件系統不會受到黑客攻擊或病毒入侵，進而有效保障軌道交通行業綜合檔案信息和數據的安全性。

[1]朱松濱.城市軌道交通企業檔案管理探索[J].赤子，2012（04）:143～143.

[2]邱慧娟.網絡化安全檔案管理及資源共享[J].科技風，2014（20）:21～21.