從國家電網公司“一流三化”辦公室建設看辦公室管理創新

文/國網四川省電力公司電力科學研究院 彭燦

?

從國家電網公司“一流三化”辦公室建設看辦公室管理創新

文/國網四川省電力公司電力科學研究院 彭燦

【摘要】針對辦公室系統長期以來存在的管理創新乏力、功能作用未充分發揮的通病，結合國家電網公司“一流三化”辦公室建設，從創一流、集團化、標準化、信息化4個方面對辦公室管理創新進行了分析思考和初步探索。

【關鍵詞】一流三化；辦公室；管理創新

長期以來，辦公室系統存在管理創新乏力、功能作用未充分發揮的通病。為了適應新形勢、新任務的要求，加強公司辦公室系統自身建設，實現“政令暢通、 執行有力、規范高效、服務優質、作風過硬”的工作目標，自2012年起，國家電網公司啟動“一流三化”（創一流，集團化、標準化、信息化）辦公室建設，具體做法為：制定綜合評價細則，建立健全評價指標體系，全面涵蓋值班應急、信訪、督察督辦、信息、文檔、保密、會議活動管理和綜合服務8項專業工作評價項目，通過量化考核和定期評比，促進公司系統辦公室創先爭優、持續改進，全面提升辦公室工作質量和水平，更好地服務公司“兩個一流”（創建世界一流電網、國際一流企業）目標。國家電網公司“一流三化”辦公室建設為辦公室管理創新工作提供了嶄新的思路。

一、明確定位、主動作為，打造一流辦公室

傳統意義上的服務、輔助功能和以重復性、事務性為主的工作性質使得辦公室工作長期以來處于“忙而無功”的狀態，也造成了辦公室工作主動性不強、業績評估難以體現，管理創新也面臨更大挑戰。這就迫切需要我們明確定位，主動作為，擺脫重復、低效的工作常態。所謂“有為才有位”，一流辦公室不僅僅是一個輔助性部門，而是企業重要的神經中樞，是對內對外的重要窗口、上傳下達的重要橋梁，具備服務、參謀、橋梁、協調等功能，對于領導者快速準確決策、上下溝通銜接、業務高效運轉具有關鍵的推動作用。為了充分發揮辦公室工作的主觀能動性，迫切需要持續提升辦公室人員專業能力和職業素質，大力引進高學歷、高素質人才，加大內培外送力度，強化到政府辦公廳等辦公系統先進單位去調研學習，打造專業化、精英化的辦公室業務團隊，實現從企業低端行政服務型職員向不可或缺的綜合型智囊團隊的角色轉換。

二、橫向協同、縱向貫通，推進集團化運作

對于擁有眾多子公司、分公司的大型企業，各自為政、相對獨立的辦公室運行模式將導致企業內部各單位目標方向偏差、信息溝通不暢、資源共享困難、運轉效率低下，直接影響企業的健康、有序發展。通過行政辦公中樞上下聯動、并駕齊驅來形成合力，帶動兄弟單位間互通有無，形成良性互動，推進集團化運作和資源共享，才能實現整個集團質量、效益的最大化。同樣，在同一個單位內部而言，辦公室不應是孤立運行的，需要與領導、員工、其他部門之間建立良好的聯動機制，重視工作協調配合，實現橫向協同、縱向貫通，提高工作質效。

三、統一標準、完善制度，實現標準化管理

標準化是現代企業走向規范化、精益化、高效化的必由之路。特別是對于業務分類較細、重復性較高、精準程度要求高的辦公室工作，要想忙而不亂、精益求精、高效有序，就不能停留于經驗主義，而應從辦公室辦文、辦會、辦事各項業務中提煉總結出內在規律和方法，梳理、優化業務流程，統一標準規范，完善相關的管理制度，做到辦公室每項業務“有章可循”，每個崗位都職責清晰，才不會因標準不統一出現“因人而異”的偏差情況，從而減少工作疏漏，也才能最大限度地提高工作效率，實現行政辦公業務由粗放化、經驗化向精細化、科學化轉變，達到事半功倍的效果。

四、固化流程、全程管控，推廣信息化應用

以網絡和信息系統應用為標志的信息化時代顛覆了傳統的管理和運作模式，為各行各業的提質增效注入了新鮮的動力。通過打造信息平臺，集成業務功能，固化工作流程，實現無紙化辦公、信息共享、全程管控和高效運轉，為辦公室業務創新指明了新的方向。如國家電網公司全面推廣應用協同辦公系統，融合文件管理、會議管理、督察督辦、值班安排、接待管理等辦公室各項業務功能，實現了行政辦公的標準化、精細化，不但大大節約了時間、空間成本，提高了工作效率，而且借助全程跟蹤和統計分析功能，實現行政辦公業務的全過程閉環管控。除了業務集成信息系統以外，辦公室也應熟練掌握各類辦公應用軟件，密切關注和充分利用新興的網絡工具提高工作質效。如具有短信群發和反饋功能的“協同通信”，具有內外網郵件大容量儲存、分類檢索和統計功能的Foxmail軟件，網絡訂票系統、日程管理軟件、以及手機APP、微信、視頻會議等新媒體，可大大提升日常事務的辦理效率。

新時代呼喚辦公室管理創新，辦公室的工作質效直接影響企業發展的質效，傳統的以輔助性、重復性、低端行政服務為主的辦公室定位已不能適應新形勢的需要。辦公室必須打破常規，創新思考，主動作為，樹立創一流的遠大目標，通過集團化、 標準化、信息化等創新管理手段，充分發揮行政辦公中樞的服務、參謀、橋梁、協調等重要作用，助推企業各項業務高效有序運轉。