對高校檔案管理信息化建設的幾點思考

文/鄖陽師范高等專科學校　萇燕

對高校檔案管理信息化建設的幾點思考

文/鄖陽師范高等專科學校萇燕

【摘要】推動高校人事檔案的信息化建設是時代發展的需要，也是體現高校管理和服務水平的重要標志。因此，加強信息化建設在高校檔案管理過程中的應用，充分發揮其管理效率顯得十分必要。本文立足于當前高校在檔案管理方面的信息化建設現狀，簡要分析其存在的問題，著重從系統建設、人才隊伍、工作機制、資源共享等方面對高校檔案管理的信息化建設展開思考，希冀能夠為推動檔案信息化工作提供有益參考。

【關鍵詞】高校檔案；信息化建設；現狀；思考

隨著信息化技術的迅猛發展，高校檔案管理工作迎來了前所未有的挑戰和機遇。推動高校檔案管理的信息化建設，實現高校檔案管理的便捷化和效率化，在很大程度上體現著高校的管理和服務水平，有利于推動檔案管理工作踏上新臺階。因此，加快高校檔案管理的信息化建設步伐，推動檔案管理水平的跨越式發展，在當前信息技術飛速發展的新形勢下顯得日益迫切。本文研究立足當前高校檔案管理現狀，結合前人有益經驗，對高校檔案如何加快信息化建設進程與水平進行思考。

一、我國高校檔案信息化建設現狀

所謂檔案管理信息化，就是將網絡信息化手段運用到檔案管理中去的過程，通過科學合理的配置、開發和利用檔案資源，來實現檔案信息資源的社會共享，提高檔案利用率。我國高校對檔案進行信息化管理始于20世紀90年代，到目前為止也取得了不小的成績。各地高校在檔案信息化建設的開展方面持續投入資金，一些重點高校如清華、北師大積極開展檔案數據庫和網絡建設，已取得可喜成就。但是由于存在發展時間短及經驗不足等現實因素，我國高校在檔案管理信息化的過程中仍存在不少問題亟待解決，如對高校檔案信息工作重視力度不足、檔案管理人員素質普遍較低、缺乏資源共享理念以及數據庫與現實脫節等。

二、高校檔案信息化建設的幾點思考

高校檔案管理過程中存在的一系列問題，很大程度上放緩了其信息化建設的步伐。我們迫切需要從以下幾方面著重思考，以推動信息化管理的快速發展。

（一）建立健全高校檔案信息管理系統。開發適應高校檔案管理的信息化系統軟件有利于對檔案工作管理實現自動化，具備方便、快捷、高效的特點。這就要求各高校或相關部門積極研發適用于高校檔案管理的軟件系統，并加強檔案系統各個環節的標準化建設，做到標準、規范統一化，方便資源共享。尤其在數據庫的建設方面，要加強數據庫容量更新工作和維護工作，使得數據在完整性和質量上能夠及時完善。

（二）加強高校檔案專業隊伍建設。高校檔案管理信息化建設水平的高低除了表現在信息管理系統本身之外，還取決于信息化專業隊伍的構建。首先，檔案工作者需要具備專業的知識、技術水平，能夠順利開展檔案管理工作，同時在實踐過程中不斷更新自身知識儲備，做到與時俱進，活到老學到老；其次，通過業務培訓等方式，提高信息化人才技術水平，更新工作理念。在這個過程中，要培養主動學習、主動進步的精神，滿足日益增長的檔案信息用戶要求，通過打造高素質的專業化人才隊伍，推動檔案信息化建設的快速發展。

（三）完善高校信息化工作機制。加快建立和完善當前高校檔案的信息化工作機制，可以有效推動檔案管理工作順利開展。在網絡信息化快速發展的大背景下，創新適合于高校檔案管理的工作機制，以“職責分明，齊抓共管”為管理理念，做好檔案管理的源頭工作；同時，在國家層面，要積極推動相關法律法規的出臺，以立法形式做好檔案管理的監督工作，保證檔案信息管理順利進行。另外，針對檔案管理人員可能出現的惰性問題，要相應地建立競爭機制，通過定期考核，激發工作動力，有力推動檔案工作的開拓創新。

（四）實現檔案管理的信息共享。對高校檔案進行信息化建設的初衷除了管理方便外，還必須要做到在整個系統之內能夠達到資源的合理配置，從而實現網絡信息資源的共享。考慮到網絡資源的復雜性，要著重建立一個全國統一的高校檔案網絡，有效協調高校檔案信息，通過統一的規章制度達到對網絡資源的合理配置，方便為學生、老師以及全社會提供高質量的檔案服務水平。而只有建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫,才能有效地實現檔案信息的共享,滿足社會對檔案信息的需求。

總之，高校檔案管理信息化的提升不是一蹴而就的，離不開檔案管理系統的健全、專業人員的優化以及工作機制的完善。加快高校檔案管理的信息化進程是社會發展的需要也是信息化時代的要求，全國各高校要充分認識到檔案信息化管理的必要性和迫切性，轉變思想、改革創新，從信息管理系統、專業隊伍建設、工作機制、信息共享等多方面入手，為高校教育和科學研究做出應有貢獻。

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