高校特征下干部人事檔案管理模式的利與弊

文/集美大學檔案館　林素云

高校特征下干部人事檔案管理模式的利與弊

文/集美大學檔案館林素云

【摘要】本文就高校管理體制改革后將干部人事檔案納入檔案館管理的模式對干部人事檔案工作產生的優、劣勢進行分析，并尋求規避弱勢，爭取優勢互補、資源整合，取得共贏。

【關鍵詞】管理模式；優劣勢分析思路；干部人事

隨著高等教育的變革與發展，高校管理體制不斷地進行調整與改革，按照職能相近、業務范圍趨同的事項相對集中，由一個部門統一管理的“大部制”的改革思路，原本屬于人事處管轄下的干部人事檔案室合并到檔案館的現象、或者高校中的綜合檔案與干部人事檔案合并組建檔案館的現象應運而生，實施集中統一管理模式，以期實現人員整合、資源共享、優勢互補。然而高校作為一個特定的社會組織，其運作具有特定的內容和特征，因此，干部人事檔案合并到綜合檔案部門后，必然展現出合并管理的優點和弊端，因此本文試著就基于高校檔案特征的干部人事檔案管理的優勢與劣勢做一分析，尋求規避弱勢，爭取共贏。

一、新形勢下合并干部人事檔案管理工作的優點分析

（一）集中管理、資源共享、節約成本。人事檔案由人事部門管理的話，人事檔案工作只是人事部門一小部分職能，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的部分。因而工作無規劃計劃、沒有獨立編制、沒有專用的庫房、缺乏必要的設備設施等。集中到檔案館管理后，統一領導、人事檔案工作納入學校檔案工作整體發展規劃、機構設置明確、人員編制得到落實、檔案庫房規范化、配套設備齊全，運行經費每年有預算安排，得以保證。

（二）制度健全、管理規范、人員專業。人事檔案由人事部門管理的話，往往人員是兼職的，管理人員難于專心檔案工作，會造成人員不專業、管理不規范、檔案材料歸檔不及時、案卷整理分類不標準、借查閱手續不健全，服務手段落后、缺乏服務意識。交由檔案館集中管理后，建立崗位責任制，各項管理規章制度得以建立健全、專人管理、專業業務能力強、時間精力投入更有保證，檔案整理、管理更為規范有序、服務于學校和教職工個人的能力和水平進一步提高。服務快捷方便，得到教職工的好評。

二、高校特征下的合并管理干部人事檔案工作的困難和不足

（一）多頭管理造成高校干部人事檔案工作的尷尬。根據《干部檔案工作條例》第二章第六條中規定：干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人管理，業務工作要接受本單位組織人事部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。可見，合并模式下高校干部人事檔案工作處于雙重管理狀態，一重是學校組織人事部門及上級組織人事部門，他們直接領導和評價干部人事檔案工作質量，但在檔案技術和管理上并不做具體指導；另一重是學校檔案管理部門及其提供專業技術指導和監督的上級檔案行政部門，但它并不直接領導高校干部人事檔案工作，沒有完全領導權和指揮權。干部人事檔案工作處于兩者的“夾縫”中生存和發展，這必然使高校干部人事檔案工作遭遇兩難的境地，多頭管理、責權不清在實際工作中最終導致多頭或無人領導與指導現象。

（二）高校弱化檔案館行政管理職能，導致監督指導的缺位。

在大部分高校，檔案工作和檔案部門基本處于邊緣地帶，學校對檔案機構的定位往往是教輔或其他機構，行政級別低下甚至無行政級別，弱化高校檔案機構的行政管理職能，導致檔案部門喪失行政管理權，造成指導和監督職能的缺位，直接影響干部人事檔案的規范化管理。

1.干部檔案審核中依法治檔的困境，行政執法主體不夠明確，影響了依法實施檔案行政執法的合法性和有效性。如干部人事檔案室在干部檔案審核工作中，即使發現了違法問題，其本身根本不具備處理違法行為的能力，獨立執法缺失。

2.監督機制的不到位導致檔案信息不齊全、不準確。

（三）檔案形成部門與管理部門的分離，導致檔案交接或移交不及時，直接影響干部人事檔案的歸檔質量。人事檔案信息動態性強，需要時時形成，時時更新，檔案館不是人事檔案直接形成部門，在信息來源上受制于各形成部門，比較多的是組織人事部門。比如每年新入職或調進人員多少人或辭離職人員名單，或者獎勵處分等等，作為檔案館，這方面信息完全不通暢、完全滯后，如果人事檔案形成部門沒有主動積極及時歸檔，就無法保證個人人事檔案數據的全面、準確，直接影響到檔案材料收集的完整性、準確性、及時性。收集到的材料很難保證質量，難以達到干部檔案目標管理要求。

三、高校特征下合并干部人事檔案管理的新思路

黨的十八大以來，習近平總書記反復強調，黨要管黨首先要管好干部，從嚴治黨關鍵是從嚴治吏，要用最堅決的態度、最果斷的措施刷新吏治。這些，都為做好干部工作指明了方向，也對改進干部人事檔案工作提出了更高要求。基于高校特征下的干部人事檔案管理如何更好地發揮優勢、改進、整合劣勢，實現共贏，可從以下幾方面入手。

（一）理順管理歸口，分清責任。干部人事檔案工作是干部人事工作的重要內容，是公道正派選人用人的重要基礎，干部人事檔案的根本宗旨是為組織人事部門的干部人事工作服務，組織人事部門也是干部人事檔案利用最多的部門，同時也是掌握并通曉人事檔案政策的部門。因此干部人事檔案工作需要組織人事部門的領導、支持與指導，沒有組織人事部門的領導、支持與指導，檔案館也難以做好干部人事檔案管理工作，干部人事檔案管理與干部人事工作、組織人事部門與檔案館之間的關系是密切相關，相輔相成。鑒于此，建議明確規定組織人事部門是干部檔案工作的領導與指導部門，負責干部人事檔案工作的領導與指導、監督檢查工作。

（二）賦予高校檔案機構的行政管理權。高等學校檔案工作的特點決定了高等學校檔案館性質、地位和職能。檔案館作為學校內部機構．它的主要職能有兩個：一是行政管理職能，作為學校檔案工作的職能管理部門，要履行對學校檔案工作的行政管理、業務監督指導等職責，統一規劃全校檔案工作．建立健全規章制度；二是保管利用檔案職能，是永久存放和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。檔案法中也明確規定高校檔案機構既有履行檔案保管、利用和對所屬機構的檔案工作實行監督和指導的行政管理的雙重職能的權利，高校應給檔案機構合理定位，賦予檔案的權威性，有利于人事檔案材料的收集工作與檔案審核鑒別。

（三）強化檔案意識，提升干部人事檔案質量。干部人事檔案記載了干部的基本信息，是考察了解干部的重要依據。只有借助干部人事檔案，才能全面地了解干部、客觀準確地評價干部，為選準用好干部奠定基礎。干部人事檔案是干部隊伍建設的基礎性工作和重要環節，因而強化檔案意識、規范干部人事檔案工作是提升干部人事檔案質量的首要環節。首先，多與領導溝通交流，強化單位領導的檔案意識，爭取領導的理解與支持，將檔案工作列入高校整體發展規劃，增加對檔案館（室）建設的投入，建立高校檔案基礎設施建設基金，加快改造或新建、擴建檔案庫房；規范辦公、整檔、閱檔場所；添置各種檔案安全專用設施與設備；切實改善檔案保管和利用條件，提高檔案館的安全保障能力。其次，充分運用各種宣傳媒介加大檔案法規法律的宣傳力度，增強檔案人員依法建檔的法制意識；通過網絡加強對檔案宣傳，提高師生員工乃至于社會各界對檔案重要性的認知，讓單位教職工認識到檔案對全局工作和自身工作的重要性，使每個人都能成為檔案資源的創造者和利用者，大大增強了干部人事檔案工作中的主動性。為依法建檔、管檔奠定好基礎。最后，人事檔案工作人員要根據相《干部檔案工作條例》等相關法規制度及單位實際情況，制定本單位干部人事檔案管理制度，做到檔案工作有章可循，有規可依。嚴格人事檔案收集移交程序，嚴格歸檔具體時限等，從制度的角度，規范干部人事檔案各方面的工作，借此提升人事檔案歸檔的質量。

（四）建立人事檔案材料形成部門收集歸檔聯系網絡，加強橫向聯系與溝通。干部人事檔案在管理過程中需要對干部各個時期及不同方面的材料進行收集、整理、保管，因而人事檔案最重要的環節就是收集材料，材料來源是多渠道，牽涉到多部門，為保證檔案材料收集的及時性和全面性，就必須建立一個健全的材料收集網絡和收集渠道。需要檔案人員經常性地與這些部門保持聯系，及時溝通協調，第一時間掌握人員信息動態，采取“重點收集與普通收集相結合”“集中收集與經常性收集相結合”“上門收集”等多元形式，及時追補新的資料，并對歸檔材料提出要求，這樣才可以及時收集到符合要求的材料，力爭檔案材料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息，確保人事檔案工作的順利進行，提高人事檔案的可利用性。

（五）加強對檔案干部隊伍的建設。做好干部人事檔案工作，離不開好的檔案工作者。隨著高校的快速發展，信息時代的到來，對干部人事檔案工作提出了更多更高的要求，在干部人事檔案管理中，既要做到政治強、業務精、標準嚴、工作細、作風實，切實履行好崗位責任；又要具有廣闊的視野和開放的思維，要能有適時把握社會不斷發展和變化的局勢，及時調整工作思路，完善工作手段，提高檔案管理的信息化水平。這些素質都要求必須對檔案管理人員進行經常性的系統培訓，提高業務技能，增強政治素養，增強服務意識和法律意識，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。

（六）加快干部人事檔案數字化進程。加強檔案數字化建設，一方面不僅方便檔案查詢，而且有效保護檔案原件，并為防范涂改造假增設“監控器”和“防火墻”，在確保安全、嚴格保密的前提下，積極推進檔案數字化建設，提高管檔用檔水平。另一方面有利于促進干部信息資源的整合利用，推進干部信息資源的互聯互通、共建共享，為干部工作提供更加全面、準確、鮮活的檔案信息服務。

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