對如何加強(qiáng)高校電子檔案管理工作的思考

文/南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校　馬鳳波

對如何加強(qiáng)高校電子檔案管理工作的思考

文/南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校馬鳳波

【摘要】本文概述了我國高校電子檔案管理的基本現(xiàn)狀，并簡單闡述了電子檔案對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢與缺陷，作者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對目前高校電子檔案管理中所出現(xiàn)的問題，提出了幾點(diǎn)改革建議，希望能為相關(guān)的從業(yè)人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案；高校；思考

一、引言

隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)的逐漸普及，互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的高速發(fā)展，自動化辦公、網(wǎng)絡(luò)辦公已經(jīng)十分普遍。國家的高等院校是一個人才、高新技術(shù)最為聚集的場所，因此，作為計(jì)算機(jī)技術(shù)的衍生技術(shù)——電子檔案也最早在此得以應(yīng)用。

二、目前我國高校電子檔案的基本情況

目前，我國的高等教育院校，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)已經(jīng)基本普及，電子檔案管理在各高校中也均已建立。但由于一方面，電子檔案對于硬件設(shè)施的要求要遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，它需要以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為主要載體，同時(shí)還要匹配合適的軟件程序以及特殊的環(huán)境空間等；另一方面，電子檔案對于檔案管理人員的要求較高，除了要具備檔案管理的基本技能外，還要懂得相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。使得目前各高校，或是因資金問題或是因技術(shù)問題，在電子檔案管理方面水平不一。

三、電子檔案的利與弊

（一）電子檔案的優(yōu)勢。1.檔案的歸檔、提檔快捷方便，不受地域限制。電子檔案因?yàn)椴捎糜?jì)算機(jī)自動檢索、自動歸類等功能，使得檔案在歸檔、提檔時(shí)極為簡便快速，其效率大大超過人工歸檔、提檔。另外，電子檔案通過互聯(lián)網(wǎng)的傳輸技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)各高校之間的信息互通互聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。這也就意味著在全國任意一所高校，只要有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，都可以實(shí)現(xiàn)在線的信息查詢，而不再受到地域限制。2.存儲類型多樣化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲，只有文字、圖形兩種方式，存儲方式十分單一。而電子檔案的存儲類型要豐富得多，它既可以存儲傳統(tǒng)的文字圖形檔案，還可以存儲聲音、影像，從而真正做到原始記錄，讓檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大。3.減輕工作人員勞動強(qiáng)度。電子檔案在歸檔時(shí)，檔案管理軟件會自動分類，并形成一個唯一的文件號，同時(shí)進(jìn)行了主題詞標(biāo)引、著錄。因此，電子檔案一方面極大地縮減了工作人員在檔案歸檔時(shí)的工作量，另一方面，在需要提檔案時(shí)，也省去了工作人員的查找工序，從而從根本上降低了工作人員的勞動強(qiáng)度。

（二）電子檔案的弊。1.安全性較差。電子檔案的管理主要依賴于計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)。而在開放的互聯(lián)網(wǎng)上，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客使電子檔案隨時(shí)都有被刪除或篡改的危險(xiǎn)，其安全性遠(yuǎn)不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。2.管理成本高。基于電子檔案的特殊性，使得人力管理成本和設(shè)備管理成本都遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案管理。這主要是因?yàn)椋弘娮訖n案管理人員的專業(yè)技能要隨著檔案管理設(shè)備的升級而不斷提高，同時(shí)；為了避免因技術(shù)升級而使老版本的檔案無法讀取的問題以及網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，電子檔案管理軟件要隨時(shí)進(jìn)行技術(shù)升級維護(hù)。而這兩項(xiàng)的管理成本是十分高昂的。3.存儲要求苛刻。電子檔案的存儲要借助諸如磁盤、軟盤、光盤等電子產(chǎn)品，而這類產(chǎn)品對于環(huán)境有很高的要求。相比較于紙質(zhì)的存儲環(huán)境，電子檔案的存儲環(huán)境對于溫度、濕度、酸堿度、灰塵、磁場以及強(qiáng)光、有害氣體等都有近乎苛刻的要求，任何一方面的不合格都有可能造成檔案的丟失。4.原始文件保存難度大。紙質(zhì)檔案在復(fù)印、修改時(shí)都會留下相應(yīng)痕跡，同時(shí)由于簽名、蓋章制度的實(shí)施，很好的保存了檔案的原始記錄。而電子檔案的復(fù)印修改無痕性，使得原始文件及容易被悄無聲息的修改，從而不利于原始檔案的保存。

四、加強(qiáng)高校電子檔案管理的建議

目前我國各高校的電子檔案管理制度仍在發(fā)展之中，由于上面的種種問題，使得各高校的電子檔案發(fā)展緩慢，且水平不一。因此，針對以上問題，結(jié)合筆者自身的工作認(rèn)識，提出幾點(diǎn)建議，希望能夠?qū)訌?qiáng)目前高校的電子檔案管理有所幫助。

1.由國家出面組織成立全國高校電子檔案中心，將全國高校的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。在各高校之間建立分管中心，以統(tǒng)一的系統(tǒng)、設(shè)備及管理制度進(jìn)行管理。這樣既實(shí)現(xiàn)了各高校之間的資源共享，解決了兼容問題，同時(shí)還能節(jié)省大批電子檔案的管理費(fèi)用。

2.建立專業(yè)的電子檔案工作人員培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，對于從事電子檔案管理工作的人員，進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和考核，提高人員的自身能力以及工作效率。

3.出臺更加嚴(yán)格的電子檔案歸檔以及提檔制度，可以采取網(wǎng)絡(luò)實(shí)名制、網(wǎng)絡(luò)簽名等一系列措施，同時(shí)嚴(yán)格約束工作人員的權(quán)責(zé)，將責(zé)任細(xì)化到個人，從而保證電子檔案的安全。

4.通過國家投入一部分資金來自主研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的安全防護(hù)系統(tǒng)，將互聯(lián)網(wǎng)病毒、黑客騷擾等危害降到最低。

五、總結(jié)

我國高校電子檔案管理，作為國家重點(diǎn)的檔案改革方向，隨著相關(guān)政策以及管理制度的逐漸成熟，管理設(shè)備的逐漸完善，相信在不久的將來，定能成為我國檔案電子信息化發(fā)展的標(biāo)桿，為社會各組織機(jī)構(gòu)檔案發(fā)展提供參考。

參考文獻(xiàn)：

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