淺談檔案信息化建設的思路

文/青島市城陽區文化市場行政執法局　徐偉

淺談檔案信息化建設的思路

文/青島市城陽區文化市場行政執法局徐偉

【摘要】近年來，隨著社會的不斷發展以及信息化的進步，檔案信息化管理越發引起業內人士的重視，其是檔案工作適應社會信息化發展的一種趨勢。檔案信息化不可一蹴而就，在此過程中，一定要有理性的思考，并對檔案信息濟源建設給予足夠多的關注。本文就檔案信息化建設的思路進行了深入細致地分析和探討。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；思路

目前階段，檔案信息化管理已經成為檔案工作與社會信息化發展相適應的一種趨勢，其可以使檔案工作充分發揮服務社會的作用。在這種情況下，國家相關部門加大了檔案信息化管理的力度，以此使檔案工作獲得更好的發展。目前，檔案信息化建設的思路已經成為業內人士亟待研究的一項重要課題。

一、強化檔案信息化建設的理性思考

檔案信息化非常重視對信息技術的應用以及檔案信息資源建設工作，其在信息網絡的基礎上，以相關專業人才和法律法規為依托，是一個較為漫長的過程。近年來，隨著信息化的不斷發展，我國檔案事業也迎來了新的機遇和挑戰。整體來講，我國的檔案信息化建設中尚存在一些不足：

首先，我國部分單位在檔案信息化建設方面的認識尚有待于提高。為使檔案信息化建設事業更加順利，首要的一點，就是要樹立科學的思想觀念，以此使檔案信息化建設工作有的放矢。

其次，部分單位對于檔案信息化的投入產出不重視。在檔案信息化建設中，人力和資金的投入非常重要。然而，部分單位存在著相關資金利用效率不高的現象，且對檔案信息化方案的可行性缺少深入細致地研究，未能形成一體化的、科學合理的構想。除此之外，檔案數字化的數據建設不重視時效也是一個較為顯著的問題。

最后，部分單位對檔案信息安全表現出過度維護的傾向，在檔案信息化建設的過程中，不宜過分強調安全性和保密性。在維護檔案信息安全的同時，要充分認識到成本以及效果的重要性。在檔案信息化管理過程中，一定要注意保密適度，不宜像對待以往紙質檔案一樣，出現保密過度的情況，以此減少不必要的投入，縮減人力成本。

二、把握檔案信息化建設的關鍵，強化電子文件管理

于檔案信息化建設的過程中，應做到重點突出，合理、有序地展開相關工作。在此過程中，相關人員一定要認識到電子文件管理的重要性。通過這種方式，可以使檔案工作更好地服務于機關以及企業，將該項工作與社會信息化相融合。此外，其對于借鑒電子商務等事項的信息管理標準也是非常有益的。目前，一些檔案館在電子文件的接收以及管理工作上，還有一定待于完善和提升之處，且對于檔案工作與電子商務的有效接軌，也未能有效解決。

為此，國家相關部門一定要致力于檔案信息化法規以及標準、政策的制定和完善，以此避免不同地區的檔案信息化建設出現各自為政的局面，并提高檔案信息化建設的進程。在具體建設和完善相關法律、法規的過程中，可對國外以及國內相關行業的先進經驗進行有效借鑒。同時，還應重視社會技術力量的應用。因為檔案部門僅憑一己之力很難使實際問題得到徹底解決。

從宏觀的角度，國家相關部門宜對當前信息化建設的不均衡性引起重視。這種不均衡性主要表現如下：在經濟條件好的地區，檔案信息化建設也非常順利；反之，在經濟條件差的地區，檔案信息化建設工作面臨著重重阻礙。為此，國家相關部門應重視對經濟落后地區的檔案館信息化建設的扶持力度，給予其資金以及人才、技術方面的支持，使其更快、更好地發展。

三、強化檔案信息資源建設

檔案信息資源建設有著非常重要的現實意義。在檔案信息化建設中，檔案信息資源建設是最核心的工作。為此，一定要確保檔案信息資源的可利用性，以此使檔案信息化建設的速度得到顯著提高，并使檔案信息化建設的效率也有所提升。在檔案信息資源建設的過程中，有諸多亟待解決和改善的問題，首要的一點，就是在對檔案信息資源進行整合的過程中，對檔案館的工作管理體制中的一些問題進行有效解決，使檔案信息化管理事項更加順利。

在具體對檔案信息資源進行整合的過程中，一定要注意兩方面的事項：一是治標；二是治本。在有效整合已有資源的基礎之上，還應致力于科學合理的運營機制的建立，以免出現新的檔案資源不集中的現象。目前階段，對各級檔案館的管理體制以及運營機制進行規范和理順是非常重要的事項。此外，還應使各級檔案館適度擁有整合的權利。在國外，組件文件中心往往會使需要長期保存的檔案有統一的歸宿，打破檔案館之間彼此獨立的現象。相形之下，我國檔案館在管理體制方面存在一系列有待提升之處，致使館藏資源不夠集中。除此之外，檔案館的社會影響力也有待于增強。為有效改善這種局面，國家相關部門以及檔案館工作人員一定要采取切實可行的措施，把握檔案管理現代化以及網絡化的趨勢，不斷進行深入改革。

現階段，宜針對我國的檔案館管理現狀，在區或者市建設和完善中心檔案館有著非常重要的現實意義和價值。為此，可以將城市下轄的區檔案館以及縣檔案館的獨立檔案館的地位取消，將其改為檔案文件中心。在此過程中，對于需要永久保存的檔案，一定要及時移交到中心檔案館。通過這種方式，可以使中心檔案館充分發揮作用，也將資源有效集中了起來，并從源頭上避免了各級檔案館各自為政的現象。長此以往，必然使檔案館的影響力以及凝聚力逐步得到顯著提升。市級檔案館和縣級檔案館宜擴大接受范圍，并對館藏結構進行適當改善，以此使自身不斷完善，并為社會提供更全面的服務。在具體進行工作部署的過程中，檔案館一定要對信息資源建設給予足夠的重視，從而使檔案館信息化建設工作更加順利并更好地服務于社會。

四、結束語

綜上所述，現階段，檔案信息化管理是非常重要的事項，其可以使檔案館更好地服務于社會。在具體進行檔案信息化建設的過程中，檔案部門應不斷強化基礎工作，對檔案工作的運行機制以及管理體制進行科學合理地改革，以此使檔案信息化建設工作的開展過程更加順利。此外，對于我國檔案信息化建設中存在的問題，國家相關部門一定要積極尋找切實可行的應對措施。同時，一定要重視電子文件的管理工作，以此使我國的檔案館更好地服務于社會以及新時期的發展需要。

參考文獻：

[1]景雪.檔案信息化現狀、存在問題及其建設要點[J].產業與科技論壇, 2010,9(3):118-120.

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