網絡環境下檔案信息化建設與檔案安全探析

文/大連交通大學檔案館　李芳

網絡環境下檔案信息化建設與檔案安全探析

文/大連交通大學檔案館李芳

【摘要】檔案信息化建設是推進檔案事業現代化的一項重要而緊迫的任務。檔案信息化建設的同時，存在很多檔案安全隱患。筆者就檔案信息化建設過程中檔案安全問題進行分析，期望能提出科學合理的建議。

【關鍵詞】檔案信息化；檔案安全；網絡

檔案工作是一項服務大眾、面向社會的工作。服務利用是檔案保存的最終目的，開展檔案服務是檔案工作的中心環節。隨著網絡信息化技術的不斷發展，檔案管理工作需進行重大改革，檔案部門要以開闊的視野、積極的心態，加大檔案整理、收集和開放利用的力度。在當今互聯網環境下，檔案管理部門應通過多種措施，鑒定并積極開放利用檔案，主動向社會和廣大人民群眾提供服務，建立起真正能夠方便大眾利用檔案的體系。但是，在檔案利用實行網絡信息化的同時，由于網絡環境的開放性、共享性、動態性等特點，使網絡環境下的檔案管理存在著多種安全以及技術風險等問題，應引起我們的重視。

一、檔案信息化建設的現狀及問題

在當今信息化迅速發展的時代，檔案工作決不僅僅是“看堆”，而是一項面向社會、服務大眾的工作。對于保存的檔案，要有現代化管理思維，走檔案信息化建設道路。要充分利用現代技術手段做好檔案管理工作，提高檔案信息化建設水平，把檔案工作真正的納入到電子政務中去。目前，人們已經逐步意識到檔案信息化建設的重要性，檔案服務體系和檔案安全建設正逐步進行，但在信息化建設中仍存在很多問題，影響和阻礙了檔案管理的進程，阻礙了檔案信息化的建設和發展。當前網絡環境下檔案信息化服務利用中存在的問題：

（一）網絡環境下檔案利用缺乏安全性。檔案在信息化服務過程中，通常要通過網絡傳輸數據，而網絡對于公眾來說是開放的，我國對網絡方面的法律法規還不是很健全，存在很多漏洞以及缺陷。很容易被不法分子利用，偽造、竊取或發布虛假檔案信息。目前，我國網絡方面的法規缺少監管和處罰制度，不能及時發現和清理虛假信息。

（二）對檔案實行信息化建設的重要性認識不足。檔案的價值在于利用和資源傳播，檔案工作要由封閉轉向開放，要由重保管向重服務轉變，要能夠及時向社會和廣大群眾提供有價值的檔案資源。但是目前，部分檔案管理部門和檔案管理者思維落后、知識陳舊，還沒有充分意識到檔案實行信息化建設的重要，因此開展檔案信息化建設的步伐緩慢，甚至有些地方根本就沒有開展檔案信息化建設。檔案工作是一項基礎性工作，各項工作的開展都離不開檔案管理，但檔案工作一直以來都被認為是輔助性質的工作而得不到充分的重視。作為基礎性質的工作，檔案工作要緊隨時代的發展而不斷有所創新，隨著計算機網絡技術和信息化技術的不斷發展，檔案管理部門和檔案管理者勢必要重視檔案信息化的建設，才能適應時代發展的需求。

（三）管理檔案的復合型人才缺失。管理檔案的專業人才是檔案進行信息化建設不能缺少的基本條件。為適應網絡時代迅速發展的需求，檔案由原來的保管重地轉變為檔案宣傳與信息發布的職能部門，這樣就要求檔案工作者必須要有一定的眼光與思維，即要懂得業務知識又要掌握計算機知識和相關的法律法規。目前雖然在檔案管理復合型人才的培養上加大了力度，引入了網絡等多方面的知識體系，但在實際過程中，由于能力和培養方式等多方面的原因使他們的技能仍缺乏實用性和專業性，不能有效滿足檔案信息化建設的需要。在實際工作中，檔案工作者缺少網絡相關知識的培訓，缺乏對網絡知識的不斷更新，導致網絡環境下檔案信息化的安全性得不到保障。

（四）檔案信息化建設的創新能力不足。國家檔案局局長楊冬權在《2014年全國檔案工作者年會上的講話》會議中提出檔案“創新”。他指出“我們的國家要發展，民族要進步，就必須不斷創新；同樣，我們的檔案事業要發展，各項工作要進步，也必須不斷創新。創新是發展、進步的源泉和動力。只有創新，才能帶來檔案工作大精彩，只有創新，才能形成檔案事業大格局。”檔案信息化建設中會遇到很多難解的問題，為此要開發運用一些新技術、新方法，如信息的共享、信息的安全、信息的加密、身份確認、電子簽章、數據跟蹤、檢索分類等。這些新技術有很強的創新性和技術性，對于研究者具有很大的挑戰，目前的檔案信息化建設所具有的技術實用性不是很強，很多地方應用不方便。

二、網絡環境下檔案信息化建設應采取的相應安全措施

（一）加強法制管理，確保檔案安全利用。檔案要實行科學的安全式精心細致管理，要建設能符合標準要求的檔案館，加強檔案安全保管和利用的能力，確保檔案安全并實行檔案備份機制，保障檔案實體安全，把網絡環境下的信息化檔案與檔案實體安全同等對待。

（二）強化檔案信息化安全利用意識。檔案安全是檔案工作的生命線，是檔案工作的第一要務和基本任務。建立檔案信息化安全體系，提高檔案安全責任意識。首先，要加強電子檔案設施基本建設，完善計算機軟件開發水平和硬件設備，滿足檔案信息化建設所需的服務器、計算機、網絡通訊設備、數碼相機、掃描儀等設備，確保硬件基礎設備齊全。其次，采取現代化先進技術，健全和完善檔案安全管理制度，確保檔案信息和檔案利用安全。目前，我國雖然頒布了一些網絡方面相關的法律法規，但還不夠健全，存在很多缺陷和漏洞。一些人可能會鉆法律的空子，竊取檔案信息或者發布虛假檔案信息。為此，要完善各項管理和技術措施，建立檔案安全防護體系。最后，強化安全監管制度，落實檔案安全防范措施，加強檔案日常檢查，避免檔案信息安全事故的發生。

（三）加強人才培養和引進。隨著檔案逐步實現信息化、網絡化建設，檔案工作者既要有豐富的檔案專業知識，又要能熟練操作檔案相關軟件，同時對系統和檔案數據庫進行維護。檔案隊伍中能有一支高素質人才隊伍對于實現檔案信息化建設具有極其重要的作用。從某種意義上來說，檔案管理現代化就是加強人才培養和引進，只有這樣，才能建立起一支集管理、服務利用、研究于一體的人才隊伍，這也是在網絡時代實現檔案信息化建設的重要舉措。

（四）注意改革創新，加強檔案信息化建設。檔案信息化建設是實現檔案現代化的一項重要并緊迫的任務。檔案事業同其他事業一樣，想要進步就要不斷創新。創新是社會發展和進步的源泉與動力。只有不斷創新，才能實現檔案工作的大精彩，只有不斷創新，才能使檔案工作緊追社會信息化的步伐。對于檔案管理者，在新的時代，已不僅僅是只需做好管理檔案的事。在管理檔案的同時，檔案管理者們要考慮到檔案是否能為社會各界服務，為民生服務。做好各方面的服務是一項偉大而艱巨的事業，需要大家不斷去開拓和創新。檔案信息化建設必須要站得高看得遠，加快時代步伐、跟上社會信息化發展的要求。推進檔案信息化建設，推進檔案開放利用的平臺，推進無紙化辦公和電子檔案安全管理機制，推進電子文件法律管理，推進數字檔案館建設，努力實現檔案數字化、現代化、網絡化。

三、在網絡環境下檔案信息化是必然發展趨勢

檔案工作是一項極其重要的基礎性工作，經驗總結、認識規律、延續歷史等諸多事業的發展，都需要檔案離不開檔案。在社會全面發展的進程中，檔案工作顯現出越來越重要的作用。傳統方式管理檔案存在著檔案容易丟失、損壞等現象，傳統的檔案管理方式已不能滿足人們目前對檔案利用的需求。檔案的開放和服務利用是實現檔案價值的唯一途徑。檔案工作必然要由封閉走向開放，由重視保管轉向服務利用，提高檔案信息化建設水平，才能符合時代發展的要求。檔案信息化是促進檔案事業實現現代化的一項緊迫而重要的任務。檔案信息化建設要站得高看得遠，加快自身步伐，跟上全球信息化發展的趨勢。

參考文獻：

[1]楊冬權.在學習習近平同志考察浙江省檔案局(館)時講話座談會上的發言[J].中國檔案,2014(10).

[2]孫海燕.試論高校檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界,2014(7).

[3]楊冬權.在2014年全國檔案工作者年會上的講話[J].中國檔案,2014(10).