如何提升辦公室工作人員能力的思考

文/承德醫(yī)學(xué)院　梁海成

如何提升辦公室工作人員能力的思考

文/承德醫(yī)學(xué)院梁海成

【摘要】本文對(duì)辦公室人員應(yīng)該具備的能力進(jìn)行了論述，并對(duì)如何提高辦公室工作人員能力提出了建議。

【關(guān)鍵詞】辦公室人員；工作能力；工作效率

一、引言

辦公室作為單位運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著重要的責(zé)任，是單位重要的辦事機(jī)構(gòu)和與外界溝通的窗口，是單位的窗口機(jī)構(gòu)。它對(duì)外代表了單位的形象，對(duì)內(nèi)起到了承上啟下、服務(wù)全體的作用。辦公室人員工作質(zhì)量的好壞直接影響著整個(gè)單位的對(duì)外形象和辦事效率，辦公室人員作為辦公室的核心所在，單位對(duì)其工作能力的要求不可謂不高。筆者作為辦公室工作人員，希望根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，談一下辦公室人員應(yīng)具備的能力以及如何提高辦公室人員的工作能力。

二、辦公室人員應(yīng)該具備的基本能力

辦公室人員基本能力的高低直接影響著整個(gè)單位的工作效率，它關(guān)系著單位各項(xiàng)工作能否順利展開以及進(jìn)行的程度。單位工作人員應(yīng)具備以下幾種基本能力：

（一）語言表達(dá)能力。辦公室作為單位的窗口部門，辦公室工作人員經(jīng)常需要與單位外的人接觸，與他們進(jìn)行交流。接打電話、上傳下達(dá)、匯報(bào)反饋都需要說話，這時(shí)，良好的語言表達(dá)能力就顯得尤為重要，辦公室工作人員不僅要口齒清晰，更需要講求說話的藝術(shù)。交談過程中要注意語速與語調(diào)，使聲音有信服力。

（二）有一定寫作功底。辦公室人員經(jīng)常要寫各種文件和發(fā)言稿，如領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿和各種工作總結(jié)。這就要求辦公室人員要有一定的寫作功底，文筆要好。除此之外，辦公室人員還應(yīng)該有善于提煉素材的能力，畢竟為領(lǐng)導(dǎo)寫發(fā)言稿時(shí)需要從大量的信息中提煉出有用的信息，凝結(jié)成領(lǐng)導(dǎo)的演講稿。

（三）熟練使用計(jì)算機(jī)。信息時(shí)代，無紙化辦公成為時(shí)代主流，辦公室人員必須具備熟練使用計(jì)算機(jī)的能力。對(duì)于Word、Excel 和PowerPoint等辦公軟件的靈活運(yùn)用是辦公室人員的必備技能之一。熟練使用這些軟件，可以大大提高辦公室人員的工作效率，有助于更好地開展日常的工作。

（四）創(chuàng)新能力。在這個(gè)科技發(fā)展日新月異的時(shí)代，辦公室人員除了學(xué)習(xí)日常的業(yè)務(wù)之外，也應(yīng)注重創(chuàng)新。創(chuàng)新的核心是思維能力。辦公室人員要從日常的工作與學(xué)習(xí)中發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造新的事物，善于思考，多加探索，將實(shí)際與創(chuàng)新結(jié)合起來。創(chuàng)新能力是新的時(shí)代背景下辦公室人員所應(yīng)具備的能力之一。

三、提高辦公室人員工作能力的途徑

（一）努力提高思想覺悟。提高辦公室人員的工作能力，首先應(yīng)該從思想上抓起。要使他們具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)。辦公室作為一個(gè)中樞部門，其所做的工作大多都帶有較強(qiáng)的政治性。因此，辦公室人員首先要提高自己的思想覺悟，加強(qiáng)政治理論方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，堅(jiān)定政治立場(chǎng)，在思想上、行為上與黨保持高度的一致，樹立一心一意為全體人員服務(wù)的思想

（二）加強(qiáng)單位文化建設(shè)。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視對(duì)辦公室人員能力的提高。要多加利用考察、培訓(xùn)等機(jī)會(huì)鍛煉辦公室人員，提高他們的工作能力和思想水平。加強(qiáng)宣傳活動(dòng)，單位可以采取板報(bào)等形式，宣傳提高辦公室人員能力的重要性，使全單位都知道這一點(diǎn)，從而給辦公室人員造成一定壓力，使他們化壓力為動(dòng)力，努力提高自己的工作能力。

（三）督促辦公室人員全心全意投入工作。辦公室人員要有良好的思想品德，對(duì)待單位的工作要像對(duì)待自己的事情一樣，全心全意地投入工作，而不是敷衍了事。辦公室人員在與領(lǐng)導(dǎo)接觸的過程中，在不阿諛奉承、不違反規(guī)章制度的前提下，應(yīng)該盡自己的最大努力去完成工作，使領(lǐng)導(dǎo)放心。在進(jìn)行工作的過程中，對(duì)于自己分內(nèi)的工作應(yīng)該按時(shí)保質(zhì)保量完成，不讓工作由于自己的原因而出現(xiàn)中斷、延期等情況。在工作中要充滿激情，干一行愛一行。將名利看輕一些，不要將個(gè)人情緒帶到工作中。不論遇到何種挫折，認(rèn)認(rèn)真真埋頭苦干永遠(yuǎn)不會(huì)錯(cuò)，機(jī)會(huì)總是留給有準(zhǔn)備的人。真正成功的人，多是扎實(shí)肯干的人。因此在工作時(shí)，要真心對(duì)待單位，以單位的健康發(fā)展為自己的目標(biāo)。

（四）加強(qiáng)人際交往。和諧的工作環(huán)境可以有效地提高人們的工作效率。辦公室人員的良好的與人交往能力也體現(xiàn)了其工作能力。不論是面對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還是下級(jí)群眾，都以友善的態(tài)度、得體的語言相待，是辦公室人員必備的能力之一。人際交往也是辦公室工作人員能力體現(xiàn)的一部分，和諧的人際關(guān)系可以使工作事半功倍。

（五）主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高能力。辦公室工作人員在日常工作中，若遇到不懂的問題，要虛心向前輩請(qǐng)教，同時(shí)學(xué)習(xí)他人的長(zhǎng)處。學(xué)習(xí)的對(duì)象不應(yīng)該拘泥于單位的前輩，同輩或者后輩中有值得自己學(xué)習(xí)的地方也應(yīng)該努力學(xué)習(xí)，改正自己的缺點(diǎn)與不足。同時(shí)辦公室人員應(yīng)該培養(yǎng)自己的責(zé)任意識(shí)。在工作過程中嚴(yán)格要求自己，全身心投入，追求精益求精的工作態(tài)度，嚴(yán)于律己寬以待人。不僅要在日常工作中進(jìn)行學(xué)習(xí)，也要在假期時(shí)抽出專門的時(shí)間來對(duì)自己進(jìn)行充電。可以自己買相關(guān)的資料進(jìn)行學(xué)習(xí)，也可以參加相關(guān)的培訓(xùn)，努力提升自己。在掌握足夠的知識(shí)后進(jìn)行積淀升華，勇于創(chuàng)新。打破常規(guī)的思維方式，運(yùn)用自己所學(xué)，勇于探索，開拓創(chuàng)新。不要因?yàn)樽约菏寝k公室文職人員就缺乏創(chuàng)新精神。創(chuàng)新可以使原本枯燥的工作變得有趣起來，并且可以使自己以更大的激情投入到工作中去，不僅對(duì)自己有益，也可以為單位創(chuàng)造效益。

四、結(jié)束語

綜上所述，辦公室作為單位的中樞部門，在單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中起到了十分重要的作用，筆者希望通過這篇文章，能引起社會(huì)上對(duì)這件事情的一定重視。辦公室人員能力提升需要單位乃至整個(gè)社會(huì)的共同努力。

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