淺議電子檔案的整理與保護

雷洋

[摘 要]電子檔案的整理與保護工作十分重要，尤其是重要的電子檔案，在對其進行整理時，要這一規范性，否則會影響著真實性，因為不同的檔案類型其整理方式不同，因此需要檔案整理人員做好區分。本文主要通過對電子檔案的整理的介紹，進而探討了其保護措施，供參考使用。

[關鍵詞]電子檔案；整理；保護

電子檔案整理工作相比要比紙質檔案輕松很多，只要掌握各類檔案整理的基本流程即可，但是因為網絡病毒等原因，電子檔案受到了很多干擾，甚至會被竊取，因此必須做好相應的保護工作，避免發生檔案信息數據丟失或者其他數據被竊取的情況，保護措施有多種，可以同時選擇幾種，以此來提高保護效果。

一、電子檔案的整理

現階段我國的檔案管理基本上都進入到了電子化時代，這為檔案整理提供了方便，檔案整理工作也因此變得簡單，但是不同類型的檔案，其整理方式存在著差異，因此檔案整理人員在進行整理時，應該做好區分，再加之，電子檔案存在著一定的危險性，因此注重保護工作也十分必要，在此，筆者首先來探討電子檔案的整理工作。

（一）文書電子檔案整理

文書電子檔案主要分為兩種，一種是內部文件，另一種是外來文件，這兩種文件在整理時，要做好區分，以免混淆。如果是內部文件，可以將其按照時間或者組織機構的名稱進行分類，并且儲存在組盤中。根據年代的差異以及組織機構的差異進行分盤，以方便檢索，這種整理方式也能夠有效的延長電子檔案保存的時間。在檔案歸檔時，可以按照部門進行歸檔，便于查找，進而提高其利用效率。因為電子檔案在歸檔時，經常出現不規范的行為，為此需要由專門的部門來完成該項工作，組盤完成之后，還應該由專門的人員來進行統一安排，并且建立目錄，以方便其他人員搜索查找，而且建立目錄之后，更方便的電腦查收。

針對外來文件，對其進行整理，可以在文書室處理，將所有的外來文件都掃描進入計算機中，公文傳遞以及督辦等環節，都可以利用先進的網絡技術來完成，歸檔的主要任務可以交給業務部門，業務部門完成歸檔之后，將其交給承辦部門，該部門依據文件的重要性或者保密程度來進行分級，之后將其交給檔案部門，經過審核通過之后，檔案人員填寫相關檔案信息，將其放進數據庫中，如果有人要想利用這些檔案，可以利用各個網路終端，即可查找到相關的文件。

（二）科技電子文件歸檔

這類檔案類型繁多，對其進行歸檔并不是一項簡單的工作，可以采取分類管理的方式，也可以選擇使用項目歸檔的方式，一般情況下，都是在分類管理的基礎上，再利用項目歸檔。其具體的歸檔方式如下：

首先，基建檔案，這種類型的檔案通常都是由電腦打印出來，而且打印的紙張規范，整理基建檔案的相關數據時，需要按照標準進行輸入，如果基建檔案屬于紙張實體檔案，可以利用掃描的方式將其錄入到計算機中，之后根據案卷號以及其他序號將其連接起來，以便用戶通過簡單的檢索方式即可查找到檔案；其次，設備檔案，這類檔案通常來自于企業，相關企業人員在采購相關設備時，外商提供的相關資料，傳統的資料都是以圖紙的形式存在，現代主要是以電子方式存在，我國相關設計部門，所設計的產品都逐漸的傾向電子化，在購買相關設備時，交易雙方應該提供電子檔案，應該附上說明以及需要注意的問題。

二、電子檔案的保護

（一）軟磁盤的保護

統一軟盤的規格，使用3.5寸高密度軟盤；把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數據；規范管理條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40%～50%，溫度控制在14℃～24℃；加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。

（二）光盤的保護

要規范排放和使用。光盤壽命的長短，與光盤累計使用時間的長短息息相關。激光光能對光盤制成材料穩定性的影響是隨光盤累計使用時間的延長而加大的；要防止有害氣體的腐蝕。工業區的空氣中常有氟化氫（HF）、氯化氫（HCI）等氣體有害物質。在靠近海洋的地方，空氣中含有較多的海鹽微粒，光盤保存環境要注意遠離以上場所和產生鹵化物的場所，必要時須采取空氣過濾措施；）要保護良好的溫、濕度環境。高溫、潮濕都會使光盤老化，降低光盤使用壽命或直接損壞光盤。因此光盤存放的溫度應控制在14℃～24℃，相對濕度40%～60%；要保持信息讀取面的清潔，不能有過大的臟污和劃痕。在每次拿取光盤時，只能接觸光盤的內沿，不能觸摸光盤的數據區，以免油漬和指紋落在讀取面的數據讀取區。

（三）更新觀念，迎接挑戰

電子檔案的出現，對人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔的意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識，才能保證檔案材料的順利歸檔。加強對檔案工作者的電子檔案管理等知識的培訓。從電子檔案發展方向來看，檔案工作者要逐步做到運用計算機和現代化通訊設備進行電子信息的制作、使用和維護，介入文件的形成和保管，參與電子檔案管理檢索系統的設計規劃，保證電子檔案的真實、完整和安全，促使電子檔案管理早日走上規范、有序、健康的發展之路。隨著新技術的不斷發展，電子檔案管理會更加普遍，而對其技術措施的要求也就越來越遍。

三、結語

電子檔案的整理工作十分重要，但對其進行保護更加重要，現代化的電子保存方式便利的同時，也會隨之帶來很多困擾，尤其是安全困擾，為了降低危害性，電子檔案整理與保護工作應該同時進行，在整理時，就應該注重合理性以及規范性，而在保護工作進行時，也需要考慮到整理的問題，只有兩者都做到位，才更有利于發展。

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