新時期事業單位人事檔案管理的思考

呂儉男

[摘 要]近年來我國經濟正處于轉型階段，事業單位也正處于改革階段，所以新時期事業單位的人事檔案管理制度也要進行調整和改革。人事檔案管理是事業單位的重要組成，對單位的日常管理有著重要的影響，但在單位中人事檔案管理工作遇到的問題很多，在新時期新挑戰下，人事檔案管理必須走出傳統的管理模式，尋求新的發展，改革勢在必行。本文將對新時期事業單位人事檔案的現狀進行分析，提出幾點改進建議。

[關鍵詞]事業單位；人事檔案；現狀；改進

為了迎接新時期的挑戰，事業單位正在積極的進行改革，每一項改革都涉及到人事關系的變動，都影響到人事檔案的管理工作。事業單位的檔案管理工作也在積極的推進改革，適應新的生產需要。面對事業單位逐漸轉變成企業單位的現狀，人事檔案管理必須在收集、鑒定、整理、保管和利用上有進一步的調整，不然將會影響到單位的招聘工作，進而影響到單位的正常管理工作。也就說人事檔案管理工作必須加強，提高真實性和可靠性。

一、事業單位人事檔案管理現狀

1.檔案管理意識上的放松

由于事業單位正處于轉型階段，雖然在崗位上已經完成了聘用制度的改革，但在人事檔案方面還沒有進行相關的跟進工作，使得人事檔案上存在很大的滯后性。由于事業單位對人事檔案沒有足夠的重視，使得招聘和解聘的工作完成了，人事檔案卻沒有和人才市場進行檔案交接，或者把檔案管理工作簡單的當成是對資料的保密和存儲，使得人事檔案管理流于表面，無法深入。

2.管理手段和管理體制的落后

在我國現行的檔案管理還是較為原始的檔隨人走的管理模式，極大的束縛了人才的流動和崗位的調換。由于檔案管理部門的管理方法不得宜，管理設備陳舊落后，致使檔案破損丟失，嚴重影響了檔案的參考價值。管理人員對檔案管理的重視也可以看出社會對檔案的態度，由于這種不在乎決定了對檔案管理上的資金投入，決定了管理手段和設備的落后，所以對檔案管理工作的改革是刻不容緩的，是勢在必行的，同時提高檔案的社會地位也應該積極推進，沒有思想上重視，工作就不能高效展開。

3.檔案管理人員的素質不高

檔案對于檔案當事人的重要性極高，但是檔案管理的本身卻是一件極為繁瑣和復雜的工作，它需要檔案管理人員熟悉的掌握每一份檔案的材料，及時連續的進行檔案材料的增添，嚴格按照人事檔案管理的保管與利用制度進行檔案的管理和出借使用。但是新時期事業單位的人事改革使檔案的管理人員不再享有公務員的待遇，檔案管理人員的數量減少，人員的流動頻繁，這不僅不利于專業檔案管理人員的培養，還造成了檔案管理工作的被動與附屬現象，檔案管理人員的管理素質亟待加強。

4.檔案管理的信息化程度不高

隨著技術的進步和科技的發展，計算機網絡技術已經在各行各業得到了廣泛的利用，但是計算機水平的提高并沒有改變檔案管理手工操作的現象，無論是事業單位的領導人員還是檔案的專門管理人員都對人事檔案的信息管理系統的安全性和全面性存在懷疑。一些事業單位只是簡單的將個人的信息和檔案的目錄存放在電腦里以方便查閱，而檔案的檢索和最終的出借都還只是憑借手工操作，檔案管理的信息化水平整體不高。

二、事業單位人事檔案管理的改進策略

目前我國的事業單位正在進行人事的變革，人事檔案的管理不僅要適應現有事業單位改革的政策，還要在原有的基礎上進行管理體制以及管理手段的改進，采用先進的技術手段來實現人事檔案管理的信息化，提高事業單位人事檔案管理的水平和管理的能力。

1.事業單位人事檔案管理體制的變革

事業單位聘用制度的改革加快了人員的流動，原有的單位檔案管理模式束縛了人員的流動，不利于人才的變動和交流。因此新時期事業單位的檔案管理要由原來的單位管理轉變為社會的集中統一管理，將單位的人事檔案管理工作分配給社會的人事檔案保管機構，實現檔案的集中統一管理。這樣的社會管理檔案的模式有利于檔案得到本單位以及本人的有效利用，還為國家的統計部門提供了可靠的統計材料，保證國家制定更加完善的人才發展戰略。

2.提高對管理工作的認識，加強管理人員素質

事業單位的領導要加強對檔案管理工作基礎性地位的認識，聘請專門的檔案管理人員進行檔案的保管和出借，定期對本單位的檔案管理工作進行監督和指導，加大資金的投入以改善檔案管理的硬件與軟件設施。此外，事業單位還要對檔案的管理人員進行定期的培訓，保證檔案管理人員掌握最新的人事改革方針與政策，提高他們的專業技能和個人素質，使他們在檔案的管理工作中及時的總結經驗，改進管理的技術和方法。

3.人事檔案管理手段和管理方法的現代化

科技的進步為各項管理工作帶來了便利，新時期檔案管理人員要利用計算機網絡來實現檔案收集、管理、利用上的改革，利用計算機輸入輸出設備及時的更新檔案信息，實現管理方法上的革新。此外，檔案管理人員要掌握相應的資料整理和處理技術，將原有紙張上的文字變為計算機網絡上的各種數據，實現紙質材料和網絡材料的并存。計算機網絡技術在檔案管理中的應用不僅實現了檔案資源的社會共享，還提高了事業單位人事檔案的管理效率和利用效率，保護了紙質檔案的完整性和準確性。

4.完善檔案功能，加強機構的溝通

事業單位人事體制的改革使單位的人員不再禁錮在一個崗位或者單位，新時期檔案的管理部門更要注重對檔案的記錄和管理，擴大和豐富檔案的內涵，保證保險、勞動技能以及個人專業特長等內容的補充和更新。事業單位要保留原有單位的人事檔案資料，方便后期的查閱和考核。此外，事業單位在對人員進行招聘或者是解聘時，要加強與相關人才服務機構的交流，保證檔案材料的順利流動和安全保管，共同研究新時期的檔案管理辦法，保證事業單位人事變革下檔案管理工作的順利轉型，繼續發揮人事檔案的參考價值和利用作用。

三、結語

時代在不斷的發展，生產關系在不斷的變化，傳統的人事檔案管理方法已經不能適應現在的生產需要。只有改革才能求發展，所以事業單位的人事檔案管理必須要進行改變。原有的檔案管理人員在思想上沒有重視檔案管理，在方法上沒有應用新時代的高新技術，在體制上依賴傳統的模式太過僵化不能靈活變通。新的管理體系要求工作人員要有較高的素質和工作能力，能夠在檔案管理使用新技術，推行新方法，發揮檔案的參考價值和歷史價值，推進人事檔案管理工作的變革。

參考文獻：

[1]周紅.淺談事業單位人事檔案管理現狀與改進策略[J].經營管理者.2012.