新形勢下的水利工程檔案管理工作分析

叢麗

[摘 要]水利工程檔案管理工作在整個水利工程進行的過程和前后都起到重要的作用，是輔助進行工程質量評定、工程驗收或相關工作的重要資料。本文圍繞新形勢下水利工程檔案管理工作中暴露出來的檔案收集不完整、檔案信息化建設落后等一系列問題進行探討，提出了針對性的改進方案，為水利工程檔案管理工作的有效開展和水利工程的順利實施起到了借鑒和推動作用。

[關鍵詞]新形勢；水利工程；檔案管理工作

檔案管理工作對確保水利工程的順利實施有重要的意義，是水利工程建設前后及過程中各項資料的儲備、整理、更新、維護、保管等工作開展的必要途徑。出于保障水利工程科學、規范、合理、合法的建設推進，必須要進一步完善水利工程檔案管理的工作細節，做到客觀、公正、嚴謹、細致，為水利工程建設和相關管理等提供詳盡的資料、數據等。

一、水利工程檔案管理工作存在的問題和不足

1、檔案資料整理不完整。水利工程建設中檔案資料收集整理不齊全的情況普遍存在。一方面是由于水利工程的周期性較長，關聯的單位、部門、人員特別多，檔案收集的工作量非常大；另一方面是由于參加水利工程建設的相關單位、部門負責檔案收集整理和傳達的人員出現崗位變動或人事調整等，往往造成頭緒混亂、無人負責或多人負責的情況，相關檔案資料的收集整理不能完全接洽[1]。相關的檔案管理人員在整理檔案方面的經驗不足也是造成檔案資料不完整的原因之一，以為有很多參建企業負責檔案推送的人員并非專業的檔案管理人員，而是企業的文職人員或辦公室人員等，對專業的檔案資料整理工作不適應。

2、檔案管理的制度有所欠缺。水利檔案管理工作中制度不健全、監督管理體系欠缺的情況普遍存在。當管理人員向各方收集檔案資料的時候，往往缺乏有效的制度規范，導致對方口頭答應卻無人監督落實，影響了檔案收集整理的效率。由于檔案管理工作沒有專門的負責人進行監督，工作人員只能做到自己遵守制度，卻無法要求相關參加單位也遵守相關規章制度，這就大大弱化了檔案管理制度的有效性，成為空頭文件。

3、檔案管理人員的專業性不高。檔案管理是一門專業性很強的學科，并非簡單的收集資料并存放那么簡單。然而在水利工程檔案管理工作中會發現有部分人員并非專業的檔案管理工作者，而是辦公室文職工作者充當。這樣就使得整個檔案管理工作比較混亂，容易在具體細節上出現問題，比如檔案分類不清楚、檔案資料混淆、檔案資料丟失或不全等，對檔案管理工作的有效性造成不良影響。

4、檔案管理信息化遲滯落后。以信息化技術為基礎的檔案管理是傳統檔案管理工作的一大弱項。包括信息檔案管理庫的設計研發和應用、紙質檔案資料的錄入、檔案信息的篩查和調用以及安全防范等工作都不到位。

二、水利工程檔案管理工作的改進建議

1、強化檔案資料的監督管理，保證檔案收集到位。水利工程監督管理部門和責任單位要建立更加完善的檔案管理制度，敦促各個參建單位完全按照標準提供檔案資料，交付指定的部門或人員進行檔案資料的收發管理。要強化檔案資料管理程序的監督審查，下發規范的檔案資料整理辦法，對檔案的格式、分類等提出更加明確、細化的要求，敦促所有單位、部門嚴格落實。對檔案資料提交不積極、不合格等情況進行嚴肅處理，實行檔案資料管理責任制和對口負責，保障檔案資料管理工作的有序開展。

2、做好檔案管理人員的資質考核與培訓。檔案管理人員的素質不高、專業性不強是制約檔案管理工作有效性的重要因素。要做好檔案管理人員的資質考核與培訓；一方面加大專業檔案管理人員的引進聘用；另一方面做好現有檔案管理工作人員的培訓，在檔案資料的分類管理、檔案資料的安全保護意識、檔案資料的制度規范、檔案信息化建設等方面提升素質和水平，為檔案管理工作的進一步升級改善打下基礎，創造條件。對于在檔案管理工作中屢次出現過失、態度表現不積極的管理人員應當及時糾正或辭退，避免檔案管理工作受到干擾和負面影響。

3、進行檔案信息化建設。檔案管理的信息化是傳統檔案管理工作的有效輔助，對于提高檔案管理效率，降低檔案管理工作量，保障檔案資料的安全有效等都有重要意義。要強化檔案管理的信息化建設，從網站建設、數據庫建設、終端開發、網站安全防護、檔案調閱和檢索等功能的開發等方面入手，建立完善的檔案管理信息渠道[2]。此外，要根據檔案信息化管理的特點制定相關的規章制度，避免存在任意瀏覽或刪改檔案資料的情況出現。

4、提高檔案資料的利用率。傳統的檔案資料管理普遍是以封閉管理為主，除非遇到工程糾紛、監管、調閱等需要，一般不開放檔案的瀏覽權限，也沒有實現對檔案資料的有效利用。其實，完整的詳盡的檔案資料對于企業擴展業務渠道、尋找優秀的工程建設合作伙伴、探尋好的工程施工方案或尋找優秀的工程案例等都有重要意義。逐步提高檔案資料的利用率，是企業不斷完善、發展的重要支撐，也是檔案管理工作未來發展的一個重點職能和方向。

三、總結

水利工程檔案管理工作目前還存在很多問題，對檔案管理工作的有效開展和水利工程建設等工作都造成了一定的不利影響。隨著時代發展和科技的進步，檔案資料管理工作也迫切需要進行完善和升級。做好檔案資料管理的制度化、規范化、信息化、專業化建設，做好檔案資料的開發利用，對水利工程建設有重要意義，是檔案管理工作者努力的方向。

參考文獻：

[1]馬進江.淺談我國水利工程檔案管理存在的問題與解決措施[J].無線互聯科技.2014（04）

[2]趙洋.農場檔案管理標準化實施中的問題解析[J].科技致富向導.2014（09）