對檔案綜合管理問題的研究

孫軍超

【摘要】檔案的開發利用與保管，需要抓好綜合管理，得到領導的重視，人員落實以及滿足其它物質需求等主要條件，才能更有利于單位檔案的保存以及檔案信息的開發利用。以下，本文對檔案綜合管理的主要條件以及檔案綜合管理的益處進行了探討。

【關鍵詞】檔案綜合管理；條件；探討

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）04-150-01

檔案綜合管理是機關或事業單位集中統一管理多門類、多載體檔案，有利于單位檔案的保存和檔案信息開發利用。檔案綜合管理是改革和檔案事業發展的需要，單一的文書檔案工作已不能適應新形勢的需要，筆者結合多年從事疾控機構檔案綜合管理的實踐，探討檔案綜合管理的必要性與可行性。

一、檔案綜合管理主要條件

（一）領導重視

這是實現檔案綜合管理的先決條件，單位領導尤其是第一把手必須有較強的檔案意識擺正檔案工作的位置。并經常研究、布置、檢查檔案工作。俗話說：老大難、老大難、老大出來就不難。例如我們單位的“老大”（站長）就對檔案工作十分重視，經常過問，督促檢查，對檔案綜合管理存在的許多實際問題，如人、財、物等，凡需解決的在領導的重視下，基本上能得到及時解決。特別是近年以來，調整了力量，把檔案綜合管理晉升省特級工作列入年度目標管理的重點，設立綜合檔案室，作為本單位綜合管理檔案工作的職能部門，一名領導干部分管，成立檔案管理領導小組。經過一年多的努力，把成立機構五十多年的資料按照省特級要求重新整理。單位現庫存檔案有六大類（文書、基建、設備儀器、會計、聲像、業務）。2000年經檔案專家評審為“省特級檔案綜合管理”單位。

（二）人員落實

檔案綜合管理要有與工作任務相適應的專職工作人員管理檔案，檔案工作人員要有相應文化水平和具備相應技術職稱，如果檔案人員沒有相應的理論知識和具有多門類檔案工作的經驗，很難適應檔案綜合管理工作的需要。

（三）必須具備一定的物質條件

加強庫房的基本建設，按檔案室設計標準要求，外設鐵門、鐵窗內設空調、鐵質檔案柜，做到安全實用。并購置電腦、復印機及與之相適應的保護技術設備和措施。一年多來用于檔案室硬件建設投資達7萬元，為檔案綜合管理奠定了良好基礎。

（四）健全各項檔案工作制度

結合本單位實際，制訂《檔案管理實施辦法》《各類檔案材料立卷歸檔制度》《檔案借閱借閱利用制度》《檔案員崗位職責》，工作有計劃、有總結。

二、實現檔案綜合管理是檔案工作發展的必然產物

《檔案法》規定，“檔案工作實行統一領導，分級管理的原則”，對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有，就是說，一個機關或一個企業、事業單位在各項活動中形成的多種門類和載體的檔案，應按照集中統一的原則，實行統一管理。但是，在實際工作中，有的機關、企事業單位，卻把檔案資料分散在各個業務部門或在個人手中，例如我們單位的檔案，受過去機關工作的傳統影響，致使檔案長期來基本分散在各業務科室。辦公室只局限于本單位的黨政文書材料的收集、整理、立卷、歸檔。而疾控機構是為人民身體健康提供防疫保障。對疾病監測、疾病預防與控制、突發衛生事件處理、衛生宣傳與健康教育、衛生防疫培訓與技術指導等活動中形成的各種業務檔案。分散在各部門或個人手里，事實證明，這種分散管理的狀況，已很難適應疾病控制工作發展的需要，為適應疾病預防控制工作發展的需要，我們從實際出發建立檔案室，實現了檔案的集中統一管理，職能部門應該歸檔的文件材料，全部移交到綜合檔案室。做好移交手續。這樣，就保證了文件材料的完整性，對移交上來的文件材料進行了收集，分類。對專業檔案采用新的立卷方法進行整理。1950-2000年的專業檔案重新分類、鑒定、劃分保管期限、編制目錄、更換統一卷盒。這樣就大大方便了領導和各部門提供檔案利用的需要，提高了檔案工作的服務水平，實踐證明，檔案綜合管理，是機關工作發展到現階段的一種必然產物，對于推動機關檔案工作的開展，具有積極的促進作用。

三、檔案綜合管理，功利匪淺

（一）有利于提高檔案工作的地位與作用

檔案實行綜合管理后，成為機關信息資源開發利用中心，重要的信息源和情報源。真實記錄了預防疾病、控制疾病的方法和經驗教訓，它內涵豐富，范圍廣闊，知識性、可靠性、實用性都強，充分利用這些信息資源，不僅可以為領導決策。為疾病控制活動提供重要的依據。

（二）有利于加強檔案的開發利用

檔案綜合管理后，檔案比較齊全、完整、加上制度化管理，對檔案的開發利用，就有物質基礎。同時有一套較為完善的檢索工具，可應用計算機檢索所有文書檔案和六種業務檔案，基本上能夠迅速、準確、完整調卷，如果像過去那樣，檔案分散在各部門或個人手中，不但檔案不完整，而且重要的文件資料極易散失，當需要查找檔案資料時，往往如大海撈針，給工作造成不應有的損失。通過開發利用，這些信息資源產生很大的經濟效益和社會效益。例如：2003年之前，我市機動車駕駛員健康體檢都是公安部門從事這項工作。我單位利用《職業性健康檢查資格認可證》和省衛生廳、公安廳聯合發文《關于下發職業性健康檢查管理規定的通知》等文件與高州公安部門協商，終于獲得機動車駕駛員人員健康體檢這項工作工作，維護了單位合法權益。近年來我單位職工利用檔案材料和數據寫有十多篇論文在省級衛生刊物發表。

（三）有利于加強檔案的保管

過去由于檔案分散在各部門管理，保管條件差，檔案達不到“八防”的要求，致使有些檔案發生霉爛、蟲蛀、鼠咬等現象。檔案綜合管理后，有了檔案專業人員的科學管理，改善了檔案的保管條件，方便了統籌安排檔案的技術保護工作，有修復和保護檔案的專門技術，有保證檔案完整與安全的管理制度，對檔案與延長檔案的壽命都起了重要作用。

四、結語

總而言之，檔案的開發利用及保管需要得到許多主要條件的支持才能有效利用。檔案綜合管理對單位檔案的保存以及檔案信息的開發利用有著重要的作用。需要我們不斷總結經驗，對檔案綜合管理的可行性與必要性不斷探討，以使檔案綜合管理滿足新形勢的發展需求。

參考文獻：

[1]張菁.加強檔案綜合管理，充分發揮檔案作用[J].科學時代2013（16）.