新時期建立數字檔案館之思考

術穎

摘 要：在網絡化、信息化時代，計算機技術、網絡通訊技術、多媒體技術和數據庫技術等電子技術，正在深刻而迅速地改變著我們的生活和工作方式，同時，由于高科技的不斷進步，現代化計算機系統的軟硬件性能及相關的高密度存儲技術的飛速發展也為檔案館更好地進行數據信息處理與交流創造了更加便利的條件。因此，數字檔案館的產生順應了現代社會的發展，是信息和網絡時代發展的必然產物。

關鍵詞：新時期;網絡;數字檔案館

一、數字檔案館的主要特征

數字檔案館是以數字網絡方式遠程獲取檔案信息，并在特定范圍內用多種載體形式存儲檔案信息，共享網絡資源，提供多種形式的、先進的、自動化的檔案電子信息服務。數字檔案館的主要特征是：

1.檔案信息資源的數字化。數字檔案館中的檔案信息是經過計算機處理的能被計算機識別的數字化的信息，需要時可以用多種便捷的方式提供給利用者。

2.網絡為傳輸載體。數字檔案館依附于網絡而存在，網絡為數字檔案館提供了良好的傳輸環境。

3.以利用者為中心的服務方式。通過計算機網絡系統，利用者不必親自到檔案館查閱檔案，只要在辦公室或家里的終端前，在權限范圍內對遠程的數據庫進行聯機瀏覽、檢索和利用。當利用者在聯檢中遇到問題時，檔案工作者可以及時幫其解決問題，并提供多種形式的服務。

4.應用各種高新技術。數字檔案館應用各種尖端、前沿的高新技術管理檔案信息，如計算機技術、網絡通訊技術、存儲技術、多媒體技術、數據庫技術、數字化技術等。

5.館藏容量無限。數字檔案館結合現代網絡技術和數字化的存儲技術，可以使館藏容量變大，可以把幾十年、甚至全部館藏信息儲存在幾張光盤里，或將不同的檔案信息鏈接到同一體系之下，實現資源共享。

二、現代科學技術是數字檔案館建立的基礎

數字檔案館是計算機與信息網絡技術發展的產物，是在傳統檔案館的基礎上實現的質變和飛躍，是時代發展的必然產物。

信息技術的迅速發展，對整個檔案館工作的影響越來越大，尤其是計算機技術、網絡通信技術、多媒體技術以及數據庫技術等高新技術對檔案館的影響更為突出。高科技的不斷進步，使現代計算機系統運行的速度越來越快，存儲量也越來越大，為檔案館更好地進行數據信息處理與交流創造了良好的條件。另外，數據庫技術作為現代化檢索技術的主要支柱，在用于回溯檢索、專題檢索等信息服務時，發揮了巨大的作用。同時也促進了現代化檢索技術的發展，為檔案信息查詢提供了極大的便利。遠程通訊和網絡技術的進步，使信息傳輸和接收更為迅速、靈活、方便，世界各國的檔案館可以通過全球互聯網絡系統，實現檔案信息傳遞網絡化。

多媒體技術的進步，向人們展示了未來檔案館收集和利用的美好前景，更拓展了檔案館數字信息收集、管理和利用的新領域，使利用者可以獲得圖文并茂的檔案信息。

三、建立數字檔案館帶來的新課題

1.檔案載體的變化。隨著辦公自動化的實現，將產生大量的電子文件，電子文件取代紙質文件，成為檔案信息的主體是時代發展的必然趨勢。在未來，檔案館主要管理電子檔案，檔案館收藏、保管和利用的檔案信息主要是數字化的信息，是以計算機可讀寫介質為載體，供計算機處理，并通過網絡傳輸的數字化信息。因此，檔案載體由紙質載體轉變為計算機可讀寫介質載體。

2.收集方式的變化。數字檔案館是伴隨計算機、通訊、網絡技術等高新技術發展而出現的產物，將越來越依賴于網絡系統。由于辦公自動化的發展改變了檔案計算機管理的單機管理模式，使檔案管理系統成為辦公自動化系統中的子系統，并將隨著辦公自動化系統的發展而發展。

3.數字檔案館將實現文檔一體化管理。我們可以通過網絡系統完成電子文件的接收和歸檔，同事也可以通過網絡系統完成對利用者提供利用服務。文檔一體化管理是網絡技術在檔案館中應用的必然結果。在網絡環境下，文件從形成、歸檔至利用等均可在網上進行。

4.服務方式的改變。數字檔案館改變了傳統檔案館的借閱方式，大大地方便了利用者，人們坐在辦公室或家中就可以利用“館藏”豐富的信息資源。同時，網上利用的開展，可以減少檔案工作者直接為利用者查閱目錄、調卷的查閱工作，使檔案工作者有更多的時間致力于檔案數據的整合工作，開發出更多可利用的檔案信息，使檔案利用工作進入一個極好的良性循環中。

5.保管方式的改變。由于數字檔案載體的特殊性，決定了其保存的復雜性。需定期對電子檔案進行維護與保存，以確保電子檔案的安全可靠，使其能夠長期處于可讀和可用狀態。首先，需保證電子檔案的載體安全，防止自然災害和突發事件對檔案信息的破壞，并定期對其進行檢測和轉存，同時，還要注意保管磁盤、光盤等數字文件的物理環境，以免磁盤、光盤突然損壞;其次，應加強對電子文件形成過程中所需的背景信息、相關信息及閱讀電子文件所需的軟硬件設備的保存，保證電子檔案的可用性和可讀性;第三，還應防止信息丟失、被非法更改等情況的發生;第四，在網絡環境中，要處理好信息資源共享和保密工作的矛盾。

6.加強檔案人員的培養。一個檔案館的自動化系統能否正常運轉，往往取決于系統管理工作是否做得好，取決于是否配備了具有良好知識結構，能熟練掌握和運用現代信息技術，熟練操作計算機，掌握數據庫結構及管理，熟悉常用軟件使用，掌握網絡基本知識的系統管理員。數字檔案館擁有自己的電子檔案、計算機設備和數據庫，這些數據庫都是花費了大量人力、物力、財力建立起來的電子目錄、電子檔案，所有這些都是檔案館開展服務的寶貴資源，需要有高度責任心的專業技術人員加以管理和維護。可以說，系統管理員是確保檔案館自動化系統正常運轉的核心人物。因此，選配一名好的系統管理員，對數字檔案館來說至關重要。為此，檔案館必須加強網絡維護人員的培養。

另外，由于檔案信息數字化的發展，使檔案信息呈爆炸式的增長，在這種形勢下，如何對現有檔案信息資源進行分析，由于檔案信息數字化的發展，使檔案信息呈爆炸式的增長，在這種形勢下，如何對現有檔案信息資源進行分析，以滿足利用者日益增長的信息需求，是我們檔案工作者義不容辭的責任和義務。因此，培養有文化水準、有素質的檔案信息分析員是一項非常重要而艱巨的任務。

四、數字檔案館應注意的問題

數字檔案館將面向社會并具有一定的開放性，所以檔案信息和系統容易被干擾、篡改、破壞等，必須加強安全意識，建立有效的保護措施。

1.防火墻技術。防火墻是一種用來加強網絡之間訪問的特殊網絡互聯設備，設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，以防止發生不可預測的、潛在的、破壞性的侵入。

2.反病毒技術。最好采用具有實時監控功能的反病毒產品。這樣，一旦病毒進入系統，即對病毒進行查、殺，做到防患于未然。

3.入侵報警技術。采用先進的檢測軟件，當網絡安全受到非法入侵時及時報警，并根據情況制定相應的還擊辦法。

4.儲存技術。需要經常對數據進行備份，以防不測。

5.控制權限技術。由于檔案信息具有一定的機密性，需要對用戶使用權限進行劃分，不同級別的人具有不同的使用權限。

6.網絡監控技術。采用先進的網絡監控軟件，隨時監控網絡的運行情況，當網絡運行出現問題時及時報警，并根據情況進行恢復以保證網絡的正常運行。