淺析中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理現(xiàn)狀與對(duì)策

周睿　肖似婷

【摘要】 為貫徹落實(shí)《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》關(guān)于加快教育信息化進(jìn)程的戰(zhàn)略部署，檔案信息化管理建設(shè)納入學(xué)校工作重要的議事日程，因而中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理上升至重要地位。本文通過(guò)簡(jiǎn)要分析中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的工作現(xiàn)狀，提出對(duì)存在問(wèn)題的改善對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】 中等職業(yè)學(xué)校 檔案 信息化 現(xiàn)狀 對(duì)策

【中圖分類(lèi)號(hào)】 G712 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1992-7711（2015）05-083-01

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學(xué)校檔案是全體師生勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，承載著一所學(xué)校建立、變化、發(fā)展的歷史沿革，是學(xué)校辦學(xué)理念與形象建設(shè)的直接依據(jù)和載體。然而，目前中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理現(xiàn)狀還存在不少問(wèn)題。

1. 缺乏規(guī)章制度，檔案管理工作無(wú)序

我國(guó)相關(guān)職能部門(mén)從未針對(duì)中等職業(yè)學(xué)校檔案工作而出臺(tái)有關(guān)中等職業(yè)學(xué)校檔案工作規(guī)范與實(shí)體分類(lèi)法，導(dǎo)致各中等職業(yè)學(xué)校在開(kāi)展檔案工作時(shí)因“各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一”而呈現(xiàn)出一種較為混亂的狀態(tài)。學(xué)校在檔案工作中難以建立和健全相關(guān)規(guī)章制度和管理機(jī)制。尤其是中等職業(yè)學(xué)校檔案分類(lèi)的參照標(biāo)準(zhǔn)不相同，檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)也不同。難以實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理。

2. 檔案管理“軟硬件”匱乏、工作難度大

檔案工作涉及到學(xué)校的方方面面。除了通用類(lèi)型的檔案，如黨群工作、行政管理、設(shè)備儀器等；還有大量職能類(lèi)型的檔案，如學(xué)生實(shí)習(xí)檔案、教師師德檔案等。學(xué)校檔案工作規(guī)范不統(tǒng)一、檔案分類(lèi)不科學(xué)，檔案材料日積月累，堆積成山，更加難以整理。此外，學(xué)校檔案室設(shè)備匱乏，加大了檔案工作的難度。檔案缺乏及時(shí)、高效的歸檔整理，造成日后檢索、利用工作的困難，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案工作服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)。

在“軟件”配備上，檔案意識(shí)薄弱，管理人員專(zhuān)業(yè)水平低，也沒(méi)有針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，個(gè)別學(xué)校甚至沒(méi)有負(fù)責(zé)檔案工作的專(zhuān)門(mén)人員。檔案工作只停留在低信息化、被動(dòng)提供利用的水平。

在“硬件”配備上，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，沒(méi)有固定的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入，缺乏保護(hù)檔案的必要設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施不健全，庫(kù)房條件比較簡(jiǎn)陋。紙質(zhì)檔案和電子檔案的保管工作難度大，直接制約著學(xué)校檔案的規(guī)范化和信息化建設(shè)。

3. 面對(duì)檢查與評(píng)估，檔案整理工作效率低下

學(xué)校是培育人才的搖籃，每所學(xué)校的辦學(xué)都會(huì)受到各級(jí)教育主管部門(mén)和社會(huì)各界的廣泛監(jiān)督，經(jīng)常接受各類(lèi)檢查與評(píng)估。每到此時(shí)，大多數(shù)學(xué)校會(huì)選擇建立專(zhuān)門(mén)小組負(fù)責(zé)準(zhǔn)備相關(guān)材料。為達(dá)到檢查或評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，專(zhuān)門(mén)小組的成員經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，反復(fù)更改，才能完成整理任務(wù)，讓檢查組或評(píng)估組的專(zhuān)家更好地了解學(xué)校的情況。而不同的檢查或評(píng)估，有不同的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)。被檢查或評(píng)估的學(xué)校只能根據(jù)評(píng)價(jià)指標(biāo)的要求整理出相應(yīng)的材料，周而復(fù)始，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以避免重復(fù)工作，效率低下。

根據(jù)上述分析，提出以下建議：

1.定期開(kāi)展檔案管理專(zhuān)題講座或相關(guān)培訓(xùn)，提高中等職業(yè)學(xué)校的檔案意識(shí)

檔案管理工作涉及到學(xué)校的各個(gè)部門(mén)，學(xué)校管理者和全體教職工需要改變?cè)杏^念，增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案意識(shí)，是指人們對(duì)檔案和檔案工作的這一客觀事物的主觀映象即人們對(duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)，既包括社會(huì)公眾對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，也包括檔案工作者對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)。

中職學(xué)校的管理者必須站在學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的角度上，更新管理觀念，將檔案工作視為學(xué)校的重要工作、常規(guī)工作。中職學(xué)校的教職工必須擁有一定的檔案意識(shí)，主動(dòng)將檔案材料依規(guī)定按時(shí)上交，以實(shí)際行動(dòng)支持學(xué)校的檔案管理工作。中職學(xué)校的檔案工作人員應(yīng)該提高工作積極性，運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能科學(xué)管理學(xué)校的檔案材料，提高工作效率。

2.制定和完善檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作

中等職業(yè)學(xué)校的專(zhuān)業(yè)特色鮮明，注重的是培養(yǎng)應(yīng)用型人才，在學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置與辦學(xué)過(guò)程中所形成的檔案，都有別于其他類(lèi)別的學(xué)校。1993年出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，為高校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供了制度保障。中等職業(yè)學(xué)校也應(yīng)該制定統(tǒng)一的檔案工作規(guī)范，為中職學(xué)校檔案工作提供具體統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)操作程序，從制度上保障中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

3.完善檔案管理工作的“軟硬件”，推進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)

在“軟件”上，中職學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。建立科學(xué)的績(jī)效考核，實(shí)行崗位責(zé)任制，規(guī)范檔案管理人員的日常工作，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。對(duì)新進(jìn)人才，在招聘時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、檔案管理專(zhuān)業(yè)技能嫻熟、綜合素養(yǎng)高的人才。對(duì)于現(xiàn)有人員，在工作中應(yīng)該要求其通過(guò)定期的培訓(xùn)和自主學(xué)習(xí)努力提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，與時(shí)俱進(jìn)，將專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的新技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際工作中去。

在“硬件”上，中職學(xué)校應(yīng)該為檔案室配備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施，購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，加快中職學(xué)校檔案工作的信息化建設(shè)。（檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、管理和提供利用服務(wù)，使檔案管理模式從過(guò)去的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。）為適應(yīng)信息化時(shí)代的需求，中職學(xué)校檔案工作必須考慮各方因素，配備溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、檔案柜、消防器材等基礎(chǔ)設(shè)施，選擇適合本校的檔案管理軟件，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，保證各類(lèi)檔案材料的妥善保存和科學(xué)管理。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

[1]唐淑云.廣西中等職業(yè)學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策研究[D]廣西.廣西民族大學(xué)，2014.

[2]尹美京、任鳳仙.檔案意識(shí)與檔案工作的關(guān)系之我見(jiàn)[J].檔案學(xué)通訊，2008（03）.

[3]楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2001.