淺析檔案管理存在的問題及對策

張小蘭

摘 要： 信息的載體有很多，其中檔案是一種重要的載體，也是一種主要的信息來源。無論是哪個工作單位都需要有檔案，它能讓單位的工作順利運轉。因此，檔案的管理工作對資源開發有重要作用。本文就檔案管理存在的問題進行探討，并提出對策。

關鍵詞： 信息載體 檔案管理 存在問題 對策

信息的載體有很多，其中檔案是一種重要的載體，也是一種主要的信息來源。因此，檔案的管理和使用對資源的開發有重要影響。當前社會經濟迅猛發展，社會制度不斷完善，檔案管理工作成了單位工作順利運行的有效保障。

一、檔案管理工作中存在的問題

信息化時代，有人想當然地認為，檔案管理也隨之信息化了，輕視傳統檔案管理可借鑒的方面，在許多地方，出現了各種各樣的不重視檔案管理的問題。歸納起來有這三個方面：

1.由于部分單位領導對檔案工作的認識不夠深入，造成對檔案管理工作的重要性沒有充分認識，很大程度上只是把檔案管理工作當做事務性工作，認為檔案工作是可有可無的工作。檔案工作很簡單，只需要收集整理，然后加以保存收藏就好，能夠供人查閱就足夠了。這些認識上的誤區導致檔案工作人員在實際操作中出現紕漏，檔案工作沒計劃、沒安排，檔案管理場所、經費、人員保障不足的現象較多。在輕視檔案工作的思想影響下，檔案工作無法適應管理需求，甚至影響到單位的運轉。

2.部分單位檔案室硬件設施基礎較薄弱。規范化、標準化檔案室是檔案管理的基礎。部分單位在檔案管理的硬件方面沒有投入，不購買添置必需的相關設備，有的單位甚至連專門的檔案室都沒有，有的僅僅是一個簡陋的房間，有的單位檔案沒有有序排放，有的單位“八防”的設備根本不配套，各種檔案材料已經出現發霉、生蟲等現象，影響檔案的保存。

3.部分單位的檔案管理力量薄弱，方式方法落后。檔案管理工作是一個看似簡單，其實專業性比較強的工作，管理人員如果沒有學習專業的知識或者經過專門的培訓，就不能勝任該項工作。在現實工作中，部分單位的檔案管理人員較多是兼職人員，沒有足夠的專業知識，對檔案材料的收集整理等不熟悉，而且沒有主動收集檔案的意識，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，管理手段較陳舊的問題比較突出，檔案管理信息化程度不高。

4.部分單位對檔案管理信息化不夠重視。檔案管理信息化是全球信息化進程中在檔案管理中的應用成果之一，也是當前檔案管理的發展趨勢。可是在不少單位，領導不重視采用信息技術改造傳統檔案管理的方法，導致單位的檔案管理不能適應數字化環境下檔案活動的發展變化，管理水平和效率低下，與社會檔案需求相脫節。

二、檔案管理工作的對策

在新的歷史條件下，檔案管理工作只能加強，不可松懈，既要注重借鑒傳統檔案管理獲得的寶貴經驗，又要注意充分利用現代化手段，實現檔案管理創新，既要注重基礎建設，又要加強理論研究，挖掘檔案管理功能。

1.加強檔案工作的基礎建設。要高度重視檔案工作，落實人、財、物。落實人，就是要配備專職的工作人員，提高檔案管理人員的專業素養。健全檔案工作隊伍，選擇具有專業知識和接受了專門培訓的人員從事檔案管理工作。在職的檔案工作人員應該隨時提高自身專業水平，積極參加專門培訓，然后通過平時的工作，熟練掌握檔案工作各個環節和基本要求，學習科學有效的管理方法和原則，提高檔案工作效率和質量。將檔案管理工作落實到財，讓檔案工作經費得到保障，有計劃地開展檔案工作人員的培訓工作，邀請各個專家來進行專業指導等。單位還要嘗試新的管理模式，讓檔案管理工作更加具有科學性和實用性。落實物，就是要將檔案管理所需的基礎設施落實到位。一方面要建立符合標準的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜，另一方面要積極建設標準化檔案室，深入開展星級檔案室創建活動，在庫房內設置空調、去濕、滅火等設備，落實“八防”措施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

2.加強檔案管理工作的制度建設。良好的檔案管理工作制度是長期保持檔案管理的關鍵。為此，建立的檔案工作制度必須按照以下要求進行：首先，單位制定的規章制度要具有合理性和科學性。因為這些制度的建立必須和單位的實際管理情況相適應。其次，制度要簡單明了，具有實用性。制度制定的意義就在于它的實用性，而且越是簡單明了越是具有可操作性。再次，制度的建立要具有雙向約束性。雙向約束性的制度是一方面約束領導，另一方面約束員工。領導作為單位的代表，其形象和行為影響單位的形象，影響制度的執行，員工是一個單位的主要構成部分，也是制度的主要約束對象和執行對象。最后，制度必須有嚴肅性。檔案管理部門既是制定規章制度的主要部門又是主要執行部門。因此，在規章制度的制定、執行的過程中，必須獎罰分明，體現出制度的嚴肅和權威。

3.對檔案管理工作手段的改進。信息化的快速發展，對檔案管理工作提出了不少新的要求，最主要的就是要充分利用科技的新成果和管理的新手段，努力提高檔案管理工作的效率，努力實現管理的信息化和現代化。單位在實際的工作中要優化管理手段，逐步建立檔案信息系統，提高科學管理水平。利用先進技術和手段管理檔案，全方位建立適合單位工作特點、統一開發的檔案信息管理系統，實現檔案管理工作的電子化、科學化。

4.發揮檔案管理的社會效益。對每一個單位而言，檔案都是單位非常重要的歷史資料，也是單位沿革的歷史文化見證，對研究單位的發展史，檢索單位人員更替信息，對吸取經驗教訓發揚優勢與成績，都具有很大的作用。發揮檔案管理的社會效益，要突破以下三個方面：一是手續繁瑣阻礙查閱，查閱常規檔案往往設置了十分繁雜的手續，對不涉及機密或隱私的檔案來講是沒有必要的；二是資料不全影響查閱，有的單位檔案管理質量不高，導致檔案的可靠性、完整性缺失，使人們失去查閱興趣；三是工作神秘無從查閱，少數單位存在檔案工作神秘論，片面認為凡是檔案都涉及機密和隱私，導致檔案長期以來“藏在深閨無人知”，上述現象都影響了檔案管理的社會效益。

總之，新形勢下，各級單位要扎實開展檔案管理工作，一步一步逐漸完善檔案的管理機制，實現檔案管理工作的信息化和現代化，讓檔案管理工作更好地為社會經濟發展服務。