淺談檔案管理中雙軌管理模式的必要性

白鳳玲

摘 要： 隨著信息產業和電子科學技術的飛速發展，電子檔案的出現給傳統檔案管理帶來了強烈沖擊。本文通過對電子檔案和紙質檔案特性的詳細比較，提出檔案工作中實行雙軌管理模式的必要性。

關鍵詞： 電子檔案 紙質檔案 雙軌管理模式

隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展和進步，電子檔案的出現，給檔案工作開展帶來了前所未有的機遇和挑戰，使未來檔案管理走向紙質檔案和電子檔案并進的檔案管理模式。目前，檔案主要載體形式主要包括兩大類：

1.紙質檔案和電子檔案

1.1紙質檔案：所謂紙質檔案就是以紙張為記錄載體的檔案。這是我們日常工作生活中最常見的檔案載體形式，在現行檔案管理中仍占據重要地位，比如：企事業單位在生產過程中產生的各種文件資料，公司下發的各種“紅頭文件”，生活中的各類獲獎證書、信函、證明等。

1.2電子檔案：這是隨著網絡技術和計算機技術的發展而隨之出現的一種新型檔案載體形式，指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在虛擬網絡上進行傳輸和存儲的文件。

2.紙質檔案和電子檔案的特性比較

2.1原始性、憑證效果不同

紙質檔案記錄的內容信息來自于人們的工作和生活，是客觀的、可靠的，是經得起歷史考證的原始信息；它記錄的信息不易被修改，是第一手資料，具有一定法律憑證效果，而且是可以直接閱讀的。

電子檔案必須依賴現代科學技術和設備才能利用和閱讀，且易于修改和復制而不留痕跡，從而無法確保記錄信息的原始性，使電子檔案的真實性、憑證性受到質疑，檔案的可信度下降。

2.2信息容量和載體壽命不同

紙質檔案在信息存儲方面具有占地大、容量小的特點，需要專門檔案庫房進行保管；而且紙質載體穩定，只要保護措施得當，就可以保存幾十年、上百年甚至更長時間。

電子檔案以占地面積小、信息存儲量大而具有明顯的優勢，但電子檔案的載體材料通常是磁性物質，不穩定且壽命較短，較長時間的保存對電子載體來說難免老化變質，且隨著技術不斷進步，軟、硬件的更新換代，使電子檔案變得無法識讀，不具備長久保存的條件。

2.3歸檔方式不同

紙質檔案的歸檔是處理部門在處理完文件資料后，將其中具有保存價值的文件收集齊全，并按照文件之間的相互關聯進行分類、整理后移交檔案部門的過程。

電子文件的歸檔可采用向檔案部門移交光盤等磁性載體或按照電子檔案歸檔要求，從網絡上歸入檔案部門規定的地址。

2.4服務利用方式不同

紙質檔案的利用是通過人工查找方式實現的，效率低、速度慢。利用者對檔案原文的檢索利用仍要到檔案館進行，檔案工作人員需到檔案庫房中查找紙質檔案，利用人再辦理借閱手續。此外，紙質檔案的利用還要受到開閉館時間和檔案館地點的限制。

電子檔案的利用是通過網絡實現檔案信息的檢索、傳輸、瀏覽、下載和打印，滿足利用者的各種需求；利用者對電子檔案的查詢和利用不受時間和地域的限制，電子檔案信息流動于網絡上，實現資源共享，檢索效率高、傳播速度快，同時減輕檔案工作人員的部分工作量。

2.5管理、維護方法不同

紙質檔案管理主要是庫房管理，主要指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等“八防”工作，要做到定期檢查。

由于電子檔案載體信息存儲量大，且占用空間不大，因此對環境條件的要求更高，除了做到上述“八防”工作以外，特別需要對庫房的溫濕度進行嚴格控制，并配備防紫外線、防強磁場等設施。必須進行定期檢測，應每年定期檢測一次，可采取抽樣方式進行；首先，進行外觀檢測，確認載體表面是否有物理損壞，其次，進行邏輯檢測，對載體上的信息進行讀寫校驗。

2.6人員素質要求和資金投入不同

電子檔案的管理、開發和利用需要更高素質的檔案管理人員，更需要一批素質較好的“檔案專業”和“信息技術”兼具的復合型人才。同時，電子檔案的管理、開發和利用離不開計算機軟、硬件的支持，各類硬件及網絡設施、軟件開發的投入都需要大量經費，因此電子檔案在設備和技術方面都離不開強大的資金支持。

3.結論

3.1通過以上對紙質檔案和電子檔案的特性比較，不難看出：電子檔案的出現并不能實現紙質檔案具有的原始性和憑證性，電子檔案近期是不可能取代紙質檔案的，但是電子檔案具有許多紙質檔案無法企及的優勢，在未來一段時間內兩者必然是長期并存、協同發展的。

3.2在檔案實際利用過程中，紙質檔案在先，出于利用和存儲方面的考慮可形成電子檔案，即紙質檔案的數字化。既方便、快捷地滿足用戶的利用需求，又保護檔案原件，一舉兩得。另外，在文件資料進檔案館歸檔時，除了歸檔紙質文件外，還要做好電子文件的歸檔，形成紙質檔案和電子檔案共存的格局。

所謂雙軌管理模式就是紙質檔案和電子檔案兩種載體并存的管理模式，達到既可長久保存，又方便利用的目的。

4.結語

在網絡技術和信息技術飛速發展的今天，實行檔案雙軌管理模式是檔案發展和科技發展的必然趨勢。在實際檔案管理工作中，通過建立雙軌管理模式，使電子檔案和紙質檔案形成優勢互補，兩者相輔相成、取長補短，才能使檔案發揮更大利用價值，更好地為經濟發展、為社會服務。

參考文獻：

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