顧榮慶 劉詠梅

摘 要： 隨著時代的發(fā)展，特別是自教育部要求實行學生學籍電子注冊制度以來，對學籍管理工作提出了更高的準確性要求，為了能夠更高效、更準確地做好學籍管理及電子注冊工作，設(shè)計了基于Visual Foxpro 數(shù)據(jù)庫技術(shù)的學生學籍異動信息管理系統(tǒng)進行日常的學籍管理及學籍電子注冊工作。該系統(tǒng)與學校教務(wù)管理系統(tǒng)無縫鏈接，極大地方便了工作，提高了工作效率，并確保了學籍管理工作的規(guī)范與準確性，學籍電子注冊數(shù)據(jù)與校學籍數(shù)據(jù)的一致、完備性。

關(guān)鍵詞： 數(shù)據(jù)庫技術(shù) 學籍管理 應(yīng)用

高等學校新生學籍電子注冊是完善高等教育學歷證書電子注冊制度的一項重要工作，是加強高等學校招生行為監(jiān)督，保障高等教育改革健康發(fā)展的需要。學籍電子注冊與學歷證書電子注冊相銜接，經(jīng)過學籍電子注冊的學生獲得的畢業(yè)證書才能進行學歷證書電子注冊[1]。學籍管理是一個學校不可或缺的組成部分，它對于學校的決策者和管理者來說都非常重要，而且好的學籍管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。雖然一直以來高校學籍管理注重學籍數(shù)據(jù)的信息化管理，但對于學籍管理數(shù)據(jù)信息采集工作，由于需求的多樣性，很多學校仍使用傳統(tǒng)人工的方式管理，顯而易見，這種管理方式存在許多缺點，如效率低、準確性差，時間長了，將產(chǎn)生大量檔案文件，這給查找、更新和維護都帶來了不少困難。學籍管理者熟練使用計算機軟件，輔助教學管理，顯得越來越重要。

Visual Foxpro是Microsoft公司推出的數(shù)據(jù)庫開發(fā)軟件，用它來開發(fā)桌面數(shù)據(jù)庫程序，既簡單又方便。在桌面型數(shù)據(jù)庫應(yīng)用中，它處理速度極快，具有良好的兼容性、真正的可編譯性和較強的安全性，而且可以與OFFICE軟件進行數(shù)據(jù)交互，對于學籍管理中的數(shù)據(jù)處理及格式化報表生成簡單易上手。

1.學籍異動數(shù)據(jù)采集

1.1傳統(tǒng)方式采集

學籍管理是高校學生管理的重要組成部分，而學籍異動處理則是對在籍學生學籍異動信息的變更，變更準確與否無論對學校管理還是對學生個人的學籍登記狀況都非常重要。目前，大部分學校學生學籍管理都實現(xiàn)了軟件管理，但對于學生異動數(shù)據(jù)采集仍采用手工錄入或填涂機讀卡等形式，這些采集方法一般是手工操作學生信息的重新采集，而且由于學籍信息內(nèi)容繁多、信息量大，造成效率低下，不能完全保證采集數(shù)據(jù)準確與錄取信息一致，產(chǎn)生很多檔案文件難以管理，很難適應(yīng)學籍、學歷電子注冊制度的要求。

1.2利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)采集

借助VISUAL FOXPRO這個強大的桌面數(shù)據(jù)庫軟件，我們可以直接從學籍數(shù)據(jù)庫中獲取學生的基本信息，并通過與學籍數(shù)據(jù)庫的交互變更需要異動的信息，從而高效準確地完成學籍異動工作。

1.3實現(xiàn)

*！*數(shù)據(jù)庫連接：

con=SQLSTRINGCONNECT（"DRIVER={SQLServer}；Server=127.0.0.1；Uid=sa；pwd=test；database=xjsjk"）

*！*學籍異動信息更新

Sqltemp=sqlexec（nhandle，"SELECT xh，ydxx FROM xjxxb where xh=？xh"，"temp"）

sele temp

cursorsetprop（"tables"，"xjxxb"，"temp"）&&設(shè)置臨時表的更新目標表

cursorsetprop（"keyfieldlist"，′xh′，"temp"）&&設(shè)置臨時表的關(guān)鍵字

cursorsetprop（"updatablefieldlist"，"ydxx"，"temp"）&&設(shè)置臨時表的更新字段

cursorsetprop（"updatenamelist"，"xh，xjxxb.xh，ydxx xjxxb.ydxx"，"temp"）&&&用temp中的相應(yīng)字段更新

cursorsetprop（"sendupdates"，.t.，"temp"）&&設(shè)置為可更新

cursorsetprop（"wheretype"，2，"temp"）

cursorsetprop（"buffering"，5，"temp"）&&設(shè)置表緩沖

UPDATE temp SET ydxx=”復(fù)學”

tableupdate（1，.t.，"temp"）

2.數(shù)據(jù)報表

2.1難點

學籍管理工作中會形成很多受理單，受理單的數(shù)據(jù)信息可以直接從數(shù)據(jù)庫中獲取，Visual Foxpro有強大的報表設(shè)計器，報表是Visual Foxpro中的一種數(shù)據(jù)組織形式，可以利用報表把從數(shù)據(jù)庫表中提取出的數(shù)據(jù)打印出來。報表從數(shù)據(jù)源中提取數(shù)據(jù)，并按照布局定義的位置和格式輸出數(shù)據(jù)形成格式化文本打印。但是學籍管理工作中格式化的報表文件多種多樣，比如休學、降級、退學等學籍異動產(chǎn)生的文件各不一樣，特別是形成的需要各部門流轉(zhuǎn)的“離（回）校手續(xù)單”更是不同，因為牽涉的部門不同，流轉(zhuǎn)的順序更是不同。若是以每種報表文件形成格式化文本，那么需要形成若干品種，如果以后發(fā)生變更，維護就更加不易。

2.2通用型報表文件

鑒于以上原因，嘗試設(shè)計一種通用型報表文件。設(shè)計統(tǒng)一報表模版，統(tǒng)一模板基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。生成時，利用變量和表達式表示報表模板中的域控件，變量的值由用戶在表單中通過選擇和輸入信息決定，表達式在報表模板中根據(jù)表單中得到的變量表示[2]。先根據(jù)學生異動數(shù)據(jù)信息和統(tǒng)一模板數(shù)據(jù)表兩者生成異動數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表，從而與統(tǒng)一報表模板形成對應(yīng)的格式化報表。

2.3實現(xiàn)

Visual Foxpro所提供的報表設(shè)計器功能強大，而且提供所見所得的報表預(yù)覽，我們可以很方便地通過Visual Foxpro的報表設(shè)計器設(shè)計處統(tǒng)一報表模板，關(guān)鍵是數(shù)據(jù)部分，做如下設(shè)計：

首先根據(jù)內(nèi)容需要設(shè)計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表（部門信息）

字段“校內(nèi)”“休學”“退學”分別存儲對應(yīng)異動類型所涉及的字段，其他字段分別存儲各部門的基礎(chǔ)信息。比如部門名、辦公地點、備注信息（B1，B2）、流程流轉(zhuǎn)順序（o1，o2），通過這張表及學生的基礎(chǔ)信息和異動信息可以分門別類地形成異動數(shù)據(jù)，從而通過模板形成對應(yīng)的流轉(zhuǎn)單手續(xù)材料。

SELECT ydlx FROM xjyddjb WHERE ALLTRIM（xjyddjb.xh）=ALLTRIM（jbxxb.xh） inTO CURSOR tmydlx

cydlx=ICASE（INLIST（ALLTRIM（tmydlx.ydlx），"休學"，"保留學籍"），"休學

"，INLIST（ALLTRIM（tmydlx.ydlx），′復(fù)學′，′轉(zhuǎn)專業(yè)′，′不升級′），"校內(nèi)

"，ALLTRIM（tmydlx.ydlx）="退學"，"退學"）&&異動類型

SELECT icase（"O1"$&cydlx，O1，"O2"$&cydlx，O2，""）AS

id，gzbm，bgdd，icase（"B1"$&cydlx，B1，"B2"$&cydlx，B2，""）AS B FROM gzbmb WHERE

&cydlx<>"F"ORDER BY id INTO CURSOR tmpgzbmb&&異動類型對應(yīng)列字段

SELECT xjyddjb.*，tmpgzbmb.*FROM xjyddjb，tmpgzbmb WHERE

ALLTRIM（xjyddjb.xh）=ALLTRIM（jbxxb.xh） INTO CURSOR tmpgzbmb

3.公文文件

學籍管理中形成一些流程性文件，流程性文件有固定格式，比如上一節(jié)說到的流程單等。這些文件通常是固化的格式文件，可以通過Visual Foxpro報表設(shè)計器實現(xiàn)。但有些文件有些特殊需求，比如公文文件，同樣可以通過VISUAL FOXPRO報表設(shè)計器實現(xiàn)，但是公文有其特殊的格式排版要求，而且很多時候有臨時修改需求，而報表一旦生成就不易修改。在Visual Foxpro中可以通過OLE服務(wù)程序調(diào)用Microsoft Excel（Word）進行報表輸出，這樣的好處是可以允許用戶對生成的報表再編輯，進行郵件傳遞等[3]。

Word即Microsoft Office Word。是微軟公司開發(fā)的一個文字處理器應(yīng)用程序，因其具有強大的文字編輯功能為大家熟知。可創(chuàng)建、編輯信件、報告、網(wǎng)頁或電子郵件中的文本和圖形。

我們利用Visual Foxpro進行處理數(shù)據(jù)，而利用WORD的預(yù)覽打印功能進行報表打印，用Visual Foxpro“畫出”WORD公文并保存，隨時生成、隨時調(diào)用、隨時排版。

*！*生成退學報告

FUNCTION txbb

PARAMETERS xh，xm，xb，zy，nj

Wait"正在啟動Word……"Window Nowait

WordApp=Createobject（"Word.application"）&&訪問WORD

Wait"正在生成表格……"Window Nowait

WordApp.Visible=.F.

WordApp.Caption=′關(guān)于′+ALLTRIM（xm）+"申請退學的報告"

WordApp.Documents.Add

*定義全文字體及格式

WITH WordApp.Selection

.InsertAfter（CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+′關(guān)于′+ALLTRIM（xm）+"申請退學的報告"+CHR（13）） &&插入文本

.InsertAfter（CHR（13）+"院長辦公室："+CHR（13）+CHR（13）） &&插入文本

.InsertAfter（allt（"我院"+ALLTRIM（zy）+"專業(yè)"+ALLTRIM（nj）+"級學生"+ALLTRIM（xm）+"，性別："+ALLTRIM（xb）+"，學號："+ALLTRIM（xh）+"，現(xiàn)申請退學（學生退學申請及班主任的情況說明附后），報學院審批。"）） &&插入文本

.InsertAfter（CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+"教務(wù)處"+CHR（13））

.InsertAfter（alltrim（str（year（DATE（））））+"年"+alltrim（str（month（DATE（））））+"月"+alltrim（str（day（DATE（））））+"日"+CHR（13））

.Font.Size=16 && 指定字號

.ParagraphFormat.Alignment=3 && 設(shè)置對齊方式

.Font.Name="仿宋" && *設(shè)置字體

.ParagraphFormat.LineSpacing=20 && 行間距

.ParagraphFormat.FirstLineIndent=32 && 首行縮進

ENDWITH

*定義標題行

略

*定義受理單位

略

*定義落款

略

WordApp.ActiveDocument.SaveAs（′E：＼學籍文檔＼退學報告＼′+′關(guān)于′+ALLTRIM（xm）+"申請退學的報告"+".doc"）

WordApp.Documents.Close

WordApp.Quit

ENDFUNC

4.小結(jié)與展望

本學籍異動管理系統(tǒng)具有精確性、穩(wěn)定性與通用性，可廣泛應(yīng)用于各類型本專科院校，對學生異動管理（轉(zhuǎn)班、轉(zhuǎn)校、休學、復(fù)學）等多項異動情況處理與查詢打印，有助于提高整個學校的學籍管理水平，保障學生日常管理和電子注冊制度的順利實施。

針對學籍管理中，學生和學校辦理學籍手續(xù)需要大量紙質(zhì)文件，其中少則一張，多則數(shù)張的手續(xù)單據(jù)上需要手寫簽名才能完成辦理。這些流程中，打印、簽字過程繁瑣，而且紙張材料的存儲耗費人力物力，保存、查閱都有非常大的難度。可以考慮進一步整合資源數(shù)據(jù)，嘗試利用現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)條件和移動終端采集電子簽名，簡化流程，減少紙質(zhì)文檔，真正做到無紙化管理、注冊學籍。

參考文獻：

[1]教育部高校學生司.教育部關(guān)于印發(fā)《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》的通知（教學〔2007〕3號）.中國高等教育學生信息網(wǎng).

[2]Visual Foxpro系統(tǒng)動態(tài)數(shù)據(jù)報表程序設(shè)計.計算機工程與應(yīng)用，2003.2.

[3]張洪舉，著.Visual Foxpro權(quán)威指南.電子工業(yè)出版社，2007.8：451-451.