基于電子政務環境下高校檔案利用服務的創新研究

薛強

摘 要：隨著社會信息化的不斷深入與發展，我國政府部門對電子政務的建設力度以及重視程度也在不斷加深。電子政務以信息資源為基礎，能夠有效使政府部門工作的效率得以提高，從而將社會的運作成本減少，對社會的發展進步帶來一定積極影響。在此背景下，高校的檔案管理工作如能有效利用這一發展機會，突破傳統檔案的服務模式，從而提升檔案信息服務質量，改變傳統的檔案部門印象，就能夠使檔案事業邁向新的發展空間。

關鍵詞：電子政務環境；高校檔案；創新

電子政務是我國國民經濟和社會信息化的重要內容，對和諧社會的構建以及科學發展觀的踐行、全面小康社會的建設有著積極的促進作用。政府管理下的行政事業單位包括高等院校在內，管理工作的重要內容就是對檔案的管理，高校電子政務的建設中最為重要的部分就是信息化建設。由此可見，對于高校傳統的管理模式應該有所變革，對檔案的利用模式也應該有所創新。

1 現階段的高校檔案的作用所在

（一）能夠為使用者提供檔案原件，其中包括：檔案的外借、電話以及室內查詢檔案信息，對檔案信息進行摘抄等。

（二）能夠為使用者提供檔案復制件服務。使用者可以利用復印以及對檔案原件進行掃描的形式對檔案進行利用，通過使用復制件，有效保證了原件的完整性，避免遺失或破損。

（三）能夠為使用者提供檔案編輯以及研究資料的服務。針對某一專題，對檔案室庫存檔案資料進行分析、整合以及編制后，編寫出完整的個人材料，具有問題集中、內容準確、文字簡練以及概況性較強的優勢，可為使用者提供直接的服務；還能夠為使用者提供書面證明，以檔案內容為依據，也就是所謂的檔案證明材料。

2 電子政務對檔案利用服務的影響

通過網絡技術以建設電子化的虛擬政府，能夠使民眾隨時隨地享受各種政府服務的形式被稱為電子政務，也就是利用政府機構的調控，管理現代信息技術，從而優化政府組織機構和工作流程，是以網絡的共享性為基礎建立的。電子政務的應用對于政府信息散集傳遞政令以及轉變職能方面都有積極的作用，并且影響著檔案利用服務理念、內容、方式、手段等方面。

2.1 促使檔案部門形成開放式服務思想

電子政務是以網絡技術為前提，為公共以及單位和政府部門提供信息以及服務的一個平臺。將政務透明化以及公開化，并轉變為服務型是其的核心理念。電子政務全新開放的模式，能夠使檔案部門樹立全新的、開放的檔案服務模式。以電子政務為基礎，開展檔案的利用服務，就要求檔案部門將原傳統的、被動的提供利用方式的觀念加以轉變，建立主動服務的觀念，將檔案開放利用，服務于公眾。有利于檔案走向社會、走進大眾，以使社會各方面對檔案的需求利用得以滿足。

2.2 電子政務為檔案利用服務提供良好的法治環境

電子政務的建設有較為廣泛的涉及面，法律法規的保障就是其中最為重要的一點。有效的整合信息資源、良好的保密安全機制是電子政務運行的重要條件，因此，將會出臺一系列有關電子政務的法規制度，從而規范檔案信息的利用。然而，當前的電子政務模式與檔案信息的利用不能夠有效融合，這就要求將現行的規章制度加以改進，以使其需要得到最大化滿足。

2.3 電子政務為檔案管理的服務提供技術支持

電子政務是以政府網站為基礎，依賴于較為可靠的網絡技術開展的。例如，在PKI身份認證以及網絡安全技術的應用等方面。以此技術為基礎，就能夠順利進行網絡的檔案利用服務，將網絡限制檔案利用的方面的難題得以緩解，充分表現了網絡服務能夠有效提高檔案服務質量以及效率的優越性。與此同時，在政府系統中最為重要的組成部分就是檔案部門，政府對其也加大了投資力度，有效的將檔案技術的設備條件加以改進，使檔案服務有了較好的技術支持。

3 對高校檔案加以有效利用的創新研究

3.1 加強服務理念的創新

1、使檔案管理者的參與意識加深，能夠積極主動的服務于各項工作。還需通過文件或者校園信息網獲取并了解學校的全局統籌以及發展規劃。及時為學校的重要的活動提供有效的檔案資料，方便高校領導以及管理人員對學校的發展進行一定了解，并作出重大決策。

2、在高校舉行重大活動時，應主動為其提供較有價值的原始資料。因在學習進行較為大型的活動之前，都需要進行宣傳，學校的檔案室因人流較多，會作為宣傳的首選之地，其也應影響號召，為專題畫冊的編輯以及出版做出應有貢獻。

3、主動參加編史修志，利用高校的檔案編輯具有特色的畫冊、招生簡章或者校史等內容。

3.2 在高校檔案利用服務的內容方面加以創新

1、高校檔案利用服務能夠為高校舉行的各項較為重大活動提供有效的資料，以使高校檔案的文化以及歷史價值得以充分發揮。

2、對高校檔案中包含的信息資源進行編輯、深度挖掘，從而服務于學校和教職工的教學、科研以及管理。

3、服務于高校檔案舉辦各種專題展覽，使高校檔案的教育作用得以充分發揮。

3.3 使檔案的利用服務方式轉向信息化管理

1、現階段，信息化以及電子政務迅猛發展，對高校檔案實行數字化管理是未來發展的必然趨勢。從而使檔案信息化建設的速度得以加快，徹底變革傳統落后的管理方式，實現現代化以及科學化的管理。

2、高校檔案利用服務已經逐步邁向信息化時代，高校檔案數字化的技術保障就是計算機技術的應用，可以實現檔案資料的快速加工、存儲，改變了傳統高校檔案信息利用的單一性，使其不再受到時間以及空間上的制約，為檔案的使用提供了便利條件，同時也使高校檔案的利用率以及服務質量得到有效提升。

3、從信息化和電子政務的角度出發，使各高校檔案館之間的聯合得以加強，實現聯機檢索，信息共享，以有效促進交流，優化資源配置，打破傳統的封閉狀態，為數字化檔案的籌建提供支持與幫助。

3.4 對高校檔案的利用服務的質量加以創新并改進，使其從合格轉變優秀

建立健全高校檔案服務的評分系統，從而使檔案工作者與檔案利用者之間的溝通以及交流更為深刻化，力求達到每一個使用者的要求，檔案管理者應利用服務后評分、網上評分及調查等方式，對現階段高校檔案服務存在的問題、所需服務進行了解，完善服務質量以及評價體系，為高校檔案事業的健康發展提供基礎。

4 結語

綜上所述，檔案和政務之間息息相關，在現實應用中，電子政務的不斷優化，也必然帶動檔案事業的蓬勃發展。從而將檔案信息化的建設與電子政務相融。在電子政務的前提下，能夠使檔案信息資源更好地整合，使檔案利用服務模式得以創新，真正實現社會化，充分體現檔案的價值和作用。在電子政務建設浪潮的推動下，有效實現高校檔案管理的信息化以及數字化，最終使高校檔案利用模式得以建立，使“以用戶為中心”的一站式高校檔案利用體系得以建立。

參考文獻

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