大數據時代的企業檔案信息化建設

蔣麗

摘 要：隨著信息時代的到來和發展，大數據時代的企業檔案信息化的管理和建設已是未來的發展趨勢和需求，它不但完善了信息資源的服務水平，還節省了大量的人力、物力等資源，因此本文就企業檔案信息化建設的環節、作用及措施進行相應的分析和探討。

關鍵詞：大數據時代；企業檔案；信息化建設；數字化檔案館

由于我國經濟的飛速發展，企業檔案信息化建設也在不斷完善，檔案信息化的集中統一管理也隨之日益顯現出其在檔案建設中的地位和作用，其快速處理海量數據的能力及其管理模式實現了檔案資源的網絡化、共享化和準確化，另外檔案信息化建設是一項利國利民的工作并且任重道遠，它需要各部門各環節緊密配合共同努力，才能推進檔案信息化建設順利完成。

1 大數據時代企業檔案信息化建設的要求

1.1確保企業信息化硬件設備的質量，完善系統軟件設計的紕漏，例如：計算機，傳真機、服務器、轉換器、掃描儀、復印機等。另外，對檔案管理人員要進行集中的、定期的一系列的培訓，使其在短期內得到能力與素質的提升。除此之外，還可讓接受培訓的員工對企業的硬件系統和軟件系統做出評價，以此來督促企業更好的配置比較完善的設備，力求為企業創造更完善的體系。

1.2 利用電子檔案的優勢通過把檔案中的主要內容進行相應的數字化處理，也就是把企業各部門的檔案資料進行集中匯總和整理并錄入檔案。對企業的所有資料信息建立統一的信息化數據的格式，將傳統的重復勞動消除掉，以確保工作的效率性。

1.3 對于企業的檔案信息進行分級保密處理，并設置相應的級別查詢權限及身份驗證和確認，以此來保證檔案信息的安全性和可靠性及不可私自侵犯性。

1.4對于企業的檔案工作人員要明確責權分配，把檔案工作作為職務之首，確保檔案的準確性、真實性。其次要不斷提升自我素質和專業水平以適應不斷發展變化的時代，對于自身工作要不斷尋求創新之路，來提高工作效率。最后工作人員還可以通過自學或交流的方式進行自我技能的提升，力求處理好責任與權力關系，以此促使企業檔案的信息化建設更快更好的發展。

2 大數據時代企業檔案信息化建設的重要環節

為了順應時代的發展需求，我們應注重大數據時代企業檔案信息化建設的環節，并從其著手：①增強館藏資源轉化率，②擴大系統資源，③加大檔案利用率、④進行網絡連通加大信息化建設，⑤分門別類增加檔案的多樣性。力求通過加強環節建設提高檔案的利用率，滿足人們的多樣化需求，實現檔案資源共享推動檔案信息化建設的目的。

3 數字化檔案館及網站的建設，為檔案信息化建設奠定了良好的基礎

3.1 網絡環境下數字化檔案館的作用

網絡環境下數字化檔案館的建設不僅使原有的檔案管理模式更信息化、快速化、準確化、共享化及完善化。實現了由靜態到動態的管理模式的改變，促使了產業結構和資源平臺的優化與完善。

3.2 以“知識管理平臺”為目標，大力推進檔案信息化建設

檔案的信息化建設能夠為知識管理提供很好的平臺，是檔案管理模式的轉型，改變了以往的檔案管理存在的局限性，能夠很好的把檔案數據進行整體的處理和加工并對采集的檔案數據進行很好的分析。另外還能夠為公司的管理層在做出決策的時候提供有效的信息和數據支持，同時對于檔案信息和文件還能采用先進的科學技術來進行管理，在檔案的管理過程中還可以加入知識管理的功能，既能使信息資源智能化和數據存儲的知識化，還能把檔案信息和知識相互鏈接，把檔案中的數據和信息建成一個知識庫，不斷豐富檔案信息的資源，為企業提供很好的知識管理平臺。

4 加強檔案信息資源的集成和整合工作，促進檔案信息化建設快速發展

4.1 檔案信息資源進行集成和整合的重要性

在大數據的時代背景下，一個企業的檔案信息資源的占有率已經成為衡量企業綜合實力的一個標準。檔案的信息資源數量越來越多，種類也在不斷的增加，對于檔案信息的海量化和多元化給查詢工作帶來了很多的不便。為了能夠很好的讓檔案資源能夠共享，將檔案資源管理系統和與其相關的系統進行集成和整合，爭取讓檔案信息資源能夠共享利用。如果要實現檔案信息資源的共享就必須對檔案信息管理系統和企業的其它系統進行集成和整合。

4.2 企業檔案信息資源的集成

（1）檔案信息資源集成的概念，就是把不同的數據進行收集并有機的集中，能夠為企業的數據共享提供有效的信息。運用資源集成的思想，采用知識的管理手段，實現對檔案信息資源的整合并實施一體化的管理模式。

（2）檔案信息資源集成管理的內容，就是及時的收集與企業生產運營有關的信息、數據以及管理體系和質量標準等各個方面的內容，并對其進行合理的加工，最后轉變為統一的格式讓其能夠系統化。把整理好的檔案信息資源放入到企業的檔案館里面，實現與其它部門資源的共享。

（3）檔案信息資源集成管理的適用范圍，能夠對檔案信息資源進行質量管理和集成等工作，讓檔案管理部門對檔案的信息從手機、整理、流轉等過程進行全面的管理，可以保證檔案信息的真實性，同時還能夠滿足企業對于檔案利用的需求。

4.3 企業檔案信息數據整合

檔案信息數據整合的概念，就是把兩個或者是更多的應用數據進行合并建立一個具有更多應用功能的過程，通過數據整合把一個數據應用進行重新構造讓其與另一個數據結構相匹配，這樣就能夠把兩個應用數據放入到一個數據庫。

4.4 檔案信息資源的集成整合為企業檔案信息化建設起到重大作用

檔案信息資源的集成和整合，為企業的檔案化信息建設有很大的促進作用，能夠實現檔案信息的有效利用，改變了檔案管理的制度和管理流程。通過集成整合既有利于企業信息配置的優化，還能夠形成知識管理的構架，為公司的各個部門提供數據信息的共享。

5 檔案信息化管理建設的意義

5.1 在社會快速發展信息時代不斷全球化的形勢下，企業檔案信息化建設祛除了傳統的自顧自的壁壘模式，促進了信息資源的進一步開發與利用，也為以后的檔案資料的保存和傳遞打下了堅實的基礎，最終實現了資源的共享。企業抓好了檔案管理的工作，對于增加企業在社會的影響力具有重大的意義，因為檔案是行政機關考察企業的依據，同時也能為公司的各種活動和項目提供數據支持。

5.2相對于傳統的檔案管理工作已經無法適應時代的發展要求，所以信息化檔案管理就成為了檔案事業新的起點，對于檔案管理的改變不僅需要形式上的改變，還需要改變傳統的管理觀念。在信息化檔案管理的過程中要盡量避免信息化管理的弊端，充分發揮信息化檔案管理的優勢，爭取使檔案的管理工作能夠跟上時代的發展，與整個社會的發展相協調。

5.3對于傳統的檔案管理，不僅需要大量的人力、物力，檔案管理工作的效率還不高。而信息化檔案管理不僅大大的提升了工作的效率，同時還能夠增加檔案的存儲數量，節省了檔案管理需要的人員。信息化的檔案管理是改革進步的體現，更好的適用于信息化的現代社會。

6 結語

綜上所述，對于大數據時代企業檔案信息化建設，只有不斷完善檔案管理的信息化服務平臺，拓寬服務渠道和內容，提高服務理念和質量，實現客戶多樣化的需求，才能讓信息化檔案更好的促進企業的發展，才能加快檔案的管理進程。

參考文獻

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