試論權變管理理論在醫院檔案管理中的應用

俞雯

摘 要：醫院檔案是一種特殊的資源，是醫院醫療技術和管理方法的總結和沉淀，對醫院的發展起著重要的促進作用。因此，檔案管理人員要運用科學的管理理論加強檔案的管理，保證檔案的完整性，充分發揮檔案的作用。本文主要分析了權變管理理論在醫院檔案管理中運用的必要性，同時闡述了其在醫院檔案管理中的應用。

關鍵詞：權變管理理論；醫院檔案管理；應用

1 權變管理理論概述和檔案管理理論概述

1.1 權變管理理論概述

權變管理理論以組織的環境變量和管理變量的關系為研究對象，重在強調管理活動應根據環境條件的變化而采取相應的管理方式。一方面，權變管理理論以系統觀為基礎，即要從開放的系統中認識管理活動；另一方面，由于組織所處環境的復雜性，使得管理原則和方法不是固定的，要從具體的條件出發，選擇必要的管理方法；第三，權變管理理論既不是一成不變也不是隨機應變，而是要“取其中”，這是該理論的精華所在，但是想達到這種境界也是十分困難的。

1.2 檔案管理理論概述

一方面是對檔案管理工作的認識，即要把檔案管理工作作為一種信息交換系統，要有效地開發和利用；另一方面，要掌握基本的檔案管理方法，不僅要注重歷史主義方法的運用而且要結合其他方法，滿足人們對信息需求的多樣性。

2 權變管理理論在醫院檔案管理中應用的必要性

2.1 醫院檔案管理的特殊性能夠使權變管理理論發揮最大的作用

在醫院的管理中，檔案管理是重要的組成部分，它客觀地記錄了各個時期醫院的醫療和管理記錄，而且形式多樣，有文字、音頻、視頻等，是重要的歷史參考文獻，有著極高的價值。因此，要充分利用醫院的檔案，提升醫院的醫療和管理水平。而一般來說，醫院的檔案與外界的信息有著密切的聯系，它不僅受制于外界信息的變化，而且與外界不斷地交換信息。因此，檔案管理工作必然要與醫院系統的信息保持一致，這樣才能充分發揮檔案的功能。這正好符合權變管理中的因地制宜，能夠推動權變管理理論發揮較大的作用。

2.2 運用權變管理理論能夠較好地解決檔案管理中存在的問題

傳統的醫院以業務中心工作，如何提高醫療和管理水平是醫院管理的重點，而作為輔助工作的檔案管理一直處于工作的邊緣地位，且不在考核評審的范圍內。今年來，隨著醫改的不斷深入，檔案管理逐漸成為醫院管理的重要部分，引起了管理者的重視，但在管理中仍存在著以下問題：一方面，檔案管理缺乏系統性。一些醫院雖然都制定檔案管理制度，并且規定了管理人員的職責，但這些制度和責任制并不完善，檔案的集中程度不高，歸檔的文件也不規范，同時也缺乏必要的考核和監督，阻礙了檔案管理工作的發展。另外，檔案管理人員的職業素質較低，不能認識到檔案在醫院發展中的重要作用，單純地為管理而管理，阻礙了檔案的收集整理工作，使得一些重大歷史事件的資料未能歸檔，失去了其參考價值，很可能對醫院的發展造成難以估量的影響。另一方面，檔案管理水平較低。大多醫院沒有健全的檔案管理制度，檔案管理顯得無足輕重，發展極為緩慢，沒有與醫院的醫療事業同步。在醫院的規劃中，只對醫院的規模、設備、人員等作出了詳細的規劃，而忽視了檔案管理的發展，阻礙了其管理水平的提高，不利于醫院的長遠發展。

2.3 權變管理理論有利于優秀醫院文化的建設

醫院文化蘊含了醫院的辦院理念，是醫院精神的具體展現。檔案是醫院文化的載體，是醫院幾代人努力的成果，對醫院文化的傳承有著重要的作用。只有做好檔案管理工作才能培育出優秀的醫院文化，才能保證醫院文化的傳承。權變管理理論符合了醫院文化系統性的要求，在整理和歸納中豐富了文化的種類，有利于醫院文化的發展。

3 權變管理理論在醫院檔案管理中的應用

3.1 在醫院檔案管理觀念中的應用

正確的觀念能夠指導人們正確的開展行動，如果觀念陳舊則阻礙事物的發展。權變管理理論要求檔案管理的理念隨著外部環境的變化而變化，要適應外部環境的要求，使檔案管理與醫院的發展趨勢一致，這樣才能推動醫院的發展。受傳統觀念的影響，醫院的管理中存在著重業務輕檔案的思想，使得檔案的價值無法受到重視。隨著醫改的深入，檔案管理受到了人們的重視，檔案管理也逐漸走向現代化，使醫院檔案更加貼近醫院發展的實際。

3.2 在醫院檔案管理的組織結構中的應用

權變管理理論對檔案管理的組織結構的影響較大，既要把檔案管理看成是封閉的，又要把其看成是開放的。在長期的發展中，醫院的檔案部門偏重于資料的收集、整理、保存等工作。隨著社會的發展，檔案部門不僅要重視檔案的建設，還要注重檔案的借閱工作，以便檔案不會被永久埋沒。因此，檔案室要重視借閱、咨詢等外部工作。醫院檔案管理的實踐證明，權變管理理論在醫院檔案管理的組織結構中是非常有價值的，它不僅能在整體上促進檔案管理組織結構的優化，而且也能針對不對的組織分支采用不同的處理方法。

3.3 在醫院檔案管理的管理機制中的應用

醫院檔案管理系統要想正常運行就必須運用權變管理理論，根據檔案管理所處的環境采取對應的管理機制，提高管理的活力。管理機制的運用有利于管理目標的實現，對管理中的每個因素都有重要的影響。隨著市場經濟的影響，醫院的檔案管理也要選擇競爭機制，參與競爭，同時也要運用信仰機制，避免片面追求經濟效益。

3.4 在醫院檔案管理中人員管理中的應用

對檔案管理人員的管理是一個過程，要對人們進行選拔、錄用、考核等，以充分調動管理人員的積極性。做好人員管理中也要運用權變管理理論，要針對不同的人員采取不同的管理方法。一是要根據權變管理理論制定不同的管理政策；二是要根據管理人員的層次進行管理；三是要運用權變管理理論進行人員的選拔、錄用、獎懲工作。總之，在管理人員時要具體問題具體分析。

4 總結

權變管理理論的獨特作用有利于醫院檔案的管理，它能夠較為全面地促進醫院檔案管理水平的提高，促進檔案作用的發揮。因此，在醫院的檔案管理中，要根據實際情況，糾正傳統檔案管理的不足，以檔案管理的內外部環境為依據，采取不同的管理方法和模式，使檔案發揮應有的作用。

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