電子檔案安全性問題探討

趙倩倩

摘要：目前，信息資源建設已經成為人類各種活動的基本保障，檔案信息資源建設就是適應這一時代發展要求的新舉措。電子文件的長久保存、集中管理和有效利用已經成為國家檔案工作的重要組成部分。

關鍵詞：電子檔案；安全問題；探討

目前，信息資源建設已經成為人類各種活動的基本保障，檔案信息資源建設就是適應這一時代發展要求的新舉措。電子文件的長久保存、集中管理和有效利用已經成為國家檔案工作的重要組成部分。其中，抓好紙質檔案與電子檔案配套管理，逐步實現檔案數字化是我們面臨解決的新課題。在現代信息技術充分發展基礎上，以檔案信息資源的處理為核心，通過數字化、網絡化技術手段建立起來的分布式數據庫處理系統，只有在作為數字檔案館基礎數據的電子檔案安全性得以保障的前提下，才能保證為社會提供的檔案共享信息的真實性、可靠性和原始性。

一、對電子檔案安全問題的認識

電子檔案是檔案工作信息化發展的必然趨勢，與紙質檔案比較電子檔案安全性更需要防范。這就要求電子檔案管理突破紙質介質、賬冊登記、靜態管理、封閉管理的局限性，建立新的電子檔案標準體系， 規范電子文件的形成過程，研究電子檔案存儲、管理、檢索和使用問題，建立電子檔案信息資源中心和發布體系，全面提升檔案管理的現代化水平。

電子檔案安全是建立在計算機網絡安全基礎上的一個安全系統，它既是計算機網絡安全概念的一部分，但又和計算機網絡安全緊密相連，從一定意義上講，計算機網絡安全的實質即是電子檔案安全。國際標準化組織對計算機網絡安全的定義為：“計算機系統可保護計算機系統的硬件、軟件、數據不被偶然或故意地泄露、更改和破壞。”歐洲幾個國家共同提出的“信息技術安全評級準則”，從保密性、完整性和可用性來衡量計算機安全。對電子數據安全的衡量也可借鑒這三個方面的內容，保密性是指計算機系統能防止非法泄露電子檔案；完整性是指計算機系統能防止非法修改和刪除電子檔案；可用性是指計算機系統能防止非法獨占電子檔案資源。

二、電子檔案安全的隱患因素

電子檔案安全包括了廣義安全和狹義安全。狹義安全僅僅是計算機系統對外部威脅的防范，而廣義的安全是計算機系統在保證電子檔案不受破壞并在給定的時間和資源內提供保證質量和確定的服務。

1.易修改性。這是電子檔案于傳統的紙質檔案的一個重要區別。紙質檔案有一個特點就是一旦寫好就難于修改，然而，電子檔案一個明顯的特點就是容易修改性，如果不能很好地保護，就可能受到非法修改，不管這種修改是有意還是無意的，都會給檔案所有者帶來一定程度的損失。

2.易刪除性。對傳統方式的紙質檔案進行刪除是不可能的，只可能對檔案的載體進行毀壞。由于紙質檔案一般都通過檔案庫房來進行保護，一般不被管理者以外的人接觸，所以也就不容易被破壞，有較好的安全性。但是對于電子檔案，其刪除是非常方便的，只需要有修改文件的操作權限（這個權限往往可以通過合法的和不合法的手段獲得），然后點擊鼠標或者通過鍵盤刪除文件都是非常容易的，如果利用易刪除性對電子文件進行惡意的破壞活動，可能會給電子檔案的所有者造成無可挽回的損失。

3.易復制性。傳統方式的紙質檔案進行復制往往需要一些輔助的材料和機器，如復印紙、復印機等相關資料。而電子檔案的易復制性一個優點，也是明顯的缺點，優點是通過復制，人們可以非常方便地進行信息共享；缺點是如果文件涉及個人隱私或者商業秘密，被別人復制后，就會造成個人隱私暴露或者商業泄密等問題。

4.易損壞性。電子文件損壞的原因主要有硬件損壞、人為破壞（有意或者無意），病毒破壞、人力無法抗拒的因素（火災、地震等）。就電子文件損壞原因的調查中，人為破壞占了80%，其余的20%文件損壞是因為其它的各種因素，對于人為破壞，我們必須采取積極的措施來加以防范，不然很可能會因為疏忽而造成巨大的損失；對人為破壞以外的情況，一個比較有效的措施就是做好備份。

三、電子檔案安全防護措施

電子檔案的安全性在于“物理生命”安全和“信息生命”安全。保護電子檔案的“物理生命”主要是防磁、控制環境的溫濕度、防機械損傷等。對電子檔案“信息生命”的保護是對檔案管理又一新的挑戰。物理狀況良好的電子檔案也許有一天會無法識讀；保管“完好”的電子檔案也許內容失竊卻一無所知，這些就是對電子檔案“信息生命”保護不當造成的。對電子檔案“信息生命”的保護應注意保證電子檔案的持續可讀性；專人定期審查檔案數據，對修改的數據進行核查；防電腦病毒；控制網絡中電子檔案系統設置的安全；備份處理。異地保存等問題。

1.電子檔案的保存要比紙質檔案的保存復雜得多。我們不能簡單地將接收的磁盤或光盤保管起來就行，必須認識到磁盤、光盤這些特殊載體是要依附于一定的軟硬件平臺系統環境，才能發揮其實際意義。由于數字信息時代發展迅速，計算機型號以及相應的操作系統和應用軟件更新換代非常之快，而且隨著版本的不斷升級，兼容性降低，存儲介質也向高密度、大容量化方向發展。因此，要對館藏的電子檔案定期轉存到新型的存儲介質上，以防止由于計算機驅動器的更新而使原始的電子檔案無法讀取。

2.隨著電子檔案信息交流手段增加、速度加快和資源共享，電子檔案自然也要為安全付出代價。病毒、黑客，隨時都在窺覷電子檔案留下的漏洞。網絡基礎環境下的電子檔案的安全建設是防止系統外部非法用戶和不安全數據侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證、電子簽名等安全技術。防火墻技術是實現內外網的隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經濟，也是很有效的對病毒、漏洞及黑客的防范措施之一。 但是，在安全防護措施中，技術上的控制只是一個方面，關鍵還是要靠人們意識上的重視。如果沒有嚴格的規章制度約束，再好的安全防范技術也不能奏效。所以，那些有機密性的、不開放的檔案是絕對不能不存放在網絡服務器上的。

3.電子檔案安全的人為防范。電子檔案具體操作人員權限的管理和任務分配與檔案管理的業務功能、操作流程、檔案數據的管理層次密切相關。要對每個工作人員計算機系統上的操作做一個完整的記錄，以備違反安全規則的事件發生后，有效地追查責任。平時對于各種規定，思想上要重視，行動上要遵守，另外，個人養成良好的習慣，如經常備份重要文件、及時匯報電腦的特殊情況等，這些都有助于減少因感染病毒而引起的損失。制定管理權限，采取處理措施，要對電子檔案備份、統一編號、分處保管，以防止管理不善，人為造成損失，把人為因素降到最低點。電子檔案數據安全防范工作是保障計算機信息安全的重要手段，應建立嚴格的管理制度。工作人員在進入檔案數據管理系統的上機下機時間，與計算機信息系統內敏感的數據、資源、文本等與安全有關的事件，都必須隨時記錄在日志文件中，便于及時發現、調查、分析及事后追查責任，還可以為加強管理措施提供依據。

4.電子檔案設備故障的安全防范。網絡和計算機設備等硬件系統出現故障造成的危害也是非常大的，往往將電子檔案完全丟失或者系統無法保持原有的有序的存貯狀態。這就要求系統在設計之初，應充分考慮到系統的安全應急措施、電子數據的異地備份等硬備份管理策略。當發生計算機設備故障時，是以保護電子檔案為主要目的還是兼顧電子檔案和運行系統二者的安全，可根據實際情況需要進行選擇。