電子檔案出現對檔案信息服務方式的影響

楊柳

摘要：從信息服務角度看，電子檔案的出現為檔案信息服務方式的變革以及利用需求的變化起到促進作用。電子檔案信息與載體的可分離性、在不同載體之間的可復制性、信息的共享性、便于計算機加工處理與迅速傳遞等特性，加上網絡技術作為傳遞手段，使利用者不受時間、地點限制利用檔案信息成為可能。

關鍵詞：電子檔案；信息服務；方式；改變

從信息服務角度看，電子檔案的出現為檔案信息服務方式的變革以及利用需求的變化起到促進作用。電子檔案信息與載體的可分離性、在不同載體之間的可復制性、信息的共享性、便于計算機加工處理與迅速傳遞等特性，加上網絡技術作為傳遞手段，使利用者不受時間、地點限制利用檔案信息成為可能。電子檔案帶來的開放式利用同時也利于利用需求的擴大。電子檔案對檔案信息服務方式產生的影響：促進傳統“陣地”服務拓展到空間服務；由定時服務或限時服務，變為利用者隨時的自助服務；由紙質式載體服務轉向電子載體和紙質資料并用服務；從平面服務轉向平面與網絡空間相結合的主體服務；從專門提供利用轉向利用、休閑一體化服務。檔案的利用宗旨不變，利用的形式發生了多變，這樣也體現了服務的主動性、針對性、廣泛性和開放性，增強了以用戶為核心的服務理念。這些影響具體體現在服務方式上有以下兩種：

一、借助電子商務形式來開展檔案信息服務

電子檔案的發展與計算機技術、網絡通訊技術、自動控制技術、數據庫技術和多媒體技術的結合孕育了全新的檔案信息服務方式，即借助電子商務形式來開展檔案信息服務。利用電子商務形式進行檔案信息服務原因主要有兩方面：一方面，電子商務中的資金、人才以及管理觀念的優勢則可以協助檔案館實現信息服務工作的網絡化。檔案部門在從事信息服務工作過程中都會遇到各種問題，而資金短缺問題已成為當今各個檔案部門面臨的最大問題。由于資金短缺，使得許多有助于用戶的信息服務工作無法順利進行，這樣就不能滿足用戶的各種信息需求，直接影響了檔案部門服務的質量，有損于檔案部門在用戶心目中的形象。因此，為了更好地開展檔案信息服務工作，必須尋求足夠的資金來源用以保障信息服務的高質量，與電子商務相結合就是一個很好的籌資方法。檔案信息服務與電子商務模式相結合，打破了傳統檔案信息服務的舊格局，也改變了單純的無償的網上檔案信息服務的觀念和方式，增強了檔案信息服務的市場競爭力，開創了檔案信息服務的新的生長點。

另一方面，電子商務具有個性化可以促進檔案信息服務的個性化發展。信息服務從本質上講是個性化的，有效的信息服務一定是針對具體用戶個人的問題、環境、心理、知識等特征來實施。傳統的檔案信息服務的“以一適全”、“統一服務標準”，各種利用者一個模式，各種層面的用戶都實行統一的服務標準，這樣的服務方式不能適應用戶需求的多樣化和個性化特點。因此，滿足用戶的各種需求、按用戶要求“定制”信息產品成為未來信息服務的新方式。提供個性化的信息服務必將成為最受廣大信息用戶歡迎的服務方式，由于個性化的服務方式涉及到收費標準和如何付費的問題。鑒于檔案信息資源是人類共同的財富，所以對于基礎信息服務仍然實行免費服務，而對于一些高附加值的服務則實行有償服務。雖然檔案信息資源的市場發育遲緩、形式比較單一，但它同時又具有市場潛力大、投資少的優勢，只要揚長避短完全可以在編研服務、檢索服務、定題服務和咨詢（證明）等有償智力型服務中獲得長足發展，這樣有利于引進優秀人才，改善職工福利，調動檔案工作人積極性，也可以促進信息反饋的加強。

二、虛擬檔案館為公眾提供檔案信息服務

虛擬檔案館看似與數字檔案館相同，但兩者從功能定位、存在方式到基本特

征都有差別。電子檔案館是管理電子文件與電子檔案（其信息的存貯方式是電子、數字形式，即檔案信息數字化）并提供檢索利用的檔案業務機構。在數字檔案館中，雖然其保存的檔案不再是以紙質載體來存貯信息，而是以磁帶、磁盤、光盤等作為存貯載體，但這些磁帶、磁盤等電子信息的存貯載體仍然是物理意義上的有形載體。而收藏這些有形載體的電子檔案館，也必然是物理存在的實體。虛擬檔案館是“利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式”。定義突出了虛擬檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質。它強調的是在虛擬檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。因此，虛擬檔案館是一種假設的、虛構的、無形的檔案館，它不是一種物理存在的實體，而只是利用網絡技術，將分布于不同電子檔案館中的數字化檔案信息資源，以網絡化方式加以互相連接，提供及時利用，實現檔案信息資源共享，其實質是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境。虛擬檔案館可以打破傳統檔案館的限制，使檔案館成為檔案信息資源的動態信息系統。此外，在虛擬檔案館基礎上還可以建立虛擬檔案館群，人們可以在網絡上利用任何一個加入檔案館群的檔案館的信息。這樣，檔案利用服務的對象就擴展為任何上網利用數字檔案館信息資源的用戶，而不再局限于特定的地域范圍和特定的用戶。正是電子檔案的出現與發展才為用戶在虛擬的檔案信息環境獲取檔案信息提供了可能。

三、變粗放式服務為人性化服務。

1.正確處理保密與公開的問題，維護公民對政務信息的知情權。對在線接收進來的大量的電子文件，檔案部門應進行文件保密審核，審核后，將不涉密的、與社會各界聯系密切、具有利用價值的政策法規性文件及時予以網上公布，保證公民自由利用不涉密的全部已公開現行文件。

2.以引導和滿足群眾的需求為導向，確定網站服務方向。對網站各部分內容提供利用頻率進行統計、分析，針對社會公眾需求熱點，對網站內容、形式進行調整，增強服務功能。尤其是要將網上現行文件進行分類、整理，形成文件匯編。如法律法規匯編，增強群眾法律意識，規范社會行為；勞動保障、醫療保險匯編等解決群眾生活密切相關的問題。通過匯編，滿足群眾全面、系統、快捷地了解、掌握某一相關問題的需求，提高現行文件利用效率。

3.要建立網上互動，增進檔案部門與社會公眾的溝通。依托各地檔案網站，實現網絡管理者與利用者之間的互動，管理者與利用者的地位相對化。通過網上交流，把社會公眾反饋回來的信息進行整理后，對提出的問題予以解答；對提出的意見，虛心接受，加以改進，使服務更加全面，體現人性化。