淺談對檔案保管與保護

張祿，李紅葉中鐵十六局集團第一工程有限公司

淺談對檔案保管與保護

張祿，李紅葉
中鐵十六局集團第一工程有限公司

摘要：歷史的真憑實證,是第一手參考材料。它為工作查考提供依據，為生產建設提供豐富資料，是科學研究的基礎和條件。檔案保管與保護就是為了最大限度地延長檔案的壽命，最終的目的是為了更好地提供和利用。能為利用者提供利用的前提就是檔案首先要完好無損。作為檔案工作者，應提高檔案保管與保護的意識，把所學知識運用到實際的工作中，真正實現檔案的價值。

關鍵詞：檔案；保管與保護；措施

檔案是國家和民族的歷史文化遺產，是時代發展的軌跡，是社會活動的縮影。目前，我國各級檔案館保存著近2億卷珍貴檔案，其中有1200萬卷屬于國家重點檔案，內容涉及政治、經濟、軍事、文化等各方面的情況，時間跨度長達近1300年，是國家信息資源的重要組成部分，可見檔案的重要性，檔案的保管與保護是每個檔案局（館）當前所面臨的一個重要問題。

那么，這些檔案為什么會出現字跡模糊、破損等現象呢，我認為主要有以下幾個方面原因：

一、一些基層單位對檔案不夠重視

一些單位沒有設專門管理檔案的工作人員，甚至一個檔案員還兼著單位的許多項工作。有些檔案員因為身兼多職才使檔案管理不夠完善，至使檔案質量存在很大問題，影響了今后檔案利用的質量和效果。還有的單位是因為工作需要，頻繁的更換檔案員，在剛剛對檔案工作熟悉之后就被調走，又換一位新的檔案員，由于每個人的工作方式方法不一樣，再加上在檔案交接的過程中交待不清楚，檔案中出現了編號有錯誤或者頁碼不連續的現象，有時還會造成有價值的檔案丟失。

二、檔案人員的素質欠佳

檔案工作的好壞、質量的高低，根本上取決于檔案工作人員素質的高低。一些檔案人員沒有受過專業培訓，所以對保管與保護檔案的概念含糊不清，正因為這些檔案員缺乏業務培訓，才會使檔案在管理過程中出現有圓珠筆、鉛筆、復寫或是裝訂錯誤、掉頁的現象。他們可知自己的疏忽會給檔案接收、保管和利用工作帶來多大的不便。

三、保管與保護設施的嚴重滯后危及檔案的使用壽命和安全

檔案庫房與設備是保管檔案最基本的物質基礎。由于檔案保管與保護設施的嚴重滯后，使檔案庫房的溫濕度控制目前很難嚴格的達到國家規定的標準和要求，檔案的使用壽命與安全也因此受到威脅。

檔案庫房的保護有"八防"的要求，即防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染。對于這"八防"，我們目前能做的只是盡量減少外界因素對檔案的傷害，卻不能完全避免。就拿防光來講，我們所說的光包括太陽光和各種燈光。光能直接使紙張中的纖維素受到破壞，是因為光具有破壞纖維素的能量。它可以使紙張中纖維素的機械強度降低，使紙張中的木質素氧化，加速氧化作用。同時光也會使一些字跡發生不同程度的褪色。雖然庫房內設置的燈是特制的，不會對檔案紙張造成傷害，但我們現在檔案信息資源還沒有達到一定的高度，有利用者來查檔時，還是需要工作人員到庫房提卷，這樣的反復翻閱案卷和庫房外的光源會導致紙張變脆，字跡模糊，必然會對案卷保存帶來影響。

四、檔案保護意識欠缺

如在接收、利用、整理工作中忽視保護工作，修補檔案未用專用漿糊或檔案被拿出庫房后沒有注意到防塵。在一些基層單位，有的沒有專門的檔案庫房或是庫房內沒有溫濕度控制設備等，這些都不利于檔案的保護。

五、檔案保護技術專業人員缺乏

對于檔案工作人員來講，大家主要注重了業務方面的學習，雖然也會提到對檔案的保護，但多數為理論知識。有時檔案的紙張出現破損的現象時，大部分也就是把破損的地方粘起來，像對檔案進行去酸、去污的方法只是理解表面的意思，懂得專業保護技術的人很少。針對以上幾個問題，應采取的措施有：

1.加強基層單位對檔案的重視

在抓檔案工作的同時，要求各基層立檔單位明確一名主要領導分管檔案工作，必須配備專、兼職檔案員，特別強調兼職檔案員做到兼職合理，加強檔案員的崗前培訓、崗上指導。

2.明確基層檔案管理人員的工作職責，提高檔案人員的素質

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，是整個檔案工作必須遵守的基本要求，更是檔案保管工作的中心任務。檔案保管工作是人們針對一切可能損壞或損毀檔案的社會的、自然的各方面不利因素而采取的檔案保護措施。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。對已經破損的檔案要及時搶救。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

3.加大檔案保管保護設施的投入力度，盡可能的延長檔案的使用壽命

對于檔案的保管保護工作來說，控制庫內的溫濕度是一件十分重要的事情，只有將溫濕度控制在一定的范圍之內，才能盡量減少各種有害因素對檔案的破壞。為檔案庫房配備足夠的空調和除濕機以及溫濕度自動監測儀，以便將檔案庫房的溫濕度控制在國家規定的標準內，使檔案的使用壽命盡可能延長。

4.加強檔案的信息化建設

檔案信息計算機管理，僅僅停留在單機水平上是不夠的，要適時應用計算機網絡技術，建立各種類型的計算機網絡系統。使不同區域的利用者共享檔案信息及計算機軟硬件資源。檔案信息化建設是檔案事業改革與發展的內在要求。長期以來，受檔案保管和利用環境的制約，檔案管理基本處于封閉、半封閉的管理狀態，檔案事業的發展與創新只能緩慢進行，現在的手工檢索手段已經落后，可以反復利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享。檔案館與利用者之間存在著一道無形的利用屏障。

5.檔案工作者加強理論與專業技術等學習，成為復合型人才

在檔案信息資源迅速發展的今天，檔案工作者不能憑借原有的知識、經驗、資歷和眼光等傳統的模式來進行管理和工作，在學習理論知識的同時也要加強專業技術方面的學習，要能熟練掌握并運用計算機操作技術、復印技術、錄音錄像技術、光盤刻錄技術等現代化手段，掌握檔案的修復和復制技術，并能深入研究，在實踐中創新。

檔案工作者要加強自主學習的意識和動力，自覺鍛煉，自我提高，主動進取，不同地工作時期，有計劃、有重點地充實新的知識內容，不斷調整自己的知識結構，以更好地適應不斷發展的檔案工作，成為工作中需要的復合型人才。

參考文獻：

[1]李光泉.《檔案工作基礎》.山東大學出版社，2003

[2]李和平.《企業檔案工作規范》.中國檔案出版社，2010