檔案管理工作優(yōu)化方向分析

劉欣晉冀魯豫烈士陵園管理處

檔案管理工作優(yōu)化方向分析

劉欣
晉冀魯豫烈士陵園管理處

摘要：文章首先針對當(dāng)前檔案管理工作過程中存在的不足，以及信息化進(jìn)程中的突出問題展開必要的說明和分析，而后進(jìn)一步在此基礎(chǔ)之上就如何更為有效地推動檔案管理工作優(yōu)化進(jìn)行了討論，對于切實(shí)推動檔案管理工作向前發(fā)展有著一定的積極價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；優(yōu)化；發(fā)展

所謂檔案管理工作，即包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等一系列工作環(huán)節(jié)在內(nèi)的諸多檔案相關(guān)任務(wù)的總和，這一系列活動的根本價(jià)值在于從實(shí)際的工作過程中獲取到系統(tǒng)性的檔案資料，并且形成對于當(dāng)前工作以及未來工作的有效指導(dǎo)和思想影響和推動。就目前的狀況看，隨著信息化相關(guān)技術(shù)的深入發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理工作的效率已經(jīng)得到了顯著提升，但是在這個(gè)過程中，檔案管理工作同時(shí)也在面臨新時(shí)代的新挑戰(zhàn)，其突出出來的相關(guān)問題亟待重視。

一、當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀以及分析

從檔案資料本身的角度看，常規(guī)存在于組織環(huán)境中的檔案包括人事檔案以及工作檔案兩個(gè)主要部分，但是對于具有紀(jì)念職能的諸如陵園組織而言，由于承載了一定的歷史文化職能，因此包括某些非物質(zhì)文化遺產(chǎn)在內(nèi)的檔案，也是構(gòu)成其檔案體系的重要環(huán)節(jié)，不容忽視。

現(xiàn)階段我國是以部門為單位進(jìn)行檔案管理工作的，由檔案專業(yè)人員將相關(guān)檔案進(jìn)行分化、收集、保管和整理，為組織以及社會工作的開展提供檔案資料，服務(wù)于組織未來的發(fā)展。整個(gè)檔案管理工作體系經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)日趨成熟，但是在當(dāng)前信息化時(shí)代之下又呈現(xiàn)出一些與以往不同的特征。

首先盲目信息化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的突出問題之一。主要是考慮到信息化技術(shù)在當(dāng)前社會環(huán)境中發(fā)展日趨成熟，因此在檔案管理工作中的應(yīng)用也漸漸深入。但是檔案管理工作的信息化進(jìn)程是一個(gè)漫長的過程，在這個(gè)過程中，當(dāng)前的突出問題在于對信息化技術(shù)的過分追求，反而可能會使檔案管理工作人員無法端正信息化技術(shù)本身的手段性地位，從而造成對于檔案管理工作本身目標(biāo)的迷失。在這個(gè)過程中的另一個(gè)主要問題在于，對于信息化手段的過分追求還會造成檔案管理工作信息化系統(tǒng)本身的造價(jià)虛高，以及在投入使用之后的不適用等問題的發(fā)生。

其次，從信息流動的角度看，檔案資料想要實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值，無論是對于當(dāng)前組織工作的進(jìn)一步指導(dǎo)，還是對于歷史的忠實(shí)反映并且形成思想層面的傳播，都必須實(shí)現(xiàn)信息流動的閉環(huán)狀態(tài)。但是就目前的情況而言，檔案信息的流動仍然呈現(xiàn)出極強(qiáng)的開環(huán)性特征。就當(dāng)前的檔案管理工作而言，通常能夠在檔案本身材料的搜集和整理環(huán)節(jié)形成一定的體系化特征，必要的規(guī)范建立也比較能夠跟上。但是對于檔案資料的使用環(huán)節(jié)，普遍存在一定的缺失，而這種缺失直接導(dǎo)致檔案資料本身的價(jià)值無法得到有效發(fā)揮。

二、切實(shí)推動檔案管理工作優(yōu)化

考慮到檔案管理工作本身對于推動組織發(fā)展的積極價(jià)值，以及其自身細(xì)節(jié)工作的展開效果，綜合當(dāng)前存在的突出不足，必須采取對應(yīng)的措施，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的進(jìn)一步有序進(jìn)行，推動整個(gè)檔案工作體系實(shí)現(xiàn)全面優(yōu)化。具體而言，有如下幾個(gè)方面的工作，可以作為檔案管理工作的優(yōu)化著手點(diǎn)：

1.切實(shí)提升檔案管理工作團(tuán)隊(duì)質(zhì)量

工作人員的綜合素質(zhì)，是直接影響到檔案管理自身質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，因此唯有切實(shí)有效地面對工作人員的自身特征展開對應(yīng)的分析，并且提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，才算得上是有的放矢的實(shí)現(xiàn)了工作人員素質(zhì)的提升。對于這一方面的問題而言，首先應(yīng)當(dāng)注重素質(zhì)提升評價(jià)的閉環(huán)信息實(shí)現(xiàn)，即形成評價(jià)、培訓(xùn)和再評價(jià)的循環(huán)工作，這是進(jìn)一步獲取檔案工作人員素質(zhì)狀態(tài)的有效依據(jù)，也是能夠展開進(jìn)一步有效培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)。除此以外還應(yīng)當(dāng)注意對參與到檔案建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員都應(yīng)當(dāng)給予必要的培訓(xùn)，其中不僅僅包括專業(yè)的檔案工作人員，還應(yīng)當(dāng)包括檔案產(chǎn)生的各個(gè)細(xì)節(jié)部門人員。只有每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員素質(zhì)都能夠得到保證，才能產(chǎn)生和建立起切實(shí)可靠的檔案資料體系，也才能服務(wù)組織的深入發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案利用環(huán)節(jié)建設(shè)

對于當(dāng)前的檔案管理和體系建設(shè)工作而言，一個(gè)極為重要的問題在于，相關(guān)工作人員以及部門已經(jīng)充分認(rèn)識到一個(gè)完整和完善的檔案體系需要諸多部門的共同參與建設(shè)，也正因?yàn)槿绱耍壳霸诮M織環(huán)境內(nèi)部才能夠存在如此完備的檔案體系。但是綜合而言，檔案的價(jià)值還在于其能否對于組織未來的工作產(chǎn)生一定的指導(dǎo)價(jià)值，或者其自身蘊(yùn)含的歷史意義以及相關(guān)思想能否實(shí)現(xiàn)有效的散播，并且形成一定的影響力。因此針對這一方面的需求，應(yīng)當(dāng)深入加強(qiáng)檔案利用環(huán)節(jié)建設(shè)，對于檔案資料的需求群體作出切實(shí)深入的分析，以最為便捷的方式為不同的群體提供適用和方便的檔案信息訪問方式，唯有如此才能切實(shí)幫助實(shí)現(xiàn)檔案資料的自身價(jià)值。

3.拒絕盲目信息化

對于信息化相關(guān)技術(shù)以及管理體系而言，其存在對于推動檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案資料的存放和數(shù)據(jù)的有序結(jié)構(gòu)等方面發(fā)展均有毋庸置疑的積極價(jià)值。但是必須認(rèn)識到，信息化應(yīng)當(dāng)是以服務(wù)檔案自身價(jià)值實(shí)現(xiàn)為總體目標(biāo)的手段，其自身的途徑地位不能改變。在這樣的思想指導(dǎo)之下，展開對于相應(yīng)信息化技術(shù)的合理選擇，要求能夠做到對于檔案管理工作的有效支持，但是應(yīng)當(dāng)是基于檔案管理實(shí)際需求的技術(shù)選擇。這其中必須避免對于信息化相關(guān)技術(shù)的盲目追求，避免造成整個(gè)信息系統(tǒng)過高造價(jià)，以及不必要的浪費(fèi)。

三、結(jié)論

檔案管理工作對于組織發(fā)展乃至社會穩(wěn)定前進(jìn)的價(jià)值不容忽視，唯有切實(shí)發(fā)現(xiàn)其中的不足并且提出具有針對性的改進(jìn)措施，才能切實(shí)推動其進(jìn)步，也才能切實(shí)幫助實(shí)現(xiàn)組織整體的綜合發(fā)展。

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