中專學校檔案管理中電子檔案的應用探究

劉現春

【摘 要】 隨著科學技術的發展，電子檔案逐漸成為日常辦公和管理的一個重要工具。電子檔案憑借便捷、高效、存儲量大等特點迅速在檔案管理界興起，甚至被應用于各個中專院校的檔案管理中。但由于電子檔案的發展還不夠完善，所以在具體應用時還是需要謹慎。文章分別從電子檔案的特點以及電子檔案在中專學校檔案管理中的應用展開討論。

【關 鍵 詞】 中專學校；檔案管理；電子檔案；應用

從2006年起，中專院校的數量急劇增長，中專每年所招收的學生也比前一年多了200多萬，就連教職工人員每年也在以萬為基礎單位與日俱增。由此帶來的是千千萬萬的檔案更新和變動以及文檔的維護工作，這著實給檔案的管理工作帶來了巨大的挑戰。高校的檔案是一所學校的教育歷程以及全校的師生在德、能、勤、績等方面的真實記錄，對于一所高校甚至具體到個人來說，都具有極其重要的作用。

一、電子檔案的特點

（一）電子檔案管理的優勢

1. 處理數據效率高。電子檔案是以計算機技術為基礎的存儲技術，他克服了傳統的手寫的用筆規范度不統一、統計以及存儲出現的誤差等弊端，電子檔案則采用信息技術來進行資料的收集、存儲、分類、統計以及查閱等活動，使得檔案的存儲和管理更為便捷高效。

2. 文檔信息可以快速地實現交流和分享。傳統的紙質文檔要想實現信息的交流和分享則需要通過機械的搬運，且不說搬運工作量之大，在搬運的過程中還會造成檔案的損壞，使得有些檔案的信息損害甚至消失，所以傳統的文檔在信息的交流和共享上遇到了難題。但是電子文檔則很好地解決了這一問題，電子文檔是對計算機技術的應用與發展，所以電子文檔的信息可通過網絡實現交流和共享。利用信息化手段，采用辦公自動化軟件實現檔案的一體化管理，并且電子檔案還可以通過引擎查找，使得信息管理更加快速高效，用戶還可以根據自己的具體需要實現文件的分類、排序、排除過濾等等操作，使得文檔管理應用起來更加方便。

3. 電子文檔存儲基本不受條件限制。傳統的紙質文檔在保存的時候對外界的環境如空氣的濕度、溫度還有細菌等要求比較嚴格。為了延長紙質文檔的存儲壽命，經常需要檢查文檔的完整程度，做好防潮工作。再加上紙質存儲需要耗費大量紙張，所以需要很大的空間，同時對于環境也是一種破壞。而電子檔案的存儲方式多種多樣，包括光盤、U盤、硬盤等等，存儲量也很大，一般1GB的存儲空間就可以存5億字，并且存儲不受環境的影響，具有很強的穩定性。

（二）電子文檔管理的弊端

1. 存儲的安全性不穩定。電子文檔的存儲方式盡管方便，但卻容易被高速的讀寫，一旦電子存儲設備被盜，中專學校的電子檔案信息就會被有心之人利用，造成安全隱患。其次，由于電子文檔的字體、顏色可以通過復制來備份出完全一樣的文檔，使得文檔的真偽性往往不易鑒別。電子文檔利用網絡實現了交流和共享，同時也容易出現信息的泄露，一旦私人信息泄露，將會給中專的教職工和學生的日常生活帶來困擾。

2. 電子文檔信息的完整性不穩定。電子文檔的存儲設備是通過芯片的讀取實現文檔信息的存儲和查找的，但電子存儲設備極易受到人為的破壞，有時候一個簡單的操作對于電子檔案來說是巨大的破壞，這樣信息就極易遭到損害。一次失誤的操作就可能使得大范圍的信息受到毀壞。由于電子檔案的結構復雜，因而容易在各種方式的轉換中造成信息的損害。

二、電子檔案在中專學校檔案管理中的應用

由于電子檔案在實際應用中存在的風險性，我們在中專學校的檔案管理中需要采取一些措施來避免風險的發生。

（一）提高對電子檔案的存儲設備和網絡安全的管理

采用專機專用的制度進行存儲設備的管理工作，對軟硬件進行適時的更新和維修，以提高存儲設備運行空間的安全性；做好文檔的更新備份工作，就算存儲設備受到損壞，電子檔案的信息也不至于丟失。還可以通過設置防火墻、身份驗證病毒預防等工作來提高存儲設備在運行處理過程中的安全性，嚴格做好文檔的交流共享中的安全以及私密性，防止重要信息的泄露，利用現代的高科技手段提高電子文檔的管理水平。

（二）規范電子檔案存儲設備的使用過程

規避按風險除了利用高科技手段強化科技措施以外，還需要通過提高中專電子檔案管理人員的職業道德修養和專業技術，使得工作人員具有極強的責任心和集體意識，認真做好電子檔案的管理工作，同時還必須通過職業技術培訓強化專業操作能力，規范操作流程，最大限度的減小操作不當造成的電子檔案信息的損壞。除了規范操作以外，操作人員還需掌握一定的修復技術，對于可修復性的損害進行及時的修理，最大限度地保證電子檔案信息的完整性。

（三）采用多種方式進行重要信息的存儲

由于電子檔案存儲的不穩定性，使得存儲的信息極易受到損壞，為了提高電子檔案信息的穩定性，我們可以通過多種方式的備份來保證電子檔案的信息的完整性。對于中專學校的檔案信息應使用多種媒介手段來進行存儲，如若一種存儲設備受到損害或遺失，則可以通過其他媒介手段的存儲方式來進行電子檔案的管理。如果檔案信息已經更新，則需要進行新的存儲，通過及時的更新和升級存儲技術來保證電子文檔信息的完整性和安全性。同時還要嚴格控制職工的職責和權限，避免由于操作人員的失誤而造成的電子檔案信息的遺失。

三、結語

電子檔案在中專學校的檔案管理中起著極其重要的作用，但是電子檔案還是由于自身局限性的影響而在信息的存儲上存在著極大的弊端。希望越來越多的人能夠關注這一課題，為提高電子檔案的穩定性和安全性出謀劃策，推進電子檔案在中專學校檔案管理中的應用。

【參考文獻】

[1] 侯艷瓊. 淺析電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用[J]. 辦公室業務，2012（11）.

[2] 張勇. 中職生成長電子檔案袋系統的設計與應用研究[J]. 中國教育信息化，2013（15）.