醫院檔案管理的現代化路徑研究

史明明

[摘要]隨著互聯網技術的發展，計算機管理已經被應用于各行各業的各項管理之中，檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分對促進醫院發展起到不可替代的關鍵性作用，同時，檔案管理情況也側面反映了醫院的整體建設和風貌，信息環境下，醫院檔案的現代化管理已是大勢所趨。鑒于此，本文對檔案現代化管理的概念和意義做了詳細闡釋，并深入探討了醫院檔案管理的現代化路徑，以期為醫院檔案管理提供更有效的理論指導。

[關鍵詞]醫院；檔案管理；現代化；構建策略

一、醫院檔案管理的現代化概念闡釋

檔案現代化管理指的是利用計算機技術、云存儲技術、互聯網技術等現代化工具進行檔案信息管理，檔案現代化管理是以傳統檔案管理為基礎而發展起來的。

檔案現代化管理可以通過計算機錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節省了操作時間，并有效提高檢索準確率；檔案現代化管理實現了檔案的電子化存儲，檔案管理員和使用者查閱無需直接接觸檔案原件，利用互聯網和網絡存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無限延長了檔案壽命；檔案現代化管理實現了資源共享，進一步提升了檔案資料的開發和利用率。

信息化時代背景下，人們對信息的需求量和時效性要求越來越高，同時，隨著各單位工作開展，檔案的數量不斷增多，檔案庫容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經無法滿足新時期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實現檔案管理現代化和檔案工作的數字化已經是各大企事業單位的唯一選擇。

二、醫院檔案管理的現代化構建策略

（一）電子策略運用

1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統。隨著計算機技術的發展，多種多樣的檔案管理軟件被開發出來，這些軟件各有特點，在選擇時，單位要優先考慮經過國家鑒定的正規化軟件，然后再根據自身需要，在原有軟件基礎上進行二次開發，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統，檔案管理軟件系統既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統相連接，實現檔案的材料搜集、報送、接受、管理、修訂等的全程數字化管理，逐步實現檔案管理的規范化、標準化、自動化和網絡化。

2.利用計算機輔助檔案管理。檔案現代化管理要循序漸進地推進，首先在傳統檔案管理的基礎上，利用計算機工具實現檔案目錄信息的數據化，建立檔案目錄數據庫，然后再實現全文信息的數據化。單位中所有部門均要求利用計算機進行檔案材料管理，并通過一體化工作平臺匯總至檔案管理部門，檔案管理部負責管理和保存單位所有檔案資料，并為各個部分提供檔案查詢借閱服務，通過計算機輔助，檔案管理工作效率大大提升。

3.電子檔案管理。隨著社會信息化建設的不斷推進，無紙化辦公早已由概念逐漸實踐應用到各個領域中。電子檔案的誕生，也引領檔案管理工作進入了新時代。檔案的自動化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續檔案管理工作中的鏈接應用及長久保存問題。

（二）管理環境構建

1.更新觀念，實現管理理念現代化。科學理念意識對于檔案現代化管理具有現實的指導意義。面對新的技術、新的管理模式，檔案管理人員必須轉變觀念，走出封閉概念誤區，不斷學習，提升自身檔案管理專業水平和計算機技術應用水平，實現檔案管理人工操作向智能操作的轉變，建立資源優勢，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應該提升對檔案管理的認識，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識和技能。

2.加強軟、硬件建設，促進管理技術現代化。傳統人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現代化檔案管理正在各大企事業單位中深入開展，在推進現代化檔案管理時，先進的基礎設施和硬件工具是最基礎的物質條件。首先，要依據檔案室建設標準配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫房等；其次，要配置現代化檔案管理工作所必須的計算機、掃描儀、服務器、硬盤、光盤、打印機、交換機等硬件工具，這些硬件工具是實現檔案數字化和自動化管理的重要保障；第三，在存儲保護檔案時，要注意配置空調、消防器、除塵器、監控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統，并對檔案管理人員進行統一培訓，教予其掌握檔案管理的各項應用技術，提高檔案現代化管理水平。

（三）安全保障措施

1.建立科學統一的現代化檔案管理標準和規章制度。執行檔案信息的規范化、統一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環節都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現材料丟失、漏記、誤記現象。同時，檔案材料的內容、分類以及編號等項目也都要求統一標準，并設置密碼，安全存放。現代化檔案管理的方式、手段與傳統檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現代化檔案管理運行機制的全新管理制度和使用規則。

2.加強安全技術的開發和應用。現代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優勢，但同時，相對于紙質檔案，電子檔案也容易出現人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲存傳輸中的信息失控等安全問題，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數據的丟失或污染，檔案內容真實性難以確保。檔案管理部門和技術部門應重視檔案管理安全技術的開發和應用。如，防火墻技術、反病毒技術、數據備份技術等。

三、結論

目前，社會各行業的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰和機遇，如何高效管理，做好服務是新形勢下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯網信息系統，開拓多種渠道，開發多種技術，有效借鑒社會其他領域和相關信息，放開眼光，創新發展，不斷加快檔案現代化管理進程。

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