如何提高高校檔案管理的科學化水平

【摘 要】 本文通過對現行高校檔案管理體制的分析，探究傳統管理體制中存在的問題，并提出對高校檔案管理科學化的建議。

【關鍵詞】 高校檔案管理；制度規范化；人員專業化；信息化；科學化

【作者簡介】 潘海燕，烏魯木齊職業大學組織人事部檔案館員。研究方向：高校檔案管理。

【中圖分類號】 G271 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 2095-5103（2015）06-0042-02

高校檔案是高校對于教職工、學生信息和學校事務等的客觀記錄。檔案管理工作是高校進行教育活動的基石，檔案信息全方位地反映了學校運行情況和辦學水平，同時也為學校進行活動決策提供了信息依據。因而高校的檔案管理工作是管理活動中不可或缺的一個環節。在信息技術飛速發展的今天，傳統的檔案管理模式受到了很大的挑戰。檔案的本質是信息，檔案管理應該怎樣改進才能適應信息時代的發展？高校檔案管理人員應該本著服務于高校運行的目的，努力推進高校檔案信息管理的科學化。

一、傳統檔案管理模式存在的問題

1. 檔案管理制度不健全

當前我國高校的檔案管理工作大部分都只停留在收集與記錄的初級階段。各個機構對于檔案資料的完整性并不重視，收集程序也缺乏規范的保證，往往只是簡單地接收上一環節的檔案進行保存。檔案管理形式大于實質。檔案內容不健全，質量低下，則難以真正反映高校工作水平。同時，檔案管理制度多年來一直未能得到更新，各個高校的投入都有明顯不足，導致檔案管理工作整體效率低下，部分高校檔案資料收集不及時，造成資料殘缺、查詢使用困難的不利局面，檔案管理工作原本應有的功能被弱化。

2. 檔案管理斷層，缺乏系統整合

高校檔案管理系統往往存在多個管理層級和機構。同時大部分高校檔案管理工作并沒有規范的制度作為依托，具有相當的隨意性。這兩個因素如果同時作用，就會導致各個層級或機構之間沒有形成完整而規范的工作鏈條。

3. 檔案管理基礎設施投入不足，建設不到位

近年我國高校在生源上一直呈現著大規模擴招趨勢，檔案管理工作量也大幅上升。而與之對應的檔案管理工作基礎設施建設卻未能跟上步伐。檔案管理場地狹小，工具設施老舊，缺乏符合標準的防水、防火措施。而最重要的不足則是現代檔案管理所需的技術手段上的空白。現代信息技術飛速發展，而高校檔案管理工作仍以紙質檔案為主要載體，甚至是唯一載體，這顯然無法適應時代的需要。信息化手段未能得到普及，是當前高校檔案管理工作存在的主要問題之一。

4. 檔案管理人員專業性不足

高校檔案管理人員隊伍建設的專業性不足主要表現在兩個方面，一是管理人員不具備專業的檔案管理知識，二是檔案管理人員本身對檔案管理工作不夠重視。一方面，我國檔案管理長久以來缺乏規范性的發展，因而在這方面的人才培養也一直不夠到位，檔案管理行業缺少專業人才。同時高校對檔案管理工作投入不足，導致許多檔案管理工作人員專業化程度較低，甚至有大量兼職人員參與檔案管理工作，人員流動性強。這在很大程度上抑制著高校檔案管理工作的發展。另一方面，許多檔案管理人員并沒有認識到檔案管理的重要性，在工作中存在懈怠狀況，業務素質有待提高。這給檔案管理的完整性、規范性、安全性都帶來了隱患。

5. 檔案信息收錄范圍小

信息化手段不夠普及導致我國高校檔案管理工作仍然以紙質檔案為主，包括文字、圖畫等信息。電子信息能夠收錄的聲音、視頻等資料則嚴重不足。大量信息都在收錄范圍之外，檔案資料不夠完整，無法全面反映高校運行狀況。

二、高校檔案管理工作改進措施

1. 正確認識檔案管理工作，規范檔案管理制度

首先，管理人員應當認識到檔案管理在學校發展過程中的重要作用，樹立正確的管理理念，將檔案管理工作質量的提升納入學校工作計劃中。其次，要提升高校整體對于檔案管理工作的意識，積極配合檔案資料的收集，才能保證檔案資料的完整性。

創立規范的檔案管理制度，使檔案管理系統有序運行。把檔案資料收集和歸檔規范化，以明確的制度對資料信息的收集歸檔工作進行管理，是實現高校檔案管理工作規范化的重要措施。

健全檔案管理機制，在精簡機構的同時明確各層級職責，使檔案管理工作在進行過程中能夠有條不紊。責任落實到各個工作人員，權責分明才能把工作效率提高。檔案管理工作部門往往數量牽涉廣，內容繁多，如果沒有規范檔案管理工作機制，檔案管理工作就會陷入混亂，檔案管理工作水平也無法得到提升。在信息時代，高校尤其應當注重在檔案信息化方面建設上建立規范化的制度，為高校檔案工作的信息化打下堅實的基礎。

2. 加大基礎設施投入，創建規范化檔案管理工作環境

高校的檔案管理是現今高校管理工作的重要環節，校方應該認識到檔案資源對高校建設具有不可缺少的信息支持作用，從而加大對檔案管理工作的支持力度，為檔案管理工作的開展提供支持。修建適宜存放紙質檔案資料的場所，修繕防火防水設施，投入計算機等現代信息技術所需的設備。創造完善的檔案管理工作環境，才能為檔案管理工作的發展打下堅實基礎。

3. 全面推進檔案信息化管理

首先要進行信息整合，對各類檔案信息進行系統的整理合并，同時注意優化檔案結構。

其次是檔案信息的數字化。檔案信息的數字化含義即以計算機和互聯網等信息技術手段作為依托，建立起檔案信息的數字資源庫群，依靠互聯網形成大容量并且可共享的目錄、全文和多媒體三大基礎檔案數據庫群。大力開發網絡平臺，以網絡平臺為依托完善檔案資料的查詢系統和下載功能。同時，數字化管理相對于傳統檔案管理模式雖然具有容量大查詢快等優點，但同時也面臨著網絡攻擊等安全性問題，因而高校對檔案數據的保障也面臨著更嚴格的要求，不僅需要建立完整地規章制度對檔案管理工作進行引導和制約，也要提升軟件硬件質量。

最后是檔案資料的共享化。信息的價值在于應用，信息時代的關鍵則在于信息的共享。高校檔案管理是為高校教育服務的，應當以信息的共享利用為終極目標。因此，在檔案管理的信息化過程中，高校應當在保護個人隱私的基礎上，建立起規范的信息共享平臺。

4. 加強檔案管理工作人員素質建設

檔案管理工作面臨信息化、科學化的挑戰，工作人員的專業素質也顯得尤為重要。高校應當重視檔案管理人員的業務素質，建立起一支專業隊伍進行檔案管理工作。在招聘工作人員時，要注重專業背景，選拔對于檔案管理工作有系統化認知和勝任能力的人員，杜絕錄用兼職人員以保證隊伍的規范性。除了專業的檔案管理知識外，工作人員還應該具備較強的責任心、計算機運用能力等。要提高工作人員素質，僅僅在選拔上下功夫是不夠的，高校還應該注重對于工作隊伍的培訓，使工作人員素質能夠緊跟時代發展潮流、符合時代發展要求。

為了保證工作隊伍素質的持續發展，高校管理機構應當引入競爭機制，建立起一套規范的考評制度，配合全方位的培養方案，從而推動高校檔案管理工作不斷發展。通過合理的競爭機制，學校可以達到督促工作人員持續發展自身技能以適應工作需求的目的，并且及時淘汰掉無法滿足工作需求的工作人員，引進專業水平更高的人才。

5. 開發檔案信息資源功能

首先通過互聯網等手段，對社會進行高校檔案管理工作成果的宣傳。其次，規范自身建設，一方面為學校科研等教學領域提供信息支持，另一方面發揮其在社會服務方面的重要作用，逐漸推動檔案文化建設工作的發展。各個高校檔案管理機構必須制定標準化的管理方式，簡化檔案查詢和使用程序，深化檔案資料共享化程度。最后，基于個人隱私保護的考慮，高校要格外重視信息的安全保障，以規范的保護制度為依據嚴格管理信息，確保檔案管理工作安全而順利地進行。

高校檔案管理是保證高校教育工作正常進行的重要基礎之一，對于我國高等教育事業的發展具有保障性的重要意義。如何順應當今信息爆炸時代的發展要求、更好地服務于高校教育科研等工作，是當今高校檔案管理工作面臨的主要挑戰。高校檔案管理工作的信息化、科學化，是高校為了更好地發展而必須進行的改革。為了使檔案管理工作不與高等教育脫節，高校在檔案管理科學化的道路上必須加足馬力，通過加強基礎設施建設、建立規范管理機制、提升工作人員素質和引進信息化手段等方式努力促進高校檔案事業的發展，從而更好地為高校以及整個社會服務。

參考文獻：

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[2] 劉筱筠.論高校檔案管理的信息化[J].科學情報開發與經濟，2010，（9）.

責任編輯：吳雁玲