高職院校二級管理體制初期教學秘書的工作體會

羅華根

【摘 要】本文總結了自己在學校推行二級管理初期三年的教學秘書崗位的一些體會，對二級管理體制初期的定位及分工合作的認識，以及對教學秘書如何處理與學校一級管理處室的關系，協調二級學院與校一級學院在教務方面的關系提出了自己的觀點。

【關鍵詞】高職院校 二級管理 教學秘書

高職院校從大規模地高速擴張到如今的內涵建設，經過了一系列的探索和實踐，尤其是現在的高職院校學生規模都在六千至一萬人，內部管理體制改革必須有重大的進展和突破。當前，大部分高職院校參照本科院校進行了二級管理體制改革。二級管理中教學秘書如何定位，如何發揮其工作能動性和積極性，已成為二級教學管理及廣大教育工作者所必須面對的一個課題。

一、關于二級學院教學秘書崗位和職責的理解

教學秘書是二級學院的教務工作助理，其任務是協助各二級學院領導搞好教學行政及學籍管理工作，教學秘書業務上受二級學院及教務處的雙重領導。

1. 教學秘書是學校教務處與二級學院教學管理之間的橋梁和紐帶

管理學下，最重要的管理原則就是權責相應，這也是高職院校實施二級管理的基本保障和要求。現階段，我院施行二級管理三年來，有些二級管理制度難以實施，主要表現在二級部門與校一級行政處室基本職能沒有明確劃分，存在著過多的交叉和重疊。所以教學秘書必須協調好兩者之間的關系。教務處對各二級學院教學任務、考試、學籍等日常的教學管理與檢查都通過教學秘書來組織和落實；同時，二級教學單位對排課等的要求和意見，也要通過教學秘書與教務處溝通；學生對二級學院、教務處、教師本人的意見，也往往由教學秘書來傳達；此外，各二級教學單位之間也需要教學秘書來聯系。

2. 教學秘書是二級學院與教師、學生之間的橋梁和紐帶

二級學院教學秘書是教學管理的第一線，直接面對教師和學生。教學秘書從教學任務管理、考試管理、學生學籍管理等方面要做到上情下達，下情上傳，吃透二級學院的管理意圖，將其體現到具體的工作中，把二級學院的要求傳達到教師和學生，把教師和學生的要求及時反饋到二級學院負責人。

二、關于做好教學秘書工作的理解

1. 教學秘書的管理范圍小，但內容駁雜，教學秘書工作必須要有奉獻精神

教學秘書工作不能像教師一樣站在教育的最前線，關鍵在于使教學工作順利運轉。所以教學秘書工作必須要不誤事、不出事、不亂事，只有把瑣碎的事情處理好，才能提升自己處理大事的能力和水平；教學秘書既為教師服務，也要為學生服務，對學生的服務質量更能體現教學秘書的人格素養，對于學生的咨詢，要真正做到態度和藹、耐心沉著、舉止得體、語言文明、表述準確，富有感染力和親和力；教學秘書還是辦公室服務團隊中的一員，應當具有團隊意識，關心同事，與同事一起創造一個愉快的工作氛圍，時常保持平常心，高調做事，低調做人。

2. 教學秘書的管理層次低，工作必須具有藝術性

一名優秀的教學秘書不僅要明確自己所處的位置，而且還要懂得合適的工作方式和方法。在處理和領導的關系時，要做到尊重不吹捧，服從而不盲從，主動而不越位，溝通而不封堵。在現實的工作中，各部門的領導對待問題的觀點及解決問題的方式都存在著差異，教學秘書要在本職范圍內做好部門內部的工作，還要盡力協調縮小各部門之間的差異，取得上下一致，共同為部門事業服務。

三、關于現階段學院教學秘書管理存在的問題

現階段各高職院校在施行二級管理體系初期，不管在教學管理還是教學秘書管理上都存在著不盡如人意的地方。

1. 對二級教學管理不夠重視

由于原先校級管理機構龐大，基層管理力量薄弱，導致在改革初期，管理職責不明，任務落實不到位；還有在認識上，二級教學管理僅僅只是在排課、調課、學生成績、考試安排等方面做一些上傳下達的工作，導致了對二級教學管理的不重視。

2. 管理模式落后

現階段高職院校二級管理負責人都是教學和科研中堅，缺乏教學管理方面的理論知識，而且教學、科研和管理任務重，缺乏培訓的時間和學習主動性，對教學管理往往按照文件辦，被動接受。

3. 缺乏激勵制度

二級教學單位教學秘書管理內容多、范圍廣、工作雜，工作成績不易量化，可操作性差，所以在考核獎勵時沒有什么依據，使得獎勵很難落實，調動不了教學秘書的工作積極性和主觀能動性。

四、關于加強教學秘書隊伍建設的建議

教學秘書工作的工作性質使其作用的發揮很大程度上依賴主管領導的重視。

1. 明確崗位職責，提高教學管理中的地位和作用

教學秘書工作是一個多層次、多序列、多因素的動態過程，沒有明確的崗位職責和相應的地位，很難使其在工作上有卓越的表現。

2. 完善激勵機制

人無完人，教學秘書工作多而雜，沒有相應的激勵機制，很容易產生消極的思想。

3. 加強培訓，提高綜合素質

教學秘書很多都是半路出家，很少有專業的人員，所以就需要后期加強培訓、交流思想、探討問題，提高業務水平，增強業務能力。

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