社會福利檔案的收集工作探究

李剛

摘 要：在社會福利的管理工作中，檔案管理工作是其基礎也是重要環節。收集工作是社會福利檔案管理的起始環節，與其他各個環節的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。

關鍵詞：社會福利；檔案；收集

1 引言

社會福利，即針對特殊人群專門設定的社會救濟。而社會福利檔案管理是對社會福利院專門進行審核、審批等管理的服務性工作，用于對文字、圖表、聲像、電子數據等進行保存和記錄。檔案管理工作是社會福利院的重要環節，也是最基礎的工作。一旦檔案管理中出現問題，直接涉及到職工、院民的自身利益，因此，檔案管理工作關系到特殊群體的切身利益，其地位不容忽視。

社會福利一般包括現金援助和直接服務。現金援助通過社會保險、社會救助和收入補貼等形式實現；直接服務通過興辦各類社會福利機構和設施實現。主要內容有：醫療衛生服務、文化教育服務、勞動就業服務、住宅服務、孤老殘幼服務、殘疾康復服務、犯罪矯治及感化服務（見矯治社會工作）、（見感化教育）、心理衛生服務、公共福利服務等。服務對象包括老年人、殘疾人、婦女、兒童、青少年、軍人及其家屬、貧困者，以及其他需要幫助的社會成員和家庭等。服務的形式有人力、物力、財力的幫助，包括國家、集體、個人興辦的社會福利事業的收養、社區服務、家庭服務、個案服務、群體服務等。

2 社會福利檔案收集工作的內容和重要性

收集工作是社會福利檔案管理的起始環節，與其他各個環節的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。

2.1 社會福利檔案收集工作的內容

檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館的工作。從廣義上講，檔案收集工作的內容主要包括三方面：一是對本機關需要歸檔檔案的接收工作。機關各部門辦理完畢的文是檔案室檔案的主要來源，建立健全機關內文件材料的歸檔工作制度是機關檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑；二是對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。接收現行機關和撤銷機關的檔案，特別是接收現行機關的檔案，是各級國家綜合檔案館收集工作的經常性任務；三是對歷史檔案的接收和征集工作。歷史檔案是指中華人民共和國成立前，各機關、團體、企業、事業單位以及著名人物在社會活動中形成的檔案，包括革命歷史檔案、民國檔案和歷代王朝的檔案。接收、征集歷史檔案是檔案館豐富館藏的重要手段。

2.2 社會福利檔案收集工作的重要性

檔案的收集工作是檔案業務工作的基礎，社會福利檔案收集工作的重要性，概括起來有以下兩點：

（1）社會福利檔案收集工作是社會福利檔案管理工作的前提和基礎

社會福利檔案的收集工作是社會福利檔案管理工作的起點。一般情況下，檔案部門管理的檔案不是由檔案部門自身產生和形成的，而是通過開展收集工作，檔案部門將各個部門形成的具有保存價值的文件接收過來，并經過長期積累形成的。因此，從全部檔案業務工作的程序來看，收集工作是第一個環節，它為社會福利檔案工作提供了實際管理對象。有了檔案，檔案室才能開展整理、編目、鑒定、保管、統計和提供利用等各項工作。收集工作做不好，就沒有齊全完整的檔案，也不會有健全的檔案工作。

（2）社會福利檔案收集工作的質量決定了社會福利檔案管理工作的質量

收集工作的質量直接決定了檔案工作的質量。通常，人們在衡量一個單位檔案管理水平的高低時，首先要查看檔案室收集的檔案文件材料是否齊全完整。如果收集及時，檔案材料完整系統、鑒選得當，就能為檔案管理的各個環節奠定良好的基礎，從而能夠集中力量對檔案進行深入研究，并廣泛開展檔案的利用工作。相反，如果檔案收集得少，或者只收集了一些殘損零亂和使用價值不大的檔案材料，不僅會給整理、編目、鑒定、保管、統計等各環節工作在很大程度上造成無效勞動，而且也不能為社會各項工作提供有效服務。

3 社會福利檔案收集工作的要求

3.1 歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求

保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿社會福利檔案收集工作的始終的基本要求。就一個機關而言，檔案的齊全完整是指歸檔文件材料能夠全面、真實地反映本單位的面貌。具體說，歸檔文件材料在種類、份數以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整。對于社會福利文件材料，特別是公文，每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一份文件等要完整成套。

3.2 歸檔的文件材料應當精煉準確，并反映立檔單位的主要職能

各個單位在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現“有文必檔”的現象，社會福利部門與檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規定，結合本單位實際審慎地進行鑒定，準確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。

3.3 檔案部門要加強收集工作的調查和指導

檔案收集工作實際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調查，掌握應歸檔文件的分散、流動、管理和使用等方面的信息。特別是對業務部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎上，深入、細致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件材料情況，準確劃定收集的范圍和收集重點，確保歸檔文件齊全完整。

4 社會福利檔案的綜合管理的意義

檔案是當時當事直接使用的文件資料轉化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當時活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果，以及管理活動的經驗，它可以成為使人信服的歷史證據，它是任何單位連續工作必須查考的憑據。社會福利和社會事務工作需接待大量咨詢人員，此管理方法能迅速地查找到咨詢人所需的資料；為同類單位提供資料借鑒也是提高服務質量的表現。如，我市各地都在興建福利院，福利院的項目申報是大同小異，我們為后申報的單位提供借鑒先申報單位的資料。

5 結語

隨著我國社會福利事業的不斷發展，社會福利檔案管理工作也在不斷提升中。社會福利檔案管理應以科學發展觀的形式，不斷提升管理模式，進行統一規范的管理，拓展管理領域，為我國的社會福利事業發展做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]李沂濱；淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則[J]；辦公室業務；2012年17期.