建筑施工企業電子檔案的收集和保存

王殿英

摘 要：近年來隨著城市化進程的不斷加快，建筑行業也得到了快速的發展，建筑工程項目也在逐年增加。建筑企業電子檔案的收集與保存對于一個企業的未來發展、提高自身的市場競爭力、管理能力的提升以及經濟效益的增長發揮著重要的作用。因此企業的檔案管理對于一個有著至關重要的作用，企業應該利用網絡、通信技術、以及計算機技術等先進科技進行檔案資料的收集與保存。本文主要針對建筑施工企業電子檔案的收集與保存進行淺要介紹，并且對于其中的一些問題給出有效的建議。

關鍵詞：建筑施工企業；電子檔案；收集；保存

隨著經濟發展的不斷加快，建筑行業也得到了較快發展，傳統的手工管理方式已經脫離了企業對檔案收集與保存的發展要求，應該將信息化的電子檔案管理方式應用于建筑施工企業中。所謂電子檔案就是利用網絡技術、通信技術、計算機技術應用于檔案的信息采集與管理保存中。電子檔案可以使信息更加具有條理性、系統性，大幅度的提高管理水平，建筑施工企業的檔案是工程投資生產后運行、維修、管理的重要依據。因此，如何做好工程檔案的的前期收集與后期保存工作是很多相關人員的研究方向。

1 企業檔案的收集與保存現現狀

1.1 建筑施工企業電子檔案管理形式單一

隨著計算機的普及，一些建筑企業會使用計算機軟件對檔案的信息進行管理，但是目前市場上使用最多的主要是以文書檔案管理為主的軟件，軟件的管理能力過于單一化，對于一些工程檔案信息如果使用此類軟件，不但會在收集與保存時出現問題，還大大的降低了軟件的管理效率。但是建筑施工企業的檔案主要是以工程檔案信息為主，因此文書檔案管理類軟件無法做到全面管理。

1.2 建筑施工企業檔案歸檔時間不及時

由于施工檔案中所包含的信息量巨大，因此在資料的整理方面較難，其次在工程的收尾階段一些參與建筑的技術人員會被調到其他工程中去，離開現有的崗位，外加一些項目部缺乏專業的檔案管理人員，資料多以分散的形式分布在各個負責人的手中，這樣就導致在工程結尾階段一些需要負責人或者監督人員簽字的文件難以具體得到落實，既拖延了工程的順利完成，有影響了資料的整理。時間一久就會造成檔案由于管理不當而遺失或者損壞的情況發生。此外，有些檔案在分發的過程中數量不足，在一些需要簽字的文件中多以復印件代替，更有嚴重的情況當負責人不在現場時，會有其他人代簽的現象發生，對于一些重要的需要上級審核的文件，使用復印件或者隨意代簽是不允許的，所以會影響法律效力，以及檔案的歸檔時期。

1.3 施工人員對檔案的重視度薄弱

通常當工程竣工之后通過了業主的審核，并且短期內沒有出現質量問題時，施工企業就會認為這項工程已經結束，將檔案束之高閣，不在過問。另外對于施工企業來說對于檔案的應用只是在竣工時期的一些文書簽字方面，對于絕大多數的檔案錄用率還是很低的，因此檔案管理人員往往會忽視檔案的重要性。有時即使是收集也并不是很完全，至于后期的保存，有時因為某些情況導致檔案丟失而無法歸檔也沒有收到重視。有些企業甚至認為檔案管理部門是多余的，鑒于工程檔案的專業性強或庫房容積以及其他因素對于工程檔案沒有建檔。除此之外，作為施工企業的工程檔案應包括施工前準備階段的文件資料，施工過程形成的有關文件資料以及項目竣工驗收階段的文件資料，由于資料量很大，檔案管理部門有時不加審核只是一味的接收，會發生一些沒有實用價值的資料也進入了檔案，影響了檔案的收集與保存質量。

2 針對建筑施工企業檔案收集與保存的問題解決措施

2.1 統一建筑施工企業電子檔案的文件格式

想要對檔案進行系統的信息化管理，統一電子檔案的文件格式是有效的途徑。由于在建筑施工的不同過程會應用不同的軟件，所以想要將文件統一格式，首先就是將其改變成為任何軟件都兼容的電子文件格式；在對檔案資料進行整理保存時，要仔細認真保證檔案信息的有效性、真實性、以及原始性；對于檔案的類別要有明確的分類整理，且要簡單易檢索；還要考慮到電子檔案的建立成本，做到經濟適用，對于一些生僻或者特殊的信息要有相應附注，給使用人員帶來方便；檔案還要對于多種掃描文件都進行接收，對于各種電子文件獲取方式都有效；積極開發適用于自身企業的電子檔案，進行產權保護。

2.2 完善檔案的管理流程

針對檔案歸檔不及時的情況，應該對檔案的管理工作進行嚴格把關。首先應該從企業的高層著手，將先進的電子檔案管理模式加入企業發展的戰略中去。首先應該對建筑企業的檔案管理現狀進行分析，并且與企業的建設目標、未來發展方向相結合，不斷的對信息化檔案的建設進行完善，在不斷的經驗積累中健全自身的電子檔案系統，既對長期的檔案信息化工作有所規劃，又要有短期的發展目標。總之，企業檔案的管理是一個企業的基礎，對于企業的發展有著重要作用，企業本身應該認識到完善檔案的前期收集與后期保存工作的重要性。

2.3 提高檔案管理人員的專業素質

由于企業項目的工程多是分散的形式，每個階層的管理人員流動性較大，檔案員工往往缺乏實際的管理經驗。因此企業對檔案員工進行選擇時首先要考慮到工作的相對穩定性與責任心的強弱，對于一些有經驗者應該優先錄用。此外，企業應該對檔案管理責任進行細化，將任務進行具體分配，對于忽視工作，或者出現問題的員工應該進行相應經濟上的處罰，以激勵員工積極工作。此外為了與國際接軌，企業內部要定期選拔一些檔案員工進行專業素質的培訓，或者赴外學習，增強員工自身的專業素質，在對檔案價值的分析上的能力有所增長。這樣可以避免在檔案的收集時將沒有價值的資料收入在內，在檔案歸檔時也可以審查檔案的原始性與價值性。另一方面，檔案員還可以指導項目管理人員如何提高檔案質量，為后期工作帶來方便。

4 結語

綜上所述，電子檔案的收集與保存工作是工程項目的基礎，也是對一個企業管理水平的重要評價因素，更屬于企業的無形資產。檔案的收集與保存工作做的好與壞直接關系到檔案價值的高低，只有規范、標準的檔案管理模式才能使檔案的價值發揮到最大。此外針對現實中出現的一些檔案問題，企業應該及時進行解決，必要時應該多參考一些大型企業的電子檔案管理經驗，不斷增強自身的實力，使自己能夠在競爭激烈的市場中不斷發展。

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