新形勢下如何提高檔案管理人員素質

曹麗虹

摘 要：隨著時代的變化，各行各業(yè)的發(fā)展都呈現(xiàn)良好的態(tài)勢，黨的十八黨順利召開，預示著我國將全面提升公民幸福指數(shù)，更好的完善社會主義市場經(jīng)濟制度，基于此種社會背景，關于檔案管理方面就必須大力提升該行業(yè)人員的素質，只有這樣才能更好的促進檔案管理質量和服務職能的提升，為人民服務。本文主要通過對相關文獻資料的整理，并對部分從業(yè)人員進行問卷查訪，首先對新形勢檔案管理的重要性等問題進行剖析，然后找出其中還有待進一步完善的問題，最后提出相關建議，目的就是為了促進檔案管理服務質量的提升。

關鍵詞：新形勢；檔案管理人員；素質

1 相關問題的概述

1.1 檔案管理

所謂檔案管理也被稱為檔案工作，即專門從事對相關檔案實體和檔案信息進行管理并進行科學的劃分，并以此來提供特定的服務性質工作，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作的項目內容主要有以下幾個重要板塊：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，對象是檔案，服務對象則是需要檔案的利用者，所以要解決的基本矛盾是檔案的分散、凌亂、雜質、量大、孤本等，隨著時代的發(fā)展，社會對檔案需求的滿足程度也不斷提升，從我國檔案的管理歷史來看，該系統(tǒng)是由非獨立到獨立、簡單到復雜的演變過程，所以隨著檔案量的逐步增加，科目日漸復雜，必須要朝著更加科學化的管理系統(tǒng)發(fā)展，只有如此才能適應社會發(fā)展的需求。

1.2 人員素質提升的必要性

檔案管理人員是處理檔案分類的主要參與者，其素質的高低就直接決定了服務質量的好壞，有鑒于此就十分有必要的提升檔案管理人員的個人素養(yǎng)，完善檔案管理工作的更好發(fā)展。隨著3G時代的到來，檔案管理工作也逐漸發(fā)展至從傳統(tǒng)的手工到電腦等信息化的處理手段，在這種新的時代背景之下，檔案管理工作相對從前變得簡單，但也十分需要對待工作更加細致的人來從事這份工作，另外也要求管理人員的個人素養(yǎng)不僅包括從前專業(yè)素養(yǎng)、服務態(tài)度的提升，更多的則是對相關知識的掌握和學習，例如要熟練的掌握各種文檔的編輯工作，軟件的合理運用等。

1.3 檔案管理人員素質現(xiàn)狀

為了進一步體現(xiàn)論證的真實客觀性，筆者通過對相關檔案管理人員、個大高校學習的專業(yè)人才、檔案事務所的領導人士進行了問卷查訪的工作，從相關檔案管理人員的調研結果發(fā)現(xiàn)，從事該工作的職員，部分能十分嫻熟的處理好檔案分類等各項工作，但也存在不少從業(yè)人員不具備專業(yè)素養(yǎng)，例如有些非專業(yè)人士也參與其中，這就在很大程度上限制檔案管理的工作科學、合理化發(fā)展，阻礙檔案管理工作服務質量的進一步提升。高校學生則大都對專業(yè)知識的學習把握還不夠到位，普遍認為學習理論知識對自己的發(fā)展并無太大的用處，只要能完美勝任工作即可。另外檔案管理的相關領導也存在相應的問題，使得檔案管理人員之間存在的差距十分巨大，服務質量得不到明顯的提升。

2 檔案管理中存在的相關問題

2.1 檔案管理人員方面

（一）服務意識不足

正如前文所述，檔案管理的服務對象是檔案利用者，服務質量的高低則主要是由他們的反饋，檔案管理人員如果無法與其建立良好的關系，則在一定程度上決定了服務質量得不到明顯拔高的現(xiàn)狀。通過對檔案管理人員的查訪，筆者也得出由于部分檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，所以在服務質量方面還有待進一步的完善，或者簡而言之有部分人員基本上并沒有明確的服務意識，單方面的認為自己工作的主要對象是將各種類的文檔進行科學的分類而已，所以造成了該行業(yè)服務意識不夠的現(xiàn)狀。

（二）業(yè)務能力有限

就檔案管理人員來看，其業(yè)務主要是對文檔的處理效率，如果沒有進行系統(tǒng)的學習，就很難對數(shù)目繁雜的檔案進行科學分類，由此而來帶來的直接后果則是檔案的利用者無法迅速準確的找出自己需要的檔案。針對業(yè)務能力方面，由于部分檔案管理人員非專業(yè)型人才，所以業(yè)務能力就十分有限，此外他們并不太重視自身的學習和完善自我的機會，以上種種都是造成我國檔案管理人員業(yè)務能力無法緊隨時代發(fā)展的重要原因，必須在今后的發(fā)展過程中加以遏制。

（三）沒有養(yǎng)成良好的習慣

以汽車4S店為藍本，它的業(yè)務范圍也包括零配件的管理，其中就有專門的人員對各種品牌的零件，各種規(guī)格的配件進行科學、合理的分類，此外對修理人員更是用：“6S”來嚴格規(guī)范，即是強調良好習慣的養(yǎng)成，這有利于塑造企業(yè)的精神風貌，也為下一次的分類管理提供方便。

2.2 檔案管理領導方面

（一）缺乏良好氛圍

我國堅持改革開放的政策以來，雖然在帶來巨大的經(jīng)濟收益，但也使部分行業(yè)都出現(xiàn)不良的風氣，個人認為處理好這種良好風氣，首要之處便是要在全行業(yè)內營造其良好的氛圍，檔案管理的工作亦是如此。隨著現(xiàn)在各種高官一一落馬，領導不作為的現(xiàn)象可以說逐漸浮出水面，這就要求檔案管理的相關領導務必要有所作為，樹立起良好的氛圍。

（二）并不重視職員學習機會

職員不能用嚴格的要求來規(guī)范自身發(fā)展，然而領導卻不能這樣，領導作為管理人事的主要部分，如果不能做到重視職員的學習機會，將在企業(yè)內營造出一種消極的氛圍，另外基于分配公平制度，也必須要重視職員的學習機會，只有這樣才能更好的促進職員的專業(yè)能力培養(yǎng)和服務質量的更好完善。

3 檔案管理工作的相關建議

3.1 領導高度重視

關于檔案的管理事務，不能視為可有可無的簡單工作，檔案是一個人和歷史重要的參考文獻，如果不能得到重視，將在很大程度上使這些方面得到缺失。另外，關于行業(yè)內眾多弊病的及時處理也需要依賴于領導的重視程度，有鑒于此加強對檔案管理工作的重視十分必要。

3.2 加強業(yè)務培訓

正如上述文中的描述，我國在檔案管理工作中，存在較大的問題，其中專業(yè)素養(yǎng)的能力更是呈現(xiàn)一種參差不齊的現(xiàn)狀，所以有鑒于此也必須要從各方面來加強對專業(yè)知識的學習和掌握，促進服務質量的更好完善。個人認為這不僅需要領導的重視，還依賴于職員的習慣養(yǎng)成，所以職員要加強對自我的管理和規(guī)范，養(yǎng)成良好的學習習慣，例如計算機技術的興起，使網(wǎng)絡成為處理檔案的有效手段，一些傳統(tǒng)的方式逐漸不合時宜，就有必要學習新型的業(yè)務處理方式，將學習到的理論知識更好的與實際工作相互結合，提高自身的綜合競爭力。

3.3 強化服務意識

檔案管理人員通過自身的工作，將各式各樣的文檔進行科學性、合理化的分類處理，就是要為檔案的利用者提供方便，供其參閱，所以是一種服務型產(chǎn)業(yè)。而相關的檔案管理人員在服務態(tài)度上存在差別和明顯不足，就打有必要對此進行大刀闊斧的革新，而首要之處便是要強化檔案管理人員的服務意識。強化服務意識，就是要求檔案工作者注意自身工作的重要性，學習和了解并會主動關心國家大局，善于根據(jù)黨委、政府的中心工作積極開展檔案管理的工作，培養(yǎng)自身的責任感和意識，只有具備高度的責任感才能更好的融入到日常工作中。

3.4 營造競爭氛圍

部分檔案管理工作單位，主要是行政事業(yè)部門，所以相互之間并沒有直接的利益關系，同時管理人員之間缺乏一種競爭關系，就從根本上限制了檔案管理人員素質的提高，所以必須要對癥下藥，在其間營造一種正當、科學的競爭關系，促進檔案管理人員質量的提高，促進該行業(yè)的發(fā)展。

4 總結

總之，檔案的管理工作，在時代不斷發(fā)展的今天，其作用變得更加重要，是有效衡量人或事的重要依據(jù)，提高檔案管理人員的素質，可以為檔案利用者提供更加優(yōu)質的服務品質，促進社會的發(fā)展和進步。

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