淺談衛生院檔案管理存在的問題及對策

都芳

摘 要：隨著社會科學的進一步發展，對衛生院檔案管理提出了更高的要求。本文針對現階段衛生院檔案管理存在的問題進行分析研究，認為現階段存在的主要問題有：缺乏專業檔案管理人才，缺乏先進檔案管理專業設備，缺乏科學合理的管理方法。并認為，衛生院檔案管理需要各部門全力配合，通過加強檔案管理人才的培養以及引入先進科學設施、方法等措施才能推動衛生院檔案管理步入現代化進程。

關鍵詞：衛生院；檔案；問題；對策

1 序言

衛生院檔案是衛生院管理及各項醫療衛生活動形成的歷史資料，為衛生院管理提供大量的參考信息，對提高衛生院領導決策的準確化和科學化醫技衛生院的全面現代化建設極為重要。伴隨今年衛生院改革的不斷深入發展，衛生院服務模式的不斷改變，衛生院檔案管理存在的問題顯現出來，如何實現衛生院檔案信息的科學規范化管理，提高衛生院檔案管理的工作效率，日益受到更多人的關注。

2 衛生院檔案管理存在的問題

2.1 衛生院管理機制不健全

隨著社會的進步發展，使得檔案管理工作形式多樣化，檔案范疇也逐漸擴大，但很多衛生院管理模式仍不健全，制約了衛生院檔案管理現代化進程。衛生院大量檔案管理材料分散管理，缺乏相關規章制度制約，沒有嚴格的考核，管理體制不夠健全，或有相關管理體制，但是缺乏監管制約機制，執行不力；同時缺乏相關檔案管理技術，網絡技術的發展已覆蓋各行各業，當檔案管理技術沒有跟上時代發展。

2.2 專業檔案管理人才缺乏

檔案管理專業研究人才的缺乏是制約衛生院檔案管理發展的重要因素之一，衛生院檔案管理也需要配備高素質檔案管理人才，但基層衛生院檔案管理從業者現狀不容樂觀，檔案管理往往由其他專業人員負責。這在很大程度上限制了衛生院檔案管理的現代化進程及進一步發展，缺乏相關專業知識經常造成衛生院檔案管理混亂，分類不清，標識不明，查找困難，對衛生院的各項工作都造成影響。

2.3 檔案管理硬件設施缺乏

隨著醫療保障制度的完善及現代醫療條件的提高，衛生院就醫量大大增加，衛生院各類檔案信息的采集量也隨之增加，然而現代衛生院單位對衛生院檔案管理設備方面的投入并沒有相應增加，許多設備老舊、管理庫房不足等嚴重制約衛生院檔案管理的發展。尤其隨著現代信息化水平的提高，計算機技術在檔案管理應用的普及，檔案信息化要求進一步提高，衛生院陳舊的計算機設備使得衛生院檔案管理仍采取手工收集、資料抽取等水平，降低了工作效率，與衛生院整體信息化水平不相匹配。同時因存放時間過長、設施條件落后、衛生院檔案存放庫房破舊等因素，檔案破損丟失等情況也會發生，并不滿足檔案局對檔案管理存放的要求。

3 衛生院檔案管理的建議

3.1 加強檔案管理意識，健全檔案管理制度

首先要爭取領導的重視，增強領導的檔案意識，使其在多方面給予支持，爭取創造便利的條件，爭取將檔案管理納入衛生院管理的重要議程中，加強檔案管理隊伍建設，與衛生院業務建設同抓同管，同步發展。促使衛生院認識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作要有責任感，開拓思想，更新觀念。衛生院要根據《檔案法》、《衛生院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案管理需求，制定本單位檔案管理制度，進一步完善檔案管理制度，同時加強檔案管理監管責任制，完善考評制度，確保檔案管理每個環節有章可循，有法可依，落到實處。

3.2 全面提升檔案管理人員素質

檔案管理工作的成敗與效果離不開管理人員的實踐與操作，建立一支現代化檔案管理隊伍是實現衛生院現代化檔案管理的重中之重。將檔案人員培養納入衛生院人才培養計劃，全面提升檔案管理人員素質。加強對檔案管理人員的檔案知識培訓，定期參與檔案局等專業檔案管理單位組織的培訓班，通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。同時針對衛生院檔案管理的特殊性，要組織檔案管理人員深入臨床一線調查學習，不斷更新衛生院檔案信息的新需求，探索總結適宜衛生院檔案管理工作，進一步推進衛生院檔案管理的發展。

3.3 加大投入，加強硬件設施建設

隨著檔案管理信息化的發展，計算機應用對檔案管理的影響不可忽視，通過引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的重要手段。首先要提高檔案存放設備和技術現代化的配備，如庫房、檔案柜、檔案盒、空調等硬件設施的配備。另一方面，隨著社會信息化程度的提高，計算機在檔案管理的應用進一步加深，衛生院要注重引入計算機管理，通過計算機存儲檔案信息，檢索快捷、方便、高效，減少人力資源的浪費。

3.4 充分利用信息技術，實現檔案創新服務

一是建立檔案信息網頁，開展網上便捷服務，基層衛生院檔案工作者將充分利用本衛生院網站制作自己的網頁，使檔案管理服務系統聯上本衛生院網站，實現檔案信息的網上檢索，網站上實現檔案電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，為醫務人員及群眾提供更好的信息服務。二是加快建立檔案數據管理中心。基層衛生院可考慮和當地檔案館合作建立檔案數據管理中心，檔案數據管理中心可用于集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢，方便信息的便捷服務；另外，檔案管理者還可以利用大數據技術和數據挖掘技術，便于上級部門和領導及時了解醫療衛生工作信息大趨勢。三是實現電子文件的自動上傳收集，目前檔案管理者在檔案信息化建設上，大都喜歡“單兵作戰”，將檔案數據信息都集中放在一臺電腦上，不利于信息共享，也不利于信息安全。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，檔案信息數據收集、保存、轉存十分方便，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，嘗試完善檔案數據信息“一鍵保存”功能，從而實現檔案數據在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。四是積極開展在線服務。基層衛生院檔案管理者可以在衛生院網站上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓基層群眾在衛生院網站上進行快速檔案信息查詢，同時聽取基層群眾對衛生院醫療和管理的意見建議，不斷提升基層群眾對基層醫療的滿意度。

4 結語

綜上所述，檔案工作的最終目的是將檔案的作用最大化，衛生院檔案管理工作要圍繞衛生院管理需求各方面，不斷探索發展，尋求最有效最科學的檔案管理方法，進一步提高檔案的利用率，充分發揮檔案管理對衛生院決策的參考作用，通過人才培用、設備的引進等方式，加強衛生院檔案管理的現代化水平。

參考文獻

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